Расторжение трудового договора по инициативе работника (увольнение «по собственному желанию») является одной из самых распространённых ситуаций в кадровой практике. Оформление такого события в трудовой книжке регламентируется Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым приказом Минтруда России от № 320н (далее – Порядок 320н). Ниже представлен пошаговый алгоритм, образцы записей и рекомендации, которые помогут избежать типичных ошибок.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 80 – право работника расторгнуть трудовой договор по собственной инициативе.
• Порядок 320н – правила внесения записей о приёме, переводе, увольнении и других событиях в трудовую книжку.
• Федеральный закон № 273‑ФЗ «О противодействии коррупции» (в части требований к достоверности сведений);

Когда запись считается обязательной?

Запись в трудовой книжке делается, если:

• работник был принят на работу до и отказался переходить на электронный формат трудовой книжки;
• у работника имеется бумажная трудовая книжка (или вкладыш к ней) с свободными строками в разделе «Сведения о работе».

Если работник оформил электронную трудовую книжку, запись вносится в электронный формат согласно приказу Минтруда от № 174н.

Последовательность действий кадрового специалиста

1. Получить от работника заявление об увольнении по собственной инициативе (письменное, с подписью и датой).
2. Изготовить приказ об увольнении по ст. 80 ТК РФ (формат Т‑8 или иной, утверждённый внутренними локальными актами).
3. В течение пяти рабочих дней с даты издания приказа внести запись в трудовую книжку (п. 9 Порядка 320н).
4. Поставить печать организации (если она используется) и подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров).
5. Выдать работнику трудовую книжку под расписку.

Что именно вносится в трудовую книжку?

В разделе «Сведения о работе» заполняются четыре графы:

• Графа 1 – порядковый номер записи (продолжает нумерацию предыдущих записей).
• Графа 2 – дата увольнения (число, месяц, год).
• Графа 3 – формулировка основания увольнения. По инициативе работника запись делается так: «Уволен по собственному желанию».
• Графа 4 – реквизиты приказа, на основании которого сделано увольнение (номер и дата приказа). Если приказ был изменён или отменён, в графе 4 указываются реквизиты исправляющего приказа.

Образец записи в трудовой книжке (бумажный формат)

Графа 1: 15
Графа 2: 
Графа 3: Уволен по собственному желанию
Графа 4: Приказ № 112 от 

При оформлении записи важно:

• Не использовать сокращения, кроме общепринятых (например, «№» вместо «номер»).
• Не зачёркивать и не исправлять запись – если ошибка допущена, её следует аннулировать путем внесения новой записи с пометкой «Недействительно» (см. п. 11 Порядка 320н).
• Выполнять запись разборчивым почерком или печатным шрифтом (при использовании машинной печати).

Особенности при электронной трудовой книжке

Если у работника оформлена электронная трудовая книжка, запись делается в личном кабинете на портале «Работа в России»:

1. В разделе «Сведения о работе» нажать «Добавить запись».
2. Указать дату увольнения, основание «Уволен по собственному желанию» и реквизиты приказа.
3. Подтвердить запись электронной подписью работодателя (или уполномоченного лица).
4. Система автоматически формирует выписку, которую работник может скачать и распечатать.

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: Указание в графе 3 формулировки «Уволен по инициативе работника» вместо «Уволен по собственному желанию».
  Как избежать: Следовать формулировке, установленной п. 9.1 Порядка 320н.
• Ошибка: Пропуск указания номера и даты приказа в графе 4.
  Как избежать: Перед внесением записи дважды проверить реквизиты приказа.
• Ошибка: Внесение записи позже пяти рабочих дней.
  Как избежать: Вести журнал контроля сроков оформления кадровых документов.
• Ошибка: Использование сокращений типа «ув.» или «по соб. жел.».
  Как избежать: Писать полностью, без сокращений, кроме допустимых («№», «г.»).

Правильное оформление записи о расторжении трудового договора по инициативе работника – это не только соблюдение законодательных требований, но и гарантия того, что у сотрудника будет корректная трудовая история, необходимая для будущего трудоустройства, получения пенсии и социальных выплат. Следуя представленному алгоритму, используя образец записи и избегая типичных ошибок, кадровый специалист обеспечит прозрачность и законность всех кадровых процедур.

Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, увольнение во время испытательного срока, совместительство или перевод на другую должность), рекомендуется обратиться к актуальным разъяснениям Минтруда России или воспользоваться системой «КонсультантПлюс» для получения свежих нормативных актов и комментариев.