Внимание! С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает‚ что с этой даты все кадровые изменения (прием‚ увольнение‚ перевод) должны отражаться исключительно в электронном формате․ Работодателям необходимо выполнить важное процедурное действие — уведомить сотрудников о выборе формата трудовой книжки до установленного срока․
Ключевые даты и нормативная база
Понимание временных рамок критически важно:
- С 1 января 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки․ С этого момента работодатели обязаны отчитываться в ПФР по форме СЗВ-ТД․
- С 1 января 2021 года при приеме на работу новые сотрудники оформляются только с электронной трудовой книжкой (если они не предоставят заявление о ведении бумажного варианта)․
- До 30 июня 2026 года, ключевой срок для уведомления․ Все работающие на эту дату сотрудники должны быть письменно уведомлены о возможности выбора․
- С 1 января 2026 года, завершение переходного периода․ Трудовая книжка в бумажном виде ведется только для тех‚ кто уже имел такой документ на 1 января 2021 года и не подал заявление на электронный формат․
Почему это важно? Преимущества ЭТК
Государство внедряет электронные трудовые книжки для:
- Исключения риска потери данных․ Бумажная книжка может быть утеряна‚ испорчена или украдена․ Электронная версия хранится в защищенном облаке Пенсионного фонда России (ПФР)․
- Упрощения кадрового учета․ Автоматическое формирование сведений‚ снижение ошибок при заполнении‚ мгновенная передача данных в ПФР․
- Удобства для работника․ Доступ к своей трудовой истории в любое время через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте ПФР․ Не требуется физически носить с собой документ․
- Повышения безопасности․ Защита от подделок‚ так как все записи вносятся напрямую работодателем в единую государственную систему․
Кто и как должен уведомить? Алгоритм действий для работодателя
Шаг 1: Определите круг лиц‚ подлежащих уведомлению
Уведомлению подлежат все сотрудники‚ которые на момент проведения уведомления (до ) уже работают в организации и имеют:
- Бумажную трудовую книжку․
- Электронную трудовую книжку (если они ранее уже сделали такой выбор)․
- Или еще не сделали окончательный выбор (т․е․ не подавали заявление)․
Примечание: Новые сотрудники‚ принятые после 1 января 2021 года‚ изначально оформляются в ЭТК‚ если не заявят об обратном․ Их уведомление проводится в момент приема на работу․
Шаг 2: Подготовьте документ-уведомление
Уведомление должно быть письменным (в бумажном или электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью)․ Рекомендуемая структура:
- «Уведомление о выборе формата ведения трудовой книжки»․
- Адресат: ФИО сотрудника‚ должность․
- Содержание:
- Ссылка на законодательство (ст․ 66․1 ТК РФ‚ Постановление Правительства РФ)․
- Информация о том‚ что с ведение трудовых книжек будет осуществляться только в электронном виде․
- Четкое предложение на выбор:
- Оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) в Пенсионном фонде России․
- Продлить ведение бумажной трудовой книжки (если она у вас уже есть)․
- Срок для подачи заявления (рекомендуется установить разумный срок‚ например‚ 30 дней с даты получения уведомления)․
- Последствия бездействия: если заявление не подано‚ с работодатель будет вносить сведения только в ЭТК․
- Дата и подпись руководителя (уполномоченного лица) с печатью организации․
Шаг 3: Проведите процедуру уведомления
Уведомление вручается сотруднику под роспись в отдельном журнале регистрации или в его личной карточке (Т-2)․ Если сотрудник отказывается получать уведомление‚ составляйте акт об этом с участием двух свидетелей․ Копия акта приобщается к кадровым документам․
Шаг 4: Обработайте заявления сотрудников
На основании поданных заявлений:
- Если сотрудник выбрал ЭТК — работодатель вносит все кадровые данные через систему ПФР․ Бумажная книжка (если была) возвращается сотруднику․
- Если сотрудник выбрал бумажный формат — работодатель продолжает вести его бумажную книжку до ее окончания (закрытия) или до его добровольного перехода на ЭТК․
Что делать‚ если сотрудник не ответил на уведомление?
Согласно закону‚ молчание сотрудника считается согласием на переход в электронный формат․ С 1 января 2026 года вы обязаны вносить все записи только в его электронную трудовую книжку‚ созданную в ПФР․ Ваши действия:
- Зафиксировать факт неполучения заявления (акт‚ отметка в журнале)․
- С при любом кадровом событии (прием‚ увольнение и т․д․) формировать сведения в системе ПФР․
- Не требовать от сотрудника предъявления бумажной книжки для приема на работу или подтверждения стажа․
Частые вопросы (FAQ)
В: Что‚ если у сотрудника уже есть заполненная бумажная трудовая книжка?
О: Он может выбрать: 1) продолжить вести ее (до окончания) и иметь параллельно электронную копию в ПФР; 2) сдать ее и перевести все записи в электронный формат․ Если выбора не сделано до ‚ с все новые записи будут вноситься только в ЭТК․
В: Как сотрудник может проверить свою ЭТК?
О: Через личный кабинет на портале Госуслуг (услуга «Электронная трудовая книжка») или на сайте Пенсионного фонда России․ Доступ по СНИЛС и паролю․
В: Нужно ли хранить уведомления и заявления в кадровом деле?
О: Да‚ обязательно․ Все документы‚ связанные с выбором формата (уведомления‚ заявления‚ акты)‚ являются кадровыми документами и хранятся в деле сотрудника или в отдельном журнале․
В: А что с военными билетами и другими документами?
О: Электронная трудовая книжка не заменяет военный билет‚ паспорт или диплом․ Это отдельный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность․
Переход на электронные трудовые книжки — это не просто смена формата‚ а фундаментальное изменение системы кадрового учета․ Для работодателя ключевая задача до 30 июня 2026 года — добросовестно и своевременно уведомить каждого сотрудника‚ зафиксировать его выбор и быть готовым к работе исключительно в электронном формате с 1 января 2026 года․ Невыполнение этих требований может привести к административной ответственности․
Статья подготовлена на основе анализа законодательства и официальных разъяснений ПФР․ Для получения самой актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам: сайт Пенсионного фонда России (pfr․gov․ru) и портал Госуслуг․