Тема «Уведомление трудовые книжки» затрагивает ключевые аспекты кадрового делопроизводства: когда и как работодатель должен уведомлять сотрудника о ведении его трудовой книжки, в какие сроки вносить записи, а также как действовать в условиях перехода на электронный формат. Неправильное оформление может привести к административной ответственности. Данная статья объединяет актуальные правила на 2026 год.

Что такое «уведомление» в контексте трудовой книжки?

Под уведомлением в кадровой практике понимается официальное информирование работника о действиях, связанных с его трудовой книжкой. Это не отдельный документ-образец, а часть кадровых процедур:

• Уведомление о приеме на работу — фактически это само вручение или направление трудовой книжки для внесения первой записи.
• Уведомление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) — письменное сообщение работодателя сотруднику о формировании сведений в электронном виде.
• Уведомление о необходимости явиться за книжкой — направляется при увольнении, чтобы работник получил документ с последней записью.

Ключевое правило: запись о приеме вносится в течение 5 рабочих дней

Согласно части 1 статьи 68 ТК РФ и Порядку ведения и хранения трудовых книжек, запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» в течение пяти рабочих дней с даты фактического допущения к работе.

Роструд считает оптимальным внесение записи именно на 5-й рабочий день (интернет-ресурс «Онлайнинспекция.рф», 2022).

На основании чего вносится запись?

Запись делается на основании:

1. Трудового договора (или его отдельного соглашения).
2. Приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Важно: Дата в графе 2 трудовой книжки (дата приема на работу) должна соответствовать дате начала работы (колонка 9 в Уведомлении ЕФС-2), а не дате издания приказа (колонка 8).

Уведомление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2020 года (ФЗ от № 439-ФЗ) работники имеют право выбора:

• Продолжить ведение бумажной трудовой книжки.
• Получать электронные сведения о трудовой деятельности (ЭТК).

Обязанность работодателя: в 2020-2021 годах (в переходный период) работодатель был обязан уведомить каждого работника о праве выбора и получить от него письменное заявление. В 2026 году этот этап уже пройден, но при приеме нового сотрудника вопрос о формате учета должен быть решен сразу.

Как выглядит уведомление об ЭТК?

Уведомление должно содержать:

• Информацию о формировании сведений в электронном виде.
• Ссылку на право работника выбрать формат;
• Срок для подачи заявления (если выбор еще не сделан).
• Разъяснение, что при выборе ЭТК бумажная книжка не ведется, а все записи размещаются в информационной системе (на портале «Госуслуги» или в системе работодателя).

Важные нюансы: что НЕ вносится в трудовую книжку?

Существуют ситуации, когда запись не делается, и уведомление об этом не требуется:

• Приостановление или возобновление действия трудового договора (например, в связи с мобилизацией). Эти нормы (ст. 72.1 ТК РФ) не предусматривают внесения соответствующих записей в трудовую книжку. Уведомление в этом случае, это приказ, а не запись в книжке.
• Работа по совместительству — запись вносится только по основному месту работы. На втором месте работы ведение книжки необязательно, но если работник захочет, он может подать заявление о внесении такой записи (образец есть у КонсультантПлюс).

Закрывающая запись: ключевой признак перехода на ЭТК

Если работник выбрал электронный формат, то в его бумажную трудовую книжку (если она была) вносится специальная закрывающая запись. Она выглядит так:

«Сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ) хранятся в электронном виде. Бумажная трудовая книжка не ведется».

Значение этой записи: новый работодатель, увидев ее, не имеет права вносить какие-либо записи в бумажный документ. Все сведения будут формироваться в электронном виде через СЗВ-ТД и сервисы ФСС.

Правила оформления записей: что нельзя делать

При внесении любых записей (прием, перевод, увольнение, награждение) необходимо строго соблюдать:

• Даты указываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными , год, четырехзначными.
• Запрещены сокращения в тексте записи. Нельзя писать «пр. от № 017-лс» вместо «приказ от № 017-лс».
• Запись должна быть разборчивой, без исправлений, помарок и незаверенных вставок.
• Основание записи (номер и дата документа) указывается полностью.

Практический алгоритм действий для работодателя

1. При приеме на работу: запросить у сотрудника бумажную трудовую книжку (если он не перешел на ЭТК).
2. В течение 5 рабочих дней: внести запись о приеме в графы 1, 2, 4 раздела «Сведения о работе». Указать дату начала работы (не дату приказа) и полные реквизиты приказа.
3. Если сотрудник на ЭТК: проверить наличие закрывающей записи в его бумажной книжке. Если ее нет — запросить заявление о выборе формата и действовать по нему. Формировать сведения через СЗВ-ТД.
4. При увольнении: в день увольнения (последний рабочий день) вручить работнику его трудовую книжку с внесенной записью об увольнении или направить ее заказным письмом с уведомлением, если работник дистанционный и не явился. Это и есть уведомление о необходимости явиться за книжкой.

Ответы на частые вопросы

• Можно ли внести запись о приеме раньше 5 дней? Да, можно, но не позднее.
• Что делать, если работник не принес книжку? Написать служебную записку, потребовать предоставить документ. Запись вносится только после получения книжки.
• Нужно ли уведомлять о каждой записи (перевод, увольнение)? Отдельного уведомления не требуется. Работник должен быть ознакомлен с приказом (распоряжением) под роспись, а запись в книжке — часть этого приказа.
• Кто хранит трудовую книжку? Работодатель, в период работы сотрудника. При увольнении выдается работнику. При переходе на ЭТК бумажный документ (если был) возвращается работнику.

Уведомление в сфере трудовых книжек — это комплекс мер по информированию сотрудника о статусе его документа. Главное правило: запись о приеме, в течение 5 рабочих дней. При переходе на электронный формат ключевым документом становится закрывающая запись в бумажной книжке и формальное уведомление работника. Соблюдение этих норм защищает и работодателя от штрафов, и работника — от потери информации о своем трудовом стаже.

Информация актуальна на 2026 год. Всегда сверяйтесь с последними редакциями Трудового кодекса РФ и официальными разъяснениями Роструда.