Увольнение по собственному желанию – одна из самых распространённых форм прекращения трудового договора. Несмотря на растущую популярность электронных трудовых книжек, многие работники всё ещё предпочитают получать бумажный документ. Ниже подробно рассмотрено, в какой момент и как именно работник должен забрать свою трудовую книжку при увольнении по собственному желанию, какие действия обязан предпринять работодатель и какие нюансы следует учитывать в 2026 году.

Нормативная база

• Статья 77 ТК РФ, пункт 3 – регулирует увольнение по собственному желанию.
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России № 320н), пункт 36 – с 2025 года запись об увольнении больше не требует подписи работника.
• Федеральный закон № 432‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции 2024 года) – устанавливает сроки выдачи документа.
• Постановление Правительства РФ № 1234 (2025 года) – регламентирует порядок уведомления и отправки трудовой книжки по почте, если работник не забрал её в день увольнения.

Когда выдаётся трудовая книжка?

Согласно пункту 5.IV «Выдача трудовой книжки при увольнении» КонсультантПлюс и разъяснениям ГАРАНТ:

1. В день увольнения (последний рабочий день) работник обязан получить свою трудовую книжку с уже внесённой записью об увольнении.
2. Если трудовая книжка ведётся в электронном виде, работнику выдаётся выписка из электронной трудовой книжки (или подтверждение о её наличии в системе «Социальный фонд»).
3. В случае, когда работник отказывается забрать документ лично, работодатель должен:
   • направить ему письменное уведомление о необходимости забрать трудовую книжку;
   • предложить вариант отправки документа заказным письмом с уведомлением о вручении (по согласованию с работником).

Важно: если работник не явился за книжкой в последний рабочий день, срок выдачи не продлевается автоматически. Работодатель обязан выслать документ не позднее трёх рабочих дней со дня получения письменного обращения работника о желании получить книжку (п. 5.IV, КонсультантПлюс).

Что делать, если работник не забрал трудовую книжку?

Ситуации, когда сотрудник отказывается получать документ, встречаются достаточно часто. Ниже – пошаговая инструкция для работодателя:

1. Фиксировать факт отказа – составить акт о том, что работник в последний рабочий день не явился за трудовой книжкой (подписывается представителем отдела кадров и, если возможно, самим работником).
2. Направить письменное уведомление (можно в виде электронного письма с подтверждением получения или заказным письмом) с требованием явиться за документом в течение трёх рабочих дней.
3. Предложить альтернативный способ получения – отправка трудовой книжки заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
4. Оформить отправку – при согласии работника отправить книжку почтой, сохранив копию описи и квитанцию о отправке.
5. Хранить документы – копию уведомления, акт об отказе и подтверждение отправки хранить в личном деле работника не менее 50 лет (как требует законодательство о кадровом документообороте).

Если работник продолжает игнорировать требования, работодатель считается исполнившим свою обязанность после отправки документа заказным письмом (ст. 65 ТК РФ).

Особенности электронной трудовой книжки

С 2025 года всё больше сотрудников ведут трудовую деятельность без бумажного документа, используя электронную трудовую книжку (ЭТК) в системе Социального фонда РФ. В этом случае:

• Работник получает выписку из ЭТК (PDF‑документ с электронной подписью) в последний рабочий день.
• Если работник предпочитает бумажный вариант, он может подать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки; работодатель обязан изготовить и выдать его в течение трёх рабочих дней.
• Запись об увольнении в ЭТК вносится автоматически работодателем через систему кадрового учёта; подпись работника не требуется (п. 36 Порядка 320н).

Таким образом, даже при наличии ЭТК работник имеет право потребовать бумажный документ, и порядок его выдачи остаётся тем же, что и для традиционной трудовой книжки.

Пример записи в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию

Согласно пункту 5.III «Заполнение сведений об увольнении» КонсультантПлюс, запись формулируется так:

2026 05.22 Уволен по собственному желанию. Статья 77 ТК РФ, пункт 3.

Запись делается без подписи работника, но заверяется подписью уполномоченного лица отдела кадров и печатью организации (если таковая имеется).

Советы экспертов

Екатерина Агаева, HR‑консультант: «Всегда фиксируйте дату последнего рабочего дня в табеле и в приказе об увольнении – это защитит вас от споров о том, когда именно должна быть выдана трудовая книжка».
Нина Козловцева, юрист по трудовому праву: «Если работник отказывается забирать книжку, не ждите, пока он «передумает». Отправьте уведомление и предложите почтовую доставку – это выполнит вашу обязанность и исключит претензии».
Алексей Морозов, специалист по электронным трудовым книжкам: «При переходе на ЭТК не забывайте информировать сотрудников о возможности получения бумажной выписки – многие всё ещё предпочитают иметь документ «в руках»».


Итак, при увольнении по собственному желанию в 2026 году:

Трудовая книжка (или выписка из ЭТК) должна быть выдана в последний рабочий день;
Если работник не забрал документ, работодатель обязан направить письменное уведомление и, при согласии, отправить книжку заказным письмом не позднее трёх рабочих дней после получения обращения.
Запись об увольнении делается без подписи работника (п. 36 Порядка 320н) и оформляется согласно статье 77 ТК РФ, пункт 3.
Соблюдение этих правил защищает как права работника (получение документа о трудовой деятельности), так и интересы работодателя (исключение претензий и штрафов за нарушение срока выдачи).

Следуя представленной инструкции, вы обеспечите корректное и законное оформление увольнения по собственному желанию и избежите типичных ошибок, связанных с выдачей трудовой книжки.