Увольнение по собственному желанию — один из самых распространённых оснований прекращения трудовых отношений в России․ Несмотря на кажущуюся простоту процедуры, оформление записи в трудовой книжке требует строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ и Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда России от № 69 (в ред․ от 2022 года)․ Ошибки в записи могут повлиять на оформление пенсии, трудоустройство в будущем или даже привести к судебным спорам․ В этой статье вы найдёте полный, актуальный на 2026 год образец записи, пошаговую инструкцию и важные нюансы, которые должен знать каждый кадровик и сотрудник․

Что говорит закон: основания для увольнения по собственному желанию

Согласно пункту 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ, трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работника — то есть по его собственному желанию․ Это право закреплено за каждым сотрудником и не требует объяснения причин ухода․ Работодатель не вправе требовать от работника обоснования решения, хотя часто сотрудники указывают причину в заявлении (например, «для переезда», «смена места жительства», «поступление в вуз»)․

Важно! Закон не требует указывать причину увольнения в трудовой книжке, достаточно ссылки на статью ТК РФ․ Однако в заявлении и приказе можно указывать мотив — это не влияет на юридическую силу записи в трудовой книжке․

Какие формулировки допустимы в трудовой книжке?

Законодательство не устанавливает жёсткую формулировку для записи об увольнении по собственному желанию․ Все нижеперечисленные варианты являются равнозначными и законными:

• Уволен по собственному желанию
• Трудовой договор расторгнут по инициативе работника
• Трудовой договор прекращён по собственному желанию

Эти формулировки равнозначны по смыслу и юридической силе․ Выбор зависит от внутреннего стиля кадровой службы организации․ Однако в 2026 году наиболее распространённой и рекомендуемой практикой остаётся:

Уволен по собственному желанию

Этот вариант короткий, понятный, соответствует формулировке статьи 77 ТК РФ и легко читается как работодателями, так и будущими работодателями․

Обязательно ли указывать ссылку на статью ТК РФ?

Да, обязательно․ Согласно пункту 4․1 Порядка ведения трудовых книжек (утв․ приказом Минтруда от № 69), при внесении записи об увольнении необходимо указывать не только основание, но и номер статьи, пункта или части Трудового кодекса РФ․

Поэтому полная, корректная запись должна выглядеть так:

Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․

Допускается также вариант сокращённого написания:

Уволен по собственному желанию, п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ․

Оба варианта законны․ Однако в целях максимальной ясности и избежания вопросов со стороны Пенсионного фонда или новых работодателей рекомендуется использовать полную формулировку․

Пошаговая инструкция: как правильно внести запись в трудовую книжку

Оформление записи в трудовой книжке — это последний этап увольнения․ Делать это должен уполномоченный сотрудник (кадровик, бухгалтер, руководитель) с использованием шариковой ручки с синими или чёрными чернилами․ Запрещено использовать карандаш, корректор, исправления или печать, если организация отказалась от неё․

Шаг 1: Проверьте документы
Убедитесь, что у вас есть:

• Заявление работника об увольнении по собственному желанию (с датой подачи и подписью);
• Приказ об увольнении (форма № Т-8 или унифицированная по внутреннему шаблону);
• Сведения о дате последнего рабочего дня․

Шаг 2: Определите номер записи
В графе 1 трудовой книжки проставьте номер записи по порядку․ Например, если это 5-я запись в книжке — ставьте «5»․

Шаг 3: Укажите дату увольнения
В графе 2 впишите дату увольнения — это последний день работы сотрудника․ Дата должна совпадать с датой в приказе и заявлении․ Формат: число․месяц․год (например, )․

Шаг 4: Внесите запись об увольнении
В графе 3 запишите полную формулировку:

1. Сначала — действие: Уволен (для мужчин) / Уволена (для женщин);
2. Затем — основание: по собственному желанию;
3. И обязательно — ссылка на ТК РФ: пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․

Пример записи в графе 3:

Уволена по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․

Шаг 5: Укажите номер и дату приказа
В графе 4 впишите номер и дату приказа об увольнении․ Например: № 45 от ․

Шаг 6: Подпись и печать
Запись заверяется:

• Подписью ответственного лица (кадровика или руководителя);
• Печатью организации — только если организация не отказалась от использования печати (согласно п․ 4․4 Порядка)․ Многие компании сегодня отказываются от печати, особенно при использовании электронных трудовых книжек․

Важно! Подпись должна быть расшифрована (фамилия и инициалы)․ Без подписи запись считается недействительной․

Образец заполнения трудовой книжки (графы 1–4)

Примечание: Если в трудовой книжке уже есть запись о приёме на работу, то новая запись о увольнении ставится в следующую свободную строку․ Не допускается перечёркивание, исправления или закрашивание․ При ошибке — оформляется дополнительная запись с указанием причины и подписью руководителя․

Частые ошибки при оформлении записи

• Нет ссылки на статью ТК РФ — запись считается неправильно оформленной, может быть отклонена ПФР или новым работодателем․
• Использование сокращений без основания — например, «уволен по инициативе работника» без указания статьи — недопустимо․
• Несоответствие дат — дата в трудовой книжке должна совпадать с датой приказа и последнего рабочего дня․
• Использование карандаша, корректора, красного цвета — это нарушение Порядка ведения трудовых книжек․
• Отсутствие подписи — запись без подписи ответственного лица не имеет юридической силы․
• Использование формулировки «уволен по собственной инициативе» — это не соответствует формулировке ТК РФ․ Правильно: «по собственному желанию»․

Что делать, если запись сделана с ошибкой?

Если запись в трудовой книжке содержит ошибку (например, неверная статья, опечатка, неправильная дата), её нельзя исправлять закрашиванием или перечёркиванием․

Правильный порядок действий:

1. Составить дополнительную запись в трудовой книжке, которая аннулирует ошибочную․
2. В графе 1 — следующий номер по порядку․
3. В графе 2, дата внесения исправления․
4. В графе 3 — запись: «Запись о увольнении от [дата ошибочной записи] признана недействительной, так как содержала ошибку»․
5. В графе 4, указать номер и дату приказа о внесении исправления․
6. Затем — новая корректная запись об увольнении с правильными данными․

Все действия должны быть заверены подписью руководителя и печатью (если используется)․

Особенности для разных категорий сотрудников

• Директор/Генеральный директор — запись оформляется по тем же правилам, но приказ подписывается собственником или уполномоченным органом (например, советом директоров)․
• Совместители — запись делается только в основной трудовой книжке, если совместительство было внутренним․ При внешнем совместительстве — в книжке по основному месту работы․
• Иностранные граждане — запись оформляется на русском языке, без перевода․ Дополнительно может потребоваться копия разрешения на работу․
• Работники с электронной трудовой книжкой, запись вносится в электронный реестр ПФР․ Бумажная книжка не заполняется, если работник не запросил её․

Почему важно правильно оформить запись?

Несмотря на то, что в условиях кадрового дефицита многие работодатели перестают обращать внимание на формулировки в трудовой книжке (как отмечают эксперты SuperJob), правильное оформление остаётся критически важным для:

• Получения пенсии — Пенсионный фонд сверяет стаж и основания увольнения;
• Приёма на новую работу — работодатели проверяют историю трудоустройства;
• Получения пособий по безработице — Центр занятости требует корректную запись;
• Защиты прав работника — в случае спора о незаконном увольнении․

Ошибки в трудовой книжке — это не просто «мелочь»․ Это может привести к отказу в трудоустройстве, приостановке выплаты пособий или даже к судебным искам о восстановлении на работе․

Подведём итоги․ Чтобы запись об увольнении по собственному желанию в трудовой книжке была правильной, соблюдайте следующие правила:

1. Формулировка: «Уволен(а) по собственному желанию» — обязательно с указанием п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ․
2. Дата: совпадает с датой увольнения в приказе и заявлении․
3. Номер записи: по порядку, без пропусков․
4. Номер приказа: указывается в графе 4․
5. Подпись: обязательна, с расшифровкой․
6. Печать: только если организация её использует․
7. Исправления: только через дополнительную запись, никаких закрашиваний!

Соблюдение этих правил — залог юридической чистоты документа и защиты прав как работника, так и работодателя․ Не экономьте время на оформлении — одна ошибка может стоить вам месяца работы, пенсии или судебного разбирательства․

Совет от экспертов: Всегда сохраняйте копии приказов и заявлений․ Если работник уходит — дайте ему копию приказа и подпишите акт о выдаче трудовой книжки․ Это защитит вас от претензий в будущем․

Если вы сомневаетесь в правильности записи, обратитесь к кадровому юристу или воспользуйтесь официальными образцами на сайте Минтруда России или КонсультантПлюс․