Уведомление работнику о необходимости забрать (или согласиться на отправку) его трудовую книжку – один из обязательных этапов при прекращении трудового договора․ Правильное оформление и своевременная отправка этого документа помогают избежать споров, штрафов и задержек выплаты компенсаций․
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 84․1), работодатель обязан в течение установленного срока уведомить сотрудника о необходимости:
- явиться за получением трудовой книжки;
- выдать согласие на её отправку по почте․
Текст уведомления и сроки его отправки не конкретизированы законом, однако практика и разъяснения КонсультантПлюс рекомендуют отправлять уведомление не позднее 10 календарных дней со дня увольнения․
Ключевые нормы
- Уведомление может быть составлено в свободной форме․
- В нём указываются: дата составления, ФИО работника, адрес, номер и дата расторжения трудового договора, причина увольнения, требование явиться или дать согласие на почтовую отправку․
- Если работник не явился в установленный срок, работодатель может считать, что он согласился на отправку документа по почте․
Когда именно отправлять уведомление?
Существует несколько типовых ситуаций, когда уведомление становится обязательным:
- Увольнение по инициативе работодателя (в т․ч․ по соглашению сторон)․
- Увольнение по инициативе работника, но при этом требуется выдать ему оригинал трудовой книжки․
- Смерть работника – в этом случае документ передаётся его законным наследникам․
- Отказ сотрудника от получения документа на месте – тогда оформляется письменное уведомление о необходимости отправки по почте․
В каждом из этих случаев уведомление должно быть отправлено до момента окончательного расчёта и не позже, чем за 10 дней до планируемого дня выдачи (или отправки) трудовой книжки․
Формы и содержание уведомления
Официальный образец уведомления выглядит так:
[Наименование организации] Адрес: ________________________ «___» __________ 2026 г․ Уважаемый(ая) _______________________ (ФИО работника), Адрес: ________________________________ В связи с расторжением трудового договора № _____ от «___» __________ 2026 г․ по причине ________________________________ Просим в течение ___ календарных дней: явиться в наш офис для получения оригинала трудовой книжки, или дать письменное согласие на её отправку по почте на указанный выше адрес․ В случае отсутствия ответа в указанный срок мы будем считать, что вы согласились на отправку документа по почте․ С уважением, _______________________ (Должность, ФИО, подпись)
Вариант заполнения можно скачать в формате Word или PDF на портале «Моё дело» (редакция от )․
Что обязательно указать
- Дата составления уведомления․
- ФИО и адрес получателя․
- Номер и дата расторжения трудового договора․
- Причина увольнения․
- Требование: явиться или дать согласие на почтовую отправку;
- Срок ответа (обычно 10 календарных дней)․
Отправка по почте: особенности и доказательства
Если работник не может лично забрать трудовую книжку, он может дать согласие на её отправку по почте․ В этом случае:
- Уведомление отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении․
- Сохраняется копия уведомления и подтверждение отправки (талон, скан копии бланка)․
- По истечении установленного срока (обычно 10 дней) считается, что работник согласился на получение документа по почте․
В соответствии со ст․ 84․1 ТК РФ, с момента отправки уведомления работодатель перестаёт нести ответственность за задержки выдачи трудовой книжки․
Электронная трудовая книжка: как это влияет на уведомление?
С 2026 года в РФ действует система электронных трудовых книжек․ Чтобы получить выписку из электронной трудовой, сотрудник:
- заходит в личный кабинет на портале Госуслуги;
- переходит в раздел «Профиль → Документы и данные → Работа и пенсия → Электронная трудовая книжка»;
- заказывает выписку․
Если сотрудник отказался от бумажной формы, уведомление о её получении может быть заменено на уведомление о направлении выписки в электронном виде․ При этом требуется также письменное согласие на отправку электронного документа․
Практические рекомендации работодателям
- Подготовьте шаблон уведомления и используйте его для всех случаев увольнения․
- Отправляйте уведомление за 10–14 дней до планируемого дня выдачи/отправки․
- Сохраняйте подтверждения отправки (сканы, талоны, электронные подтверждения)․
- Контролируйте ответы: если в течение срока нет ответа, отправьте повторное уведомление или зафиксируйте согласие на почтовую отправку․
- Учитывайте особенности при увольнении по смертью, в связи со смертью работника или при его отказе от получения документа․
- Для электронных книжек используйте официальные формы, утверждённые Министерством труда․
Уведомление о получении трудовой книжки – обязательный документ, который необходимо оформить в соответствии с требованиями Трудового кодекса и практикой КонсультантПлюс․ Своевременная отправка, правильное заполнение и сохранение подтверждений позволяют:
- Избежать споров с сотрудником․
- Своевременно завершить кадровые процедуры;
- Сократить риск штрафов и компенсаций․
Соблюдая указанные рекомендации, работодатель сможет эффективно управлять выдачей трудовой книжки, а сотруднику – быстро получить необходимые документы для дальнейшей занятости или оформления пенсии․
Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год․