С 1 января 2020 года в России действуют новые правила ведения трудовых книжек‚ которые затрагивают и работников‚ занятых по совместительству․ Вопросы‚ связанные с оформлением записей о такой работе‚ часто вызывают путаницу у обеих сторон․ Эта статья разъясняет‚ когда и как работодатель должен уведомить совместителя о ведении его трудовой книжки‚ какие документы требуются и в чем ключевые нюансы․

Ключевой принцип: совместитель имеет право на запись

Важно понимать следующее: совместитель‚ как и любой другой работник‚ имеет право на внесение сведений о своей трудовой деятельности в трудовую книжку․ Однако порядок этого зависит от формы ведения трудовой книжки (бумажной или электронной) и от политики конкретного работодателя․

Если работодатель ведет БУМАЖНЫЕ трудовые книжки

В этом случае традиционные правила остаются в силе:

• Запись о приеме на работу по совместительству‚ переводе и увольнении вносится в трудовую книжку работника по его заявлению․
• Для внесения записи работодатель вправе запросить у совместителя документы‚ подтверждающие его основное место работы (например‚ копию трудовой книжки или Справку о трудовой деятельности (СТД-С) из основной организации)․ Это нужно‚ чтобы корректно указать в записи‚ что работа ведется по совместительству․
• Работодатель не обязан proactively (самостоятельно‚ без просьбы) инициировать процесс․ Но если совместитель подает заявление‚ запись обязательна․

Если работодатель перешел на ЭЛЕКТРОННЫЕ трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2020 года работодатели обязаны вести ЭТК для вновь принимаемых на работу сотрудников․ Для совместителей действуют особые правила:

• Если совместитель уже имеет бумажную трудовую книжку‚ работодатель не вправе без его письменного заявления переводить ее в электронный вид или создавать новую ЭТК․ Запись о совместительстве в этом случае вносится в его бумажную книжку по заявлению․
• Если совместитель не имеет трудовой книжки (например‚ первый опыт работы)‚ работодатель обязан создать для него ЭТК в соответствии с общими правилами․
• Ключевой момент: Если работодатель ведет ЭТК для всех сотрудников‚ он должен уведомить совместителя о том‚ что сведения о его работе по совместительству будут формироваться в электронном виде․ Это уведомление — не формальность‚ а часть информирования работника о его правах․

Когда и зачем нужно уведомление?

Уведомление от работодателя совместителю требуется в двух основных случаях:

1. При переходе организации на электронные трудовые книжки․ Если компания начинает вести ЭТК‚ она обязана уведомить всех работников‚ включая совместителей‚ об этом изменении и о их праве выбора (если у них уже есть бумажная книжка)․
2. При первом приеме на работу по совместительству в компанию‚ которая ведет ЭТК․ Работодатель должен разъяснить совместителю‚ что запись о его работе будет размещена в электронном виде‚ и получить от него соответствующее согласие (если требуется) или просто проинформировать․

Цель уведомления: выполнить требование закона об информировании работника и избежать споров в будущем․ Совместитель должен четко понимать‚ где и как будет храниться информация о его трудовой деятельности на этом месте работы․

Что должно содержать уведомление?

Уведомление не является строго регламентированной формой‚ но должно быть информативным и понятным․ Рекомендуемая структура:

• Шапка: наименование организации‚ ФИО и должность совместителя․
• «Уведомление о порядке ведения трудовой книжки»․
• Основная часть:
  • Ссылка на изменения в Трудовом кодексе РФ (ст․ 66․1) и Порядок ведения ЭТК․
  • Четкое указание: «В связи с переходом нашей организации на электронные трудовые книжки (или: в связи с ведением электронных трудовых книжек) сообщаем Вам‚ что сведения о Вашей трудовой деятельности по месту работы в нашей организации (по совместительству) будут формироваться и храниться в электронном виде»․
  • Если у совместителя уже есть бумажная книжка: «В случае наличия у Вас бумажной трудовой книжки‚ запись о работе по совместительству в нашей организации будет внесена в нее по Вашему письменному заявлению․ Перевод Вашей бумажной книжки в электронный вид будет осуществляться только на основании Вашего отдельного письменного заявления»․
  • Разъяснение права на получение выписки из ЭТК и бесплатного копирования․
• Дата и подпись уполномоченного представителя работодателя (например‚ руководителя отдела кадров или директора)․
• Отметка о ознакомлении: подпись совместителя с датой‚ что он получил и понял содержание уведомления․ Это очень важный пункт для защиты интересов работодателя․

Практические шаги для работодателя

1. Определите‚ как вы ведете трудовые книжки․ Бумажные или электронные? Это определяет дальнейшие действия․
2. Если ведете ЭТК: подготовьте типовое уведомление и ознакомьте с ним совместителя при приеме на работу или при первом изменении (переход на ЭТК)․ Получите от него подпись об ознакомлении․
3. Если ведете бумажные книжки: запись вносите только по письменному заявлению совместителя․ Запросите у него документ‚ подтверждающий основное место работы‚ для корректного оформления записи (например‚ «Принят на работу по совместительству к основному месту работы в ООО «Ромашка»»)․
4. Храните уведомление об ознакомлении в личном деле совместителя․ Это ваш главный документ‚ подтверждающий‚ что вы выполнили обязанность по информированию․

Ответы на частые вопросы (FAQ)

В: Обязан ли совместитель писать заявление на ведение трудовой книжки?

Ответ: Нет․ Если работодатель ведет бумажные книжки‚ заявление пишется только для внесения конкретной записи (прием‚ увольнение); Если работодатель ведет ЭТК и у совместителя нет бумажной книжки‚ заявление не требуется — запись создается автоматически при приеме на работу․

В: Что‚ если совместитель откажется от ЭТК‚ у него уже есть бумажная книжка?

Ответ: Работодатель не может принудительно перевести бумажную книжку в электронный вид․ Запись о совместительстве в этом случае вносится в его бумажную книжку по его заявлению․ Отказ от ЭТК — право работника․

В: Как должна выглядеть запись в трудовой книжке о совместительстве?

Ответ: Обязательно указание «по совместительству»․ Пример: « Принят на работу по совместительству на должность инженера․ Увольнен по собственному желанию с »․ Если есть основное место работы‚ можно добавить: «с основным местом работы в ООО «Вектор»»․

Правила ведения трудовых книжек для совместителей сфокусированы на праве выбора и обязанности информирования․ Работодателю необходимо:

• Четко определить свою систему учета (бумажная/электронная)․
• При работе с ЭТК, обязательно уведомлять совместителя об этом и фиксировать его ознакомление․
• При работе с бумажными книжками — вносить записи только по заявлению совместителя‚ запрашивая при этом данные об основном месте работы для корректности․

Соблюдение этих простых правил защитит и работодателя от претензий по неоформлению трудовых отношений‚ и совместителя — от потери важных сведений о своем стаже․

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер․ Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву с учетом актуального законодательства и судебной практики․