В случае увольнения сотрудника работодатель обязан в последний рабочий день выдать ему трудовую книжку с записью об увольнении (ст. 84.1 Трудового кодекса РФ). Однако бывают ситуации‚ когда работник по уважительным причинам не может лично явиться за документом: болезнь‚ командировка‚ отсутствие в городе‚ несогласие с увольнением‚ переезд и т.д. В таких случаях работодатель должен направить работнику официальное уведомление о необходимости забрать трудовую книжку — это не просто формальность‚ а важный юридический шаг‚ защищающий работодателя от претензий о задержке выдачи документа.
Зачем нужно уведомление о выдаче трудовой книжки?
Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда России от № 69)‚ если трудовая книжка не может быть выдана в день увольнения‚ работодатель обязан:
- направить работнику письменное уведомление о необходимости явиться за документом;
- предложить работнику согласие на отправку трудовой книжки заказным письмом с уведомлением о вручении;
Только после направления такого уведомления работодатель считается освобожденным от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Если работник не отреагирует на уведомление‚ а трудовая книжка останется на хранении‚ работодатель не будет нести штрафы или компенсации за просрочку (в т.ч. за моральный вред или упущенную выгоду).
Как правильно составить уведомление?
Форма уведомления не строго регламентирована законом, его можно составить в свободной форме. Однако для юридической надежности и избежания споров рекомендуется включать в текст следующие обязательные элементы:
- Наименование организации (полное и сокращённое).
- Дата составления уведомления.
- ФИО работника‚ его должность и табельный номер (при наличии).
- Адрес регистрации или фактического проживания работника (для почтовой отправки).
- Номер и дата приказа об увольнении.
- Дата увольнения и основание (статья ТК РФ).
- Причина‚ по которой трудовая книжка не была выдана в день увольнения.
- Предложение забрать трудовую книжку лично или согласиться на отправку почтой.
- Уведомление о том‚ что с даты направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
- Контактные данные ответственного лица (ФИО‚ телефон‚ email).
- Подпись руководителя и печать организации (если есть).
Образец уведомления работнику о необходимости забрать трудовую книжку
УВЕДОМЛЕНИЕ
№ ___ от «___» __________ 20___ г.
ФИО работника: Иванов Иван Иванович
Должность: инженер-технолог
Табельный номер: 0045
Адрес для отправки: г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 15‚ кв. 89
Уважаемый Иван Иванович!
Сообщаем Вам‚ что Ваш трудовой договор с ООО «Прогресс» № ___ от «___» __________ 20___ г. расторгнут на основании п. 2 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ (добровольное увольнение) с «___» __________ 20___ г.
В день увольнения‚ г.‚ Вы не явились за трудовой книжкой‚ несмотря на устное предупреждение и письменное уведомление‚ направленное в день увольнения. В связи с этим трудовая книжка находится на хранении в кадровом отделе организации.
Настоящим уведомляем Вас о необходимости лично явиться в кадровый отдел ООО «Прогресс» по адресу: г. Москва‚ ул. Советская‚ д. 10‚ каб. 205‚ в рабочие дни с 9:00 до 17:00‚ для получения трудовой книжки.
Также Вы имеете право дать письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. В этом случае просим направить согласие на электронную почту: kadro@progress.ru или по факсу: +7 (495) -23-45-67.
Важно! С момента направления настоящего уведомления ООО «Прогресс» освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в соответствии с ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ.
Контактное лицо: Сидорова Марина Петровна‚ ведущий специалист кадрового отдела
Телефон: +7 (495) -23-45-67
Email: kadro@progress.ru
С уважением‚
Генеральный директор ООО «Прогресс»
_________________ /Петров П.П./
(подпись)
Печать
Как отправить уведомление?
Уведомление можно направить одним из следующих способов:
- Лично под роспись — работник расписывается в получении на копии уведомления (наиболее надежный способ).
- Почтовым отправлением — заказным письмом с уведомлением о вручении. Сохраняйте квитанцию и уведомление о вручении, это доказательство отправки.
- Электронной почтой — если работник ранее соглашался на электронное взаимодействие (например‚ в трудовом договоре указан email).
Важно! Если работник не получает уведомление‚ а трудовая книжка хранится более 30 дней — её необходимо передать на хранение в архив организации с оформлением соответствующего акта.
Что делать‚ если работник не отвечает?
Если после направления уведомления работник не отвечает в течение 30 дней‚ рекомендуется:
- Составить акт о невозможности выдачи трудовой книжки (образец можно запросить у юриста).
- Передать трудовую книжку на хранение в архив организации.
- Сохранить все копии уведомлений‚ почтовые квитанции и акты — они станут доказательством добросовестности работодателя в случае спора.
Направление уведомления о необходимости забрать трудовую книжку — это не просто формальность‚ а обязательный юридический шаг‚ защищающий работодателя от штрафов и судебных исков. Даже если работник «забыл» или «не хочет» забрать документ‚ правильное оформление уведомления снимает с вас ответственность. Не пренебрегайте этим шагом — он экономит время‚ деньги и нервы.
Скачать готовый шаблон уведомления в формате DOCX можно по ссылке: Скачать шаблон уведомления (бесплатно).
Если у вас возникли сложности с составлением документа — обратитесь за бесплатной юридической консультацией. Защитите себя и свою компанию — действуйте в рамках закона!