Дата публикации: 06:25:29
Увольнение – один из самых ответственных процессов в работе любой организации. Когда речь заходит о электронной трудовой книжке (ЭТК), алгоритм оформления имеет свои особенности, которые необходимо учитывать, чтобы избежать ошибок и юридических рисков.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – цифровой аналог бумажной, в которой фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, периоды, должности, стаж и др. С 2021 года в России все новые сотрудники оформляются именно в электронном виде, однако в некоторых случаях допускается одновременное ведение бумажного и электронного вариантов.
Ключевые особенности ЭТК
- Ведётся в системе Трудовой ресурс (Госуслуги, ПФР и др.).
- Доступна работодателю и самому сотруднику через личный кабинет.
- Все изменения вносятся в реальном времени, что упрощает контроль трудового стажа.
Увольнение: общие принципы
Увольнение может быть инициировано работодателем или самим сотрудником. В зависимости от причины termination процесс оформляется по-разному:
- По инициативе работодателя – сокращение, дисциплинарное взыскание, нарушение условий труда.
- По инициативе сотрудника – добровольное уход, согласование с работодателем.
- По соглашению сторон – взаимный отказ от трудового договора.
Независимо от причины, при увольнении в ЭТК необходимо внести соответствующую запись.
Как правильно оформить увольнение в электронной трудовой книжке
Подготовка документации
- Трудовой договор (или его расторжение).
- Приказ об увольнении (форма Т-13).
- Справка о расчёте (форма Т-11).
- Квитанция о получении последней зарплаты.
Последствия для ЭТК
В системе ЭТК в разделе «История занятости» добавляется запись о прекращении трудовых отношений. Эта запись отображается как «Уволен» с указанием даты увольнения, причины и кода причины (например, 2 – «Сокращение», 3 – «По требованию работодателя»).
Пошаговый алгоритм
- Подготовка приказа – подписывается руководителем и передаётся в кадровый отдел.
- Внесение данных в ЭТК – кадровый специалист открывает личный кабинет сотрудника, выбирает пункт «Изменить данные», вводит дату увольнения и код причины.
- Подтверждение сотрудником – сотрудник получает уведомление в личном кабинете, подтверждает факт получения приказа (подпись в электронном виде).
- Отправка копии приказа – работодатель отправляет сотрудникам копию приказа на корпоративную почту или в личный кабинет.
- Завершение расчётов – выплата всех начисленных сумм, отпускных, компенсаций.
- Обновление статуса в ЭТК – после завершения всех процедур статус сотрудника меняется на «Уволен».
Как подтвердить наличие ЭТК у работника?
Для подтверждения того, что у сотрудника действительно есть электронная трудовая книжка, используются следующие способы:
- Личный кабинет на портале «Трудовой ресурс» – сотрудник может открыть раздел «Моя трудовая книжка» и увидеть полную информацию.
- Выписка из ЭТК – кадровый отдел может запросить официальную выписку, подписанную электронной подписью.
- Подтверждение через HR‑систему – в корпоративных HR‑системах отображается статус «Электронная ТК: активна/архивна».
Эти документы могут быть использованы в суде, при проверках трудовой инспекции или при устройстве на новую работу.
Частые вопросы и ответы
Как оформить увольнение, если у сотрудника одновременно есть бумажная и электронная книжки?
В этом случае в ЭТК вносится запись об увольнении, а в бумажной книжке делается отметка «Уволен» с указанием даты и причины. Оба документа должны быть согласованы.
Когда в ЭТК вносят сведения об увольнении?
Запись вносится в день фактического прекращения трудовых отношений или в течение 3‑х рабочих дней после подписания приказа.
Можно ли уволить сотрудника без записи в ЭТК?
Нет. Любое увольнение должно быть зафиксировано в ЭТК, иначе запись будет считаться неполной, что может привести к нарушению трудовых прав сотрудника.
Как оформить увольнение, если сотрудник ушёл по собственному желанию?
Сотрудник подаёт заявление, работодатель оформляет приказ об увольнении, после чего в ЭТК вносится запись с кодом причины «1 – По желанию сотрудника».
Юридические аспекты
При увольнении через электронную трудовую книжку соблюдаются нормы Трудового кодекса РФ:
- Срочный или бессрочный договор может быть расторгнут по инициативе работодателя только в случаях, предусмотренных законом (ст. 81 ТК РФ).
- При увольнении по инициативе сотрудника необходимо соблюсти срок уведомления (две недели, если иное не предусмотрено договором).
- Все выплаты должны быть произведены в полном размере до дня увольнения (ст. 140 ТК РФ).
Несоблюдение этих требований может привести к возмещению компенсаций и штрафов;
Электронная трудовая книжка упрощает процесс ведения кадровых данных, однако требует строгого соблюдения регламентов при увольнении. Правильное оформление увольнения в ЭТК гарантирует:
- Прозрачность действий работодателя.
- Защиту прав сотрудника.
- Соответствие законодательству РФ.
Соблюдая описанные выше шаги, HR‑специалисты и руководители могут проводить увольнения качественно, минимизируя риск юридических конфликтов.
Автор статьи: кадровый консультант, 2026 г.