Важно! В 2026 году правила оформления трудовой книжки при увольнении претерпели изменения. В этой статье мы разберем все нюансы: от формулировок записей до подписания документов и сдачи отчетности.

📌 Основные изменения и актуальные требования 2026 года

📝 Правила оформления записи об увольнении в трудовой книжке

Общие требования к формулировкам

Согласно Порядку 320н и Трудовому кодексу РФ, запись об увольнении должна начинаться со слова «Уволен». Примеры:

Увольнение по собственному желанию

В 2026 году допустимы две формулировки записи:

• Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ
• Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ

Увольнение по другим основаниям

Примеры формулировок для других случаев:

📑 Электронная трудовая книжка: новые правила 2026 года

С 2020 года в России внедряются электронные трудовые книжки. В 2026 году порядок их ведения закреплен следующим образом:

Как вносятся записи

Записи об увольнении в электронную трудовую книжку вносятся путем подачи специальной отчетной формы ЕФС-1 в Социальный фонд (СФР).

Сроки подачи отчетности

Что включает отчет

В подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 указываются:

• Сведения о трудовой деятельности работника
• Дата и основание увольнения
• Должность и наименование организации

🖋️ Подпись уволенного: что нужно знать

Подпись в трудовой книжке

Подпись в книге учета движения трудовых книжек

При получении трудовой книжки работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек (и вкладышей). Это подтверждает факт получения документа.

Что делать, если работник отказывается расписываться

Если работник отказывается подписывать:

1. Сделайте отметку об отказе в приказе об увольнении
2. Зафиксируйте факт в акте приема-передачи трудовой книжки
3. Укажите причину отказа в книге учета движения трудовых книжек

Подпись ответственного лица

Все записи в трудовой книжке (включая запись об увольнении) должны быть заверены:

• Подписью ответственного лица (например, специалиста по кадрам)
• Указанием его должности
• Расшифровкой подписи
• Печатью организации (если она используется)

📋 Пошаговая инструкция увольнения с оформлением трудовой книжки

🚨 Распространенные ошибки и как их избежать

Неверная формулировка записи

❌ Ошибка: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника»

✅ Правильно: «Уволен по собственному желанию»

Отсутствие подписи ответственного лица

❌ Ошибка: Запись не заверена подписью кадровика

✅ Правильно: Все записи должны быть заверены с указанием должности и расшифровки

Несвоевременная сдача отчетности по электронной трудовой

❌ Ошибка: Форма ЕФС-1 подана позже следующего рабочего дня

✅ Правильно: Сдать отчет в установленный срок (п. 4 Порядка заполнения ЕФС-1)

Отсутствие отметки о выдаче трудовой книжки

❌ Ошибка: Нет записи в книге учета движения трудовых книжек

✅ Правильно: Зафиксировать получение трудовой книжки подписью работника

📄 Образцы записей об увольнении 2026 года

Образец 1: Увольнение по собственному желанию

Образец 2: Увольнение по соглашению сторон

Образец 3: Увольнение за прогул

Образец 4: Увольнение в связи со смертью работника

🔍 Ответственность за нарушения

За нарушения при оформлении трудовой книжки или непредставление отчетности предусмотрены следующие виды ответственности:

Административная ответственность

• Для должностных лиц: штраф от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)
• Для юридических лиц: штраф от 30 000 до 50 000 рублей

Материальная ответственность

Работодатель несет ответственность за неправильное оформление трудовой книжки, что может привести к:

• Возмещению ущерба работнику
• Признанию записи недействительной
• Возможным судебным разбирательствам

💡 Полезные советы кадровику

Всегда проверяйте правильность формулировок

Используйте официальные образцы из Порядка 320н или типовые формы от Минтруда.

Храните копии всех документов

Рекомендация: Сохраняйте копии приказов, записей в трудовой книжке и форм ЕФС-1 не менее 5 лет.

Используйте программное обеспечение

Современные программы (например, 1С:Зарплата и управление персоналом) автоматически формируют правильные записи и отчеты.

Проводите обучение сотрудников

Регулярно повышайте квалификацию сотрудников кадровой службы по новым правилам ведения трудовых книжек.

📚 Нормативные акты

При оформлении увольнения и трудовой книжки руководствуйтесь следующими документами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (Федеральный закон от N 197-ФЗ)
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от N 225)
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Минтруда РФ от N 69)
• Порядок заполнения ЕФС-1 (Приказ Минтруда России от N 970н)
• Закон от N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

❓ Часто задаваемые вопросы

Нужно ли работнику расписываться под записью об увольнении в трудовой книжке?

Ответ: Нет, с 1 сентября 2021 года это требование отменено (п. 36 Порядка 320н).

Как оформить увольнение, если у работника электронная трудовая книжка?

Ответ: Внесите запись в форму ЕФС-1 и направьте ее в Социальный фонд не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении;

Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой?

Ответ: Направьте работнику заказное письмо с уведомлением о необходимости получения трудовой книжки. Если он не явится в течение 3 дней, отправьте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой.

Можно ли сделать запись об увольнении задним числом?

Ответ: Нет, записи в трудовой книжке должны вноситься своевременно и соответствовать дате издания приказа об увольнении.

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Ответ: Внесите исправление в установленном порядке: зачеркните неправильную запись, внесите правильную и заверите подписью ответственного лица с указанием «Исправленному верить».

Оформление увольнения и записей в трудовой книжке — это ответственный процесс, требующий знания актуальных нормативных актов и внимательности. В 2026 году ключевые изменения касаются:

• Формулировок записей («Уволен…» вместо «Трудовой договор расторгнут…»)
• Отмены требования о подписи работника под записью об увольнении
• Обязательной сдачи формы ЕФС-1 при увольнении с электронной трудовой книжкой
• Сроков подачи отчетности (не позднее следующего рабочего дня)

Следуя нашим рекомендациям и используя приведенные образцы, вы сможете избежать ошибок и оформить увольнение в полном соответствии с законодательством.

Дата публикации: 23 мая 2026 года