Увольнение, это процесс, который требует четкого соблюдения законодательных норм как от работодателя, так и от сотрудника. Одним из самых важных вопросов в этот период является своевременная выдача документов, подтверждающих трудовой стаж. В данной статье мы подробно разберем, когда именно должна быть отдана трудовая книжка, что делать, если в день увольнения ее не получили, и какие изменения актуальны на май 2026 года.
Основное правило: когда выдается документ
Согласно действующему трудовому законодательству (в частности, ст. 84.1 и ст. 50 ТК РФ), работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении в день увольнения. Под днем увольнения понимается последний день работы сотрудника.
Это правило является императивным: задерживать выдачу документа, ожидая сдачи обходного листа или по другим причинам, работодатель не имеет права. Вместе с трудовой книжкой (или сведениями о трудовой деятельности) в этот же день сотруднику должны быть вручены:
- Копия приказа об увольнении;
- Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы;
- Справка о доходах и суммах налога физического лица (по форме 2-НДФЛ);
- Выписка из системы персонифицированного учета (при необходимости).
Электронные и бумажные трудовые книжки
В 2026 году на рынке труда продолжают сосуществовать два формата ведения стажа, и правила выдачи зависят от выбранного работником варианта:
Бумажная трудовая книжка
Если сотрудник вел бумажную книжку, оригинал документа выдается ему на руки строго в последний рабочий день. В ней должна быть сделана запись об основании и дате увольнения со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ, заверенная подписью работодателя и печатью (если она используется).
Электронная трудовая книжка
Для тех, кто перешел на электронный формат (или у кого нет бумажной книжки, так как они впервые устроились на работу после 2021 года), выдается сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р). Этот документ также предоставляется в день увольнения. Важно помнить, что сведения в электронную базу (ЕФС-1) работодатель обязан передать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
Что делать, если в день увольнения книжку не отдали?
Ситуации, когда сотрудник не может получить трудовую книжку непосредственно в последний день работы (например, из-за болезни, отпуска или отсутствия на месте), встречаются часто. Закон предусматривает четкий алгоритм действий:
- Уведомление: Работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку почтой.
- Отправка почтой: Если сотрудник согласен, документы высылаются по указанному адресу заказным письмом с уведомлением о вручении. Дата отправки письма будет считаться датой выдачи.
- Запрос после увольнения: Если в день увольнения документ получен не был, и сотрудник позже обратился за ним письменно, работодатель обязан выдать трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) не позднее трех рабочих дней со дня обращения бывшего работника.
Важно: Для получения трудовой книжки при увольнении работнику не нужно писать отдельное заявление. Выдача производиться автоматически на основании приказа об увольнении. Заявление пишется только в том случае, если сотруднику нужен документ временно (например, для оформления пенсии или визы) в период работы, но не при окончательном расчете.
Ответственность за задержку выдачи
Задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя влечет за собой серьезные последствия:
- Материальная ответственность: Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки (ст. 234 ТК РФ).
- Административный штраф: Нарушение порядка выдачи документов грозит организации штрафом по ст. 5;27 КоАП РФ.
- Изменение даты увольнения: В некоторых случаях, если из-за отсутствия записи в трудовой книжке человек не смог трудоустроиться, датой увольнения может быть признан день фактической выдачи документа (по решению суда).
Резюме
Главное правило, которое нужно помнить каждому сотруднику и работодателю: трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности выдаются в последний день работы. Никакие внутренние правила компании, несданные обходные листы или отсутствие директора не являются законным основанием для задержки этого документа. Соблюдение этих сроков гарантирует отсутствие проблем с новым трудоустройством и начислением пенсионных баллов.
Если вы столкнулись с нарушением этих прав, помните, что закон на вашей стороне, а сроки выдачи четко регламентированы Трудовым кодексом РФ.