Процедура увольнения сотрудника не всегда проходит гладко. Иногда работник отсутствует на рабочем месте в свой последний рабочий день‚ забывает забрать документы или намеренно уклоняется от их получения. В такой момент именно работодатель несет ответственность за сохранность трудовой книжки. Чтобы обезопасить себя от штрафов и судебных исков‚ руководство обязано направить письмо работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее пересылку.
Зачем отправлять уведомление?
Согласно статье 84.1 ТК РФ‚ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. Если сотрудник ее не забрал‚ документ задерживается в организации. Пока трудовая книжка находится у работодателя‚ именно он несет ответственность за невозможность трудоустройства бывшего сотрудника.
Отправка уведомления снимает с работодателя эту ответственность. С момента направления письма организация освобождается от обязанности выплачивать компенсацию за задержку выдачи документа. Кроме того‚ если уволенный не придет за документом‚ работодатель не будет оштрафован за нарушение трудового законодательства.
Сроки направления письма
Очень важно соблюсти сроки. Направить уведомление необходимо в день увольнения (или на следующий рабочий день‚ если сотрудник отсутствовал). Промедление может быть расценено проверяющими органами как нарушение процедуры увольнения.
Как правильно составить уведомление?
Закон не устанавливает строгой унифицированной формы для этого документа. Письмо составляется в свободной форме‚ как правило‚ на официальном бланке организации для писем. Однако‚ чтобы документ имел юридическую силу‚ в нем обязательно должны быть отражены следующие сведения:
- Реквизиты организации: полное наименование‚ ИНН‚ ОГРН‚ юридический адрес.
- Данные работника: ФИО уволенного сотрудника и его адрес места жительства (или пребывания).
- Дата составления уведомления.
- Суть обращения: четкое указание на то‚ что трудовой договор расторгнут‚ и работнику необходимо забрать трудовую книжку.
- Адрес явки: точный адрес и кабинет‚ куда сотруднику следует прийти за документом.
- Режим работы: дни и часы‚ когда кадровая служба или бухгалтерия могут выдать документ.
- Альтернативный вариант: предложение дать письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте.
- Подпись уполномоченного лица: уведомление подписывает руководитель организации‚ начальник отдела кадров или иное лицо‚ уполномоченное приказом.
Способ отправки
Недостаточно просто передать письмо курьером или отправить по электронной почте. Статья 84.1 ТК РФ прямо указывает‚ что уведомление должно быть направлено заказным письмом с описью вложения. Это необходимо для того‚ чтобы у работодателя остались неоспоримые доказательства отправки конкретного документа конкретному адресату.
Образец письма работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой
Ниже представлен примерный образец уведомления‚ актуальный на 2026 год‚ который вы можете адаптировать под свою организацию.
Бланк организации
Кому: Иванову Ивану Ивановичу
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10‚ кв. 50
УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте
Уважаемый Иван Иванович!
Настоящим уведомляем Вас о том‚ что в связи с прекращением трудового договора от № 45 на основании пункта 3 части 1 статьи 77 ТК РФ (расторжение трудового договора по инициативе работника)‚ Ваша трудовая книжка осталась в ООО «Ромашка».
В соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации‚ в случае отсутствия работника в день увольнения либо его отказа от получения трудовой книжки на руки‚ работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
На основании вышеизложенного‚ просим Вас:
- Явиться за получением трудовой книжки по адресу: г. Москва‚ ул. Деловая‚ д. 5‚ каб. 112 (Отдел кадров). График работы: понедельник – пятница с 09:00 до 18:00 (перерыв с 13:00 до 14:00).
- Или направить в наш адрес письменное согласие на пересылку трудовой книжки по почте. Согласие можно отправить заказным письмом по адресу: 654321‚ г. Москва‚ ул. Деловая‚ д. 5‚ ООО «Ромашка»‚ Отдел кадров.
Со дня направления данного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. По письменному обращению работника‚ не получившего трудовой книжки в день увольнения‚ работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
Генеральный директор
ООО «Ромашка» _________________ /Петров П.П./
Что делать‚ если работник прислал согласие на пересылку?
Если после получения уведомления бывший сотрудник направил письменное согласие‚ трудовую книжку необходимо выслать по указанному им адресу. Отправка также осуществляется заказным письмом с описью вложения. Копия согласия и почтовая квитанция с описью подшиваются в личное дело работника.
Что делать‚ если работник вообще не отреагировал?
Если уведомление вручено (или вернулось с отметкой о истечении срока хранения на почте)‚ а сотрудник так и не явился и не прислал согласие на пересылку‚ трудовая книжка остается в организации. Работодатель должен:
- Подшить невостребованную трудовую книжку в специальную картотеку невостребованных документов.
- Хранить документ в течение 50 лет (согласно актуальным правилам архивного хранения).
- Иметь в наличии документы‚ подтверждающие факт отправки уведомления (почтовая квитанция‚ опись вложения‚ возвращенное уведомление о вручении или конверт с отметкой почты).
Своевременное оформление и отправка письма работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой — это не просто формальность‚ а критически важный шаг для защиты интересов компании. Соблюдение требований статьи 84.1 ТК РФ‚ использование заказных писем с описью вложения и правильное хранение невостребованных документов позволят работодателю избежать административных штрафов и судебных разбирательств.