Увольнение по собственному желанию – наиболее распространённый способ прекращения трудового договора. Несмотря на кажущуюся простоту процедуры, оформление записи в трудовой книжке требует строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ и учёта множества нюансов, особенно когда работник находится в отпуске в момент подачи заявления. Ниже представлен пошаговый алгоритм действий, рекомендации по оформлению документов, расчёту с сотрудником и типичным ошибкам работодателей.

Нормативная база

• Статья 80 ТК РФ – порядок подачи заявления об увольнении по собственному желанию.
• Пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ – основание для записи в трудовой книжке: «Уволен по собственному желанию».
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – требования к формулировкам и порядку внесения записей.
• Письма и разъяснения Роструда (Онлайнинспекция.рф) – актуальные рекомендации по избежанию ошибок.

Подготовка заявления работника

Работник обязан подать письменное заявление об уходе. В заявлении должны быть указаны:

• дата подачи;
• желаемая дата увольнения (должна быть не ранее двух недель с момента подачи, если иное не установлено коллективным договором или трудовым договором);
• основание увольнения – «по собственному желанию» (указание причины не обязательно);
• подпись работника и дата составления заявления.

Если работник находится в отпуске, заявление может быть подано любым удобным способом (лично, почтой, электронной почтой с подтверждением получения). Дата подачи считается днём получения заявления работодателем.

Издание приказа об увольнении

После получения заявления работодатель в течение трёх рабочих дней издаёт приказ об увольнении по форме Т-8 (или иной утверждённой форме). В приказе указываются:

• ФИО сотрудника, его должность, структурное подразделение;
• основание увольнения – «по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»;
• дата увольнения (последний день работы);
• номер и дата приказа.

Приказ подписывается руководителем организации и ознакамливается под роспись с работником (в случае отпуска – направляется ему для ознакомления и возврата подписи).

Внесение записи в трудовую книжку

Запись в трудовую книжку делается в день увольнения (последний рабочий день) и должна точно соответствовать формулировке приказа и ТК РФ.

Пример записи:
2026 г. № 45
Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Обязательные элементы записи:

• порядковый номер записи;
• дата внесения (день, месяц, год);
• полная формулировка основания увольнения;
• ссылка на нормативный акт (статья ТК РФ);
• подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации (если используется).

Важно! Формулировка не должна содержать сокращений, не предусмотренных инструкцией, и не должна отличаться от текста приказа.

Расчёт с работником

В день увольнения работнику выплачиваются все причитающиеся суммы:

• заработная плата за отработанное время;
• компенсация за неиспользованный отпуск (если отпуск не был использован полностью);
• иные выплаты, предусмотренные трудовым договором, коллективным договором или локальными нормативными актами (премии, надбавки и т;д.).

Все выплаты производятся не позднее последнего дня работы. При увольнении во время отпуска компенсация за отпуск выплачивается в полном объёме, а заработная плата – за дни фактически отработанные до начала отпуска.

Сдача отчётности в СФР

После увольнения необходимо в течение одного рабочего дня направить в Социальный фонд России сведения об увольняющемся работнику (форма СЗВ‑ТД). Это делается через личный кабинет работодателя на портале Госуслуг или через систему электронного документооборота.

Особенности увольнения работника, находящегося в отпуске

Трудовой кодекс не запрещает увольнять сотрудника во время отпуска. Procedurally:

1. Работник подаёт заявление (можно направить его во время отпуска).
2. Работодатель издаёт приказ об увольнении, указывая дату увольнения – последний день отпуска (или иной день, согласованный с работником, но не ранее двух недель с даты подачи заявления);
3. Запись в трудовую книжку делаеться в последний день работы (т.е. последний день отпуска).
4. Расчёт производится в день увольнения: выплачивается заработная плата за дни до отпуска, компенсация за неиспользованный отпуск и все остальные причитающиеся суммы.

Важно соблюсти двухнедельный срок отработки, если работник не согласен на более ранний срок. Стороны могут договориться об уменьшении или увеличении этого срока по взаимному согласию.

Типичные ошибки работодателей

• Неправильная формулировка записи – использование фраз «уволен по собственному желанию» без указания пункта статьи ТК РФ или добавление лишних слов.
• Нарушение сроков – выдача трудовой книжки позже последнего дня работы или задержка выплаты компенсаций.
• Отсутствие подписи работника на приказе – если работник находится в отпуске, необходимо получить его подпись (например, через электронный документооборот) либо направить приказ заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Неправильный расчёт компенсации за отпуск – не учитываются дни отпуска, предоставленные авансом, или неверно рассчитывается среднедневной заработок.
• Пропуск отправки сведений в СФР – приводит к штрафам и проблемам с последующим учётом стажа работника.

Рекомендации по минимизации рисков

1. Использовать образцы заявлений и приказов, утверждённые внутренними локальными актами организации.
2. Вести журнал регистрации заявлений об увольнении с указанием даты получения и номера приказа.
3. Перед внесением записи в трудовую книжку сверять формулировку с текстом приказа и инструкцией по заполнению трудовых книжек.
4. Обеспечить своевременную выплату всех сумм – лучше произвести расчёт в последний рабочий день и выдать расчётный лист под роспись.
5. При увольнении во время отпуска оформить отдельный акт о согласовании даты увольнения, если она отличается от последнего дня отпуска.
6. Хранить копии всех документов (заявление, приказ, трудовая книжка, расчётный лист) в личном деле сотрудника не менее 50 лет.

Запись в трудовую книжку по собственному желанию после отпуска – процедура, регламентированная чётко Трудовым кодексом РФ и инструкцией по заполнению трудовых книжек. Соблюдение всех этапов: правильное оформление заявления, издание приказа, точное внесение записи, своевременный расчёт и отправка сведений в СФР – гарантирует отсутствие претензий со стороны бывшего сотрудника и контролирующих органов. Следуя представленным рекомендациям и избегая типичных ошибок, кадровая служба сможет провести увольнение быстро, корректно и без правовых рисков.