Дата публикации: 23 мая 2026 г.

Увольнение по собственному желанию остаётся самым распространённым способом расторжения трудового договора. Несмотря на рост популярности электронных трудовых книжек, многие организации продолжают вести бумажные трудовые книжки, поэтому правильное оформление записи об увольнении – важная часть кадрового делопроизводства. В данной статье подробно рассматривается, как должна выглядеть запись в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию, какие регламентирующие документы её регулируют и обязательна ли печать.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 77 – основания расторжения трудового договора, включая пункт 3 (увольнение по собственному желанию).
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и внесения в них записей» – содержит пошаговый алгоритм внесения записей о приёме, переводе и увольнении.
• Письмо Роструда от № 1168‑6‑1 – разъяснение обязательности проставления печати при внесении любой записи в трудовую книжку, включая увольнение.
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках» – регулирует порядок ведения бумажных и электронных трудовых книжек.

Как оформить запись об увольнении по собственному желанию

Согласно пункту 4.2 Порядка, утверждённого приказом Минтруда № 320н, запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки (или её вкладыша) и должна содержать:

1. Дата увольнения (день, месяц, год).
2. Формулировку основания расторжения трудового договора.
3. Ссылку на нормативный акт (статью ТК РФ).
4. Номер и дату приказа (распоряжения) об увольнении.
5. Подпись уполномоченного лица (руководителя или уполномоченного представителя работодателя) и расшифровка подписи.
6. Оттиск печати организации (если она имеется).

Пример корректной записи

Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Приказ № 123 от .
Подпись: __________________ /Иванов И.И./
М.П.

Печать в трудовой книжке при увольнении

Вопрос о необходимости печати неоднократно обсуждался в официальных разъяснениях:

• Письмо Роструда от № 1168‑6‑1 прямо указывает, что проставление печати является обязательным условием действительности любой записи в трудовой книжке, включая запись об увольнении.
• Если у организации нет собственной печати (например, у индивидуального предпринимателя, который не является юридическим лицом), допускается использование штампа с наименованием ИП или проставление подписи с расшифровкой и указанием, что печать отсутствует.
• В случае электронной трудовой книжки печать не ставится; вместо неё используется электронная подпись уполномоченного лица и отметка в информационной системе.

Таким образом, при ведении бумажной трудовой книжки печать (или её эквивалент в виде штампа) обязательна. Отсутствие печати может привести к признанию записи недействительной в случае спора.

Особенности оформления в 2026 году

Бумажная трудовая книжка

Несмотря на переход многих компаний на электронный формат, в 2026 году значительная часть работодателей (особенно в сфере малого бизнеса и у индивидуальных предпринимателей) продолжает использовать бумажные трудовые книжки. Для них актуальны следующие моменты:

• Запись делается чернилами синего или чёрного цвета, разборчивым почерком.
• После текста записи ставится оттиск печати организации; если печать отсутствует – ставится штамп с наименованием ИП или делается пометка «Печать не имеется».
• Подпись заверяется лицом, уполномоченным на выдачу трудовых книжек (директор, руководитель кадровой службы, уполномоченный представитель).

Электронная трудовая книжка

При ведении электронной трудовой книжки запись об увольнении формируется автоматически на основании приказа в системе кадрового учёта. В этом случае:

• Печать не ставится; вместо неё используется квалифицированная электронная подпись уполномоченного лица.
• Запись содержит те же реквизиты, что и бумажная версия, но оформляется в соответствии с форматом, установленным приказом Минтруда России от № 320н.
• Сотрудник получает выписку из ЭТК в виде PDF‑документа с электронной подписью и печатью организации (если она предусмотрена в системе).

Как исправить ошибку в записи об увольнении

Если в трудовой книжке обнаружена неверная запись (например, неправильно указано основание или отсутствует печать), порядок исправления регулируется пунктом 5.2 Порядка:

1. Неправильная запись зачёркивается одной тонкой линией так, чтобы оставалось читаемым исходное содержание.
2. Сверху пишется фраза «Недействительно» и подпись уполномоченного лица с датой.
3. Ниже вносится правильная запись с полным набором реквизитов (дата, формулировка, номер приказа, подпись, печать).
4. Все исправления заверяются подписью и печатью организации.

Важно не использовать корректирующие жидкости или скотч – такие способы не допускаются и могут привести к признанию трудовой книжки недействительной.

Увольнение по собственному желанию – стандартная процедура, требующая внимательного отношения к оформлению записи в трудовой книжке. Ключевые моменты, которые следует помнить:

• Запись должна соответствовать требованиям ст. 77 ТК РФ и Порядка, утверждённого приказом Минтруда № 320н.
• Обязательна подпись уполномоченного лица и оттиск печати (или её эквивалент – штамп с наименованием ИП).
• В 2026 году сохраняется dual‑система: бумажные и электронные трудовые книжки coexist, поэтому кадровикам необходимо знать правила оформления для обоих форматов.
• При обнаружении ошибок следует следовать установленному порядку исправления, избегая недопустимых методов корректировки.

Соблюдение этих требований гарантирует законность трудовой книжки, защищает права работника и минимизирует риски трудовых споров для работодателя.