Увольнение по сокращению численности (штата) работников – один из самых часто встречающихся видов прекращения трудового договора․ При этом важно правильно оформить запись в трудовой книжке, чтобы она полностью соответствовала требованиям Трудового кодекса РФ и не вызвала вопросов у проверяющих органов․

Правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие порядок увольнения по сокращению и оформление записи в трудовой книжке:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):
   • Статья 81 часть 1 пункт 2 – основания для увольнения по сокращению численности (штата) работников․
   • Статья 66 – порядок внесения записей в трудовую книжку․
2. Постановление Правительства РФ № 99 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции 2022 г․)
3. Инструкция Минтруда России «О порядке оформления записей в трудовой книжке при увольнении работников»․

Кому и когда вносится запись

Запись вносится отделом кадров (или иным уполномоченным лицом) в момент фактического прекращения трудового договора, т․е․ в день, указанный в приказе об увольнении․ Дата в трудовой книжке ставится по факту внесения записи, а не по дате из приказа․

Что должно быть указано в записи

Запись должна быть полной, без сокращений, и содержать следующие обязательные элементы:

• Номер записи (по порядку в книге)․
• Дата увольнения (дата прекращения действия трудового договора)․
• Основание увольнения – точная формулировка со ссылкой на нормативный акт:
  
  «Уволен(а) в связи с сокращением численности (штата) работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»․
• Номер и дата приказа об увольнении (в отдельной графе, если в книге предусмотрена такая колонка)․
• Подпись ответственного лица (обычно руководитель отдела кадров)․

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Подготовка приказа․ Работодатель издаёт приказ об увольнении по сокращению численности (штата) с указанием:
   • Номера приказа;
   • Дата издания;
   • Ссылки на пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ;
   • Список работников, подлежащих увольнению․
2. Уведомление работников․ За 2 недели (или иной срок, предусмотренный коллективным договором) работникам направляются уведомления о предстоящем сокращении․
3. Заполнение формы Т‑2․ В личную карточку (унифицированная форма Т‑2) вносится запись о прекращении трудового договора в связи с сокращением численности/штата․
4. Внесение записи в трудовую книжку:
   • Указывают номер записи (например, 1, 2, 3 …)․
   • Записывают дату увольнения (день, когда договор прекращён)․
   • Вносят полную формулировку основания (см․ пункт 3)․
   • Указывают номер и дату приказа (если в книге предусмотрена отдельная колонка)․
   • Подписывают запись (ФИО, должность, подпись)․
5. Подписание работником․ После внесения записи работник подписывает свою личную карточку, подтверждая получение информации․
6. Хранение документов․ Приказ, уведомления, лист согласия и копия записи сохраняются в кадровом деле в течение установленного срока (5 лет)․

Образец записи в трудовой книжке

– Уволен(а) в связи с сокращением численности (штата) работников организации,
 пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․
 Приказ № 45/2026 от ․
 _______________________/И․ И․ Иванов (директор)

Вариант записи, если в книге предусмотрены отдельные колонки:

Частые ошибки при оформлении записи

• Сокращения текста – запись должна быть полной, без аббревиатур типа «сокр․ штата»․
• Отсутствие ссылки на нормативный акт – без указания пункта 2 части 1 статьи 81 ТК РФ запись считается неполной․
• Неправильная дата – в книге ставится дата фактического внесения записи, а не дата приказа․
• Отсутствие подписи – без подписи ответственного лица запись может быть оспорена проверяющими․
• Неуказание номера приказа – в случае споров необходимо иметь возможность быстро найти приказ․

Вопросы и ответы (FAQ)

Вопрос: Можно ли указать в записи только «Уволен(а) по сокращению штата»?

Нет․ Требуется полная формулировка с указанием конкретного пункта закона: «пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»;

Вопрос: Какая дата считается датой увольнения?

Дата, указанная в приказе об увольнении (дата прекращения действия трудового договора)․ Именно её следует записывать в трудовой книжке․

Вопрос: Нужно ли делать запись в личной карточке (форма Т‑2) и в трудовой книжке?

Да․ Запись в личной карточке фиксирует факт прекращения договора, а запись в трудовой книжке – официально отражает основание увольнения․

Вопрос: Как оформить запись, если увольнение происходит в несколько этапов?

Для каждой группы работников делается отдельный приказ и отдельная запись в их трудовых книжках․ Нумерация записей продолжается последовательно․

Корректное оформление записи в трудовой книжке при увольнении по сокращению численности (штата) – важный элемент кадровой документации․ Соблюдение требований ТК РФ, точная формулировка основания и наличие всех обязательных реквизитов позволяют избежать проблем при проверках и защитить интересы как работодателя, так и работника․

Помните: полнота записи и ссылка на нормативный акт – ключ к её юридической силе․