Увольнение по сокращению штата, одно из наиболее часто встречающихся оснований прекращения трудового договора. При этом процесс оформления записи в трудовой книжке требует строгого соблюдения законодательства, иначе работник может оспорить увольнение, а работодатель — понести административную ответственность. В этой статье вы найдете полную, актуальную на 2026 год инструкцию по заполнению трудовой книжки при увольнении по сокращению, включая формулировки, порядок действий, ошибки и особенности электронных трудовых книжек.

Правовая основа

Заполнение трудовой книжки при увольнении по сокращению регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 81, п. 2 ч. 1, увольнение по инициативе работодателя в связи с сокращением численности или штата);
• Приказ Минтруда России от № 320н — «Порядок ведения и хранения трудовых книжек»;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда РФ от № 69 (в ред. от 2021 г.);
• Федеральный закон от № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» — для электронных трудовых книжек.

Порядок оформления записи в трудовой книжке

Запись об увольнении по сокращению вносится в трудовую книжку в строгом соответствии с установленной формой. Все записи должны быть сделаны чернилами черного цвета, разборчиво, без помарок, исправлений и сокращений (кроме общепринятых).

Структура записи

Запись в трудовой книжке состоит из трех граф:

1. Графа 1, порядковый номер записи: присваивается последовательно, начиная с 1. При увольнении по сокращению, это, как правило, последняя запись в разделе «Сведения о работе».
2. Графа 2 — дата увольнения: указывается число, месяц и год последнего дня работы сотрудника. Дата должна совпадать с датой, указанной в приказе об увольнении и в расчетном листке.
3. Графа 3 — основание увольнения: здесь указывается точная формулировка из Трудового кодекса РФ.

Правильная формулировка

Важно! Нельзя использовать упрощенные или косвенные формулировки, такие как «уволен по сокращению» или «сокращение штата». Это может быть расценено как нарушение.

Правильная формулировка записи об увольнении по сокращению штата:

«Трудовой договор расторгнут по п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации в связи с сокращением численности или штата работников организации»

Почему именно так?

• Ссылка на п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — обязательна. Просто «п. 2 ст. 81» — недостаточно, это нарушение Инструкции.
• Указание на «сокращение численности или штата» — точная формулировка закона. Можно использовать оба варианта, если они применимы.
• Фраза «Трудовой договор расторгнут», официальная формулировка, рекомендованная Пенсионным фондом РФ и Минтрудом.

Пример корректной записи в трудовой книжке:

Особенности при сокращении: что еще нужно сделать?

Запись в трудовой книжке — это не единственный этап. Работодатель обязан соблюсти полный алгоритм:

1. Уведомление работника — не позднее чем за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ).
2. Предложение другой вакансии — в пределах организации, соответствующей квалификации работника.
3. Издания приказа об увольнении — по форме № Т-8 или Т-8а, с указанием того же основания (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
4. Выплата всех положенных сумм: заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие (не менее среднего месячного заработка) и компенсация за неиспользованный отпуск.
5. Выдача трудовой книжки — в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Нарушение срока — основание для штрафа.

Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой?

Если работник не пришел за трудовой книжкой в день увольнения, работодатель обязан:

• Направить ему письменное уведомление (заказным письмом с уведомлением о вручении) о необходимости явиться за документом;
• Сохранить трудовую книжку в архиве до момента востребования;
• С момента направления уведомления — не нести ответственность за задержку выдачи.

Электронная трудовая книжка: как оформляется увольнение по сокращению?

С 2020 года работники могут выбрать электронный формат трудовой книжки. В этом случае:

• Запись об увольнении не вносится в бумажную книжку — она остается в архиве.
• Работодатель обязан подать сведения в Пенсионный фонд РФ через форму ЕФС-1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности).
• Формулировка в ЕФС-1 должна быть идентичной бумажной: «Трудовой договор расторгнут по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в связи с сокращением численности или штата работников организации».
• Сведения передаются в течение одного рабочего дня после увольнения.

Важно! Если работник имеет и бумажную, и электронную трудовую книжку — запись вносится только в электронную. Бумажная остается без изменений.

Частые ошибки и как их избежать

Вот типичные ошибки кадровиков и как их исправить:

1. Ошибка: «Уволен по сокращению», не хватает ссылки на статью ТК РФ. Исправление: использовать полную формулировку из п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
2. Ошибка: «п. 2 ст. 81» без «ч. 1», нарушение точности; Исправление: всегда указывать «п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».
3. Ошибка: запись сделана не в день увольнения — нарушение ст. 84.1 ТК РФ. Исправление: выдавать книжку в последний рабочий день.
4. Ошибка: подпись работника под записью — с 1 сентября 2021 года не требуется (Приказ Минтруда № 320н). Не требуйте подписи!
5. Ошибка: использование сокращений — например, «ТК РФ» вместо «Трудового кодекса Российской Федерации». Исправление: писать полностью, как в законе.

Образец заполнения (для печати)

Вот готовый шаблон для кадрового отдела:

Графа 1: 15 
Графа 2: 
Графа 3: Трудовой договор расторгнут по п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации в связи с сокращением численности или штата работников организации

Примечание: Все записи вносятся в трудовую книжку рукописно (если бумажная) или через программу 1С:ЗУП, Контур, СБИС и т.п. — с автоматической генерацией корректной формулировки.

Чтобы избежать споров, штрафов и судебных исков, запомните три главных правила:

1. Точность формулировки — только полная ссылка на п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
2. Своевременность — выдать книжку в день увольнения.
3. Документальное подтверждение, приказ, уведомление, расчетный листок должны совпадать с записью в трудовой книжке.

Соблюдение этих правил не только защищает работника, но и сохраняет репутацию работодателя как надежного и законопослушного работодателя.

Важно! Регулярно проверяйте обновления приказов Минтруда и инструкций — законодательство в сфере трудовых отношений меняется. На 2026 год действует Приказ № 320н от — он остается основным регулятором.

Скачать образцы заполнения трудовой книжки при увольнении по сокращению можно на официальном сайте Минтруда России или в системах Контур, 1С, СБИС.