Увольнение по сокращению численности или штата — это одна из самых сложных процедур в кадровом делопроизводстве. Ошибка в оформлении документов‚ и особенно в трудовой книжке‚ может привести к восстановлению работника на работе через суд и выплате компенсации за вынужденный прогул. В 2026 году правила ведения трудовых книжек остаются строгими и требуют внимательности к деталям.

В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно сформулировать запись‚ какие графы заполнять и на какие нормативные акты опираться.

Основания для внесения записи

Запись в трудовую книжку вносится только после издания соответствующего приказа (распоряжения) работодателя. Основанием для увольнения по сокращению является пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Важно помнить: формулировка в трудовой книжке должна дословно соответствовать формулировке в законе‚ но с добавлением конкретики (штат или численность).

Ключевые правила заполнения (Графы 1–4)

Согласно действующему порядку ведения трудовых книжек‚ запись вносится в раздел «Сведения о работе» и должна содержать следующие данные:

Графа 1 (№ п/п): Ставится порядковый номер вносимой записи. Нумерация ведется сплошная по всей трудовой книжке работника.
Графа 2 (Дата): Указывается дата увольнения (прекращения трудового договора).

• Важно: Это последний рабочий день сотрудника. Если работник увольняется досрочно по соглашению сторон в период предупреждения о сокращении‚ указывается дата‚ указанная в заявлении работника.

Графа 3 (Запись о причине): Делается запись о причине увольнения со ссылкой на статью‚ часть‚ пункт и номер закона.
Графа 4 (Документ-основание): Указывается наименование документа (приказ или распоряжение)‚ его дата и номер.

Образец правильной формулировки

Самая распространенная ошибка — неправильное цитирование статьи ТК РФ. Запись должна выглядеть следующим образом:
> Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации‚ пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Или‚ если сокращается именно численность (количество единиц по одной должности)‚ а не штат (должности целиком):
> Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности работников организации‚ пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Пример заполненной записи в таблице

| № п/п | Дата | Сведения о приеме на работу‚ переводе на другую постоянную работу‚ квалификации‚ увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью‚ часть статьи‚ пункт статьи ТК РФ) | Наименование‚ дата и номер документа‚ на основании которого внесена запись |
| :— | :— | :— | :— |
| *1* | *2* | *3* | *4* |
| 15 | | Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации‚ пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от № 45-к |
(Пример актуален на текущую дату: 21 мая 2026 года)

Нюансы и особые ситуации

Досрочное увольнение при сокращении

Работник имеет право уволиться раньше истечения двухмесячного срока предупреждения. В этом случае:

• Издается новый приказ об увольнении.
• В трудовую книжку вносится запись об увольнении по сокращению (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)‚ а не «по собственному желанию».
• Датой увольнения указывается день‚ указанный в заявлении работника.
• Работнику выплачивается компенсация за оставшиеся дни предупреждения.

Электронная трудовая книжка

Не забывайте‚ что в 2026 году параллельно с бумажной ведется электронная трудовая книжка (СТД-Р). Сведения об увольнении по сокращению должны быть переданы в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Формулировка в электронном виде должна полностью совпадать с бумажным аналогом.

Личная карточка (форма Т-2)

Перед тем как сделать запись в трудовой‚ данные об увольнении вносятся в личную карточку работника (раздел XI «Основание прекращения трудового договора»). Там также указывается причина со ссылкой на п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Частые ошибки работодателей

Чтобы избежать проблем с трудовой инспекцией и судами‚ избегайте следующих ошибок:

• Неверная ссылка на статью. Нельзя писать просто «ст. 81 ТК РФ». Обязательно указывать «пункт 2 части первой».
• Неточная формулировка причины. Фразы «в связи с оптимизацией»‚ «в связи с реорганизацией» или «по сокращению должностей» являются юридически неграмотными для этой статьи. Используйте только «сокращение численности» или «сокращение штата».
• Несоответствие дат. Дата в графе 2 должна совпадать с датой увольнения в приказе и днем‚ когда работник получил расчет.
• Отсутствие подписи. Запись должна быть заверена подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется)‚ а также подписью работника.

Алгоритм действий кадровика в день увольнения

Издать приказ об увольнении (форма Т-8 или собственная форма работодателя).
Зарегистрировать приказ в журнале учета.
Внести запись в личную карточку (Т-2).
Внести запись в трудовую книжку (соблюдая нумерацию и формулировку п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Заверить запись подписью и печатью.
Ознакомить работника с записью под роспись.
Выдать трудовую книжку работнику на руки (или передать сведения в СФР для электронной версии).
Произвести полный расчет (зарплата‚ компенсация за отпуск‚ выходное пособие).

Правильное оформление увольнения по сокращению, это гарантия юридической безопасности для компании и соблюдение прав работника. Помните‚ что любая двусмысленность в записи может быть трактована судом не в пользу работодателя.