Увольнение по собственному желанию — это одна из самых распространенных процедур расторжения трудового договора. И хотя инициатива исходит от работника, у работодателя остается множество обязанностей, главная из которых — своевременный возврат документов сотрудника. В этой статье мы подробно разберем, в какие сроки выдается трудовая книжка, как правильно сделать запись об увольнении и что делать, если забрать документ в последний рабочий день невозможно.
Главное правило: день увольнения равен дню выдачи
Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ и абз. 3 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы); Это правило является императивным и не содержит исключений.
Таким образом, ответ на вопрос, когда можно забрать трудовую книжку, однозначен: строго в последний рабочий день сотрудника. Задержка выдачи даже на один день является нарушением трудового законодательства и может повлечь для работодателя серьезные последствия, вплоть до выплаты компенсации за вынужденный прогул.
Как должна выглядеть запись об увольнении по собственному желанию
Если работник выбрал бумажную версию трудовой книжки, работодатель обязан внести в нее запись об основании и причине прекращения трудового договора. Запись должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).
В 2026 году многие работодатели перешли на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажные варианты все еще ведутся для тех, кто сохранил за собой это право. При увольнении по собственному желанию запись в бумажной книжке оформляется следующим образом:
- Графа 1: указывается порядковый номер записи;
- Графа 2: проставляется дата увольнения (последний рабочий день);
- Графа 3: прописывается причина увольнения со ссылкой на соответствующий пункт, часть и статью ТК РФ. Формулировка должна звучать так: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- Графа 4: указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ или распоряжение работодателя), с указанием его даты и номера.
Важно следить за тем, чтобы в разделе трудовой книжки не оставалось пустых строк. Каждая запись должна идти подряд.
Что делать, если в день увольнения сотрудник отсутствует на работе?
На практике часто возникают ситуации, когда в день расторжения трудового договора сотрудника нет на рабочем месте (например, он взял отпуск с последующим увольнением по собственному желанию, заболел или просто не явился за документами). В таком случае алгоритм действий работодателя должен быть следующим:
- Направить уведомление: работодатель обязан в этот же день отправить работнику уведомление (заказным письмом с описью вложения) о необходимости забрать трудовую книжку лично либо дать письменное согласие на ее отправку по почте.
- Пересылка по почте: пересылка трудовой книжки почтой допускается только с письменного согласия работника. Без такого согласия отправлять документ ценным письмом нельзя.
Важный нюанс из судебной практики
Ярославский областной суд в определении от N 33-6261/2014 указал очень важный момент: выполнение работником трудовых обязанностей не по месту нахождения работодателя (например, вахтовый метод или удаленная работа) не освобождает последнего от обязанности выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора.
При этом, если работник все же вышел на работу в день увольнения, простое предложение работодателя отправить трудовую книжку по почте не свидетельствует о надлежащем исполнении требований закона. Если человек пришел за документом, его обязаны выдать лично в руки.
Особенности при электронной трудовой книжке (ЭТК)
Если на работника не ведется бумажная трудовая книжка (он перешел на ЭТК), обязанность работодателя в день увольнения не отменяется, а трансформируется; В последний рабочий день сотруднику должна быть выдана выписка из электронной трудовой книжки — форма СТД-Р.
Ответственность за непредставление формы СТД-Р в 2025-2026 годах предусмотрена точно такая же, как и за невыдачу бумажной трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ). Выдается этот документ также под роспись сотрудника в журнале учета.
Ответственность работодателя за задержку выдачи
Если работодатель несвоевременно выдал трудовую книжку по своей вине, он обязан:
- Возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок (абз. 4 п. 35 Правил ведения трудовых книжек);
- Изменить дату увольнения на дату фактической выдачи трудовой книжки;
- Выплатить компенсацию за моральный вред, если работник заявит такое требование в суде.
Чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции и судебных исков, работодатель должен строго следить за сроками выдачи документов и обязательно фиксировать факт передачи трудовой книжки работнику (под подпись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них).
Краткий чек-лист для работника
Если вы увольняетесь по собственному желанию, помните о своих правах:
- Трудовая книжка (или форма СТД-Р) должна быть у вас на руках в последний рабочий день.
- Проверьте правильность записи: формулировка должна точно соответствовать ТК РФ (п. 3 ч. 1 ст. 77).
- Если вас нет на работе в день увольнения, ждите уведомления от работодателя и отправьте ему согласие на пересылку, если хотите получить документ почтой.
- Если работодатель отказывается выдавать документы, вы имеете полное право обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием о возмещении материального ущерба за каждый день просрочки.
Соблюдение этих простых правил и знание норм Трудового кодекса РФ позволит сделать процесс увольнения прозрачным и безболезненным для обеих сторон;