Увольнение по сокращению штата — это одна из самых сложных процедур для работодателя и стрессовая ситуация для сотрудника. Однако закон строго регламентирует каждый шаг этого процесса‚ включая финальный этап: внесение записи в трудовую книжку. Ошибка в формулировке или ссылке на статью Трудового кодекса может привести к признанию увольнения незаконным в суде.

В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно сделать запись в 2026 году‚ какие формулировки использовать для бумажных и электронных трудовых книжек‚ и на какие нормативные акты опираться.

Правовое основание увольнения

Самое главное‚ что нужно помнить при оформлении документов: запись в трудовой книжке должна дословно соответствовать формулировке‚ указанной в Трудовом кодексе Российской Федерации. Любые сокращения‚ изменения падежей или добавление лишних слов недопустимы.

Основанием для увольнения при сокращении численности или штата работников является:

• Пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ.

Именно на эту норму права должна быть сделана ссылка в документе.

Правила заполнения бумажной трудовой книжки

Если у сотрудника ведется бумажная трудовая книжка‚ запись вносится в раздел «Сведения о работе». Запись делается после издания приказа об увольнении и является основанием для выдачи трудовой книжки на руки работнику в последний день работы.

Требования к оформлению:

1. Графа 1: Указывается порядковый номер записи (следующий по порядку после последней записи).
2. Графа 2: Указывается дата увольнения (последний рабочий день).
3. Графа 3: Вносится сама запись об увольнении. Каждое слово должно быть написано полностью‚ сокращения не допускаются.
4. Графа 4: Указывается реквизиты приказа (распоряжения) об увольнении (номер и дата).

Правильная формулировка записи

В зависимости от того‚ что именно произошло — уменьшение количества единиц по одной должности (численность) или исключение целой должности из штатного расписания (штат)‚ формулировка может незначительно варьироваться в описательной части‚ но ссылка на закон остается единой.

Вариант 1 (Классический‚ при сокращении штата):

Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации‚ пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Вариант 2 (При сокращении численности):

Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности работников организации‚ пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Важно: Фразы «Уволен по сокращению» или «Сокращен» являются разговорными и в официальных документах использоваться не должны. Необходимо использовать полную юридическую формулировку.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года и в 2026 году основным форматом ведения учета остается электронный. При увольнении по сокращению штата работодатель обязан передать сведения в Социальный фонд России (СФР).

В электронной форме запись формируется автоматически на основе выбранных кодов и справочников‚ но суть остается той же: в основании увольнения будет указан код‚ соответствующий п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Сотрудник может проверить эту запись в своем личном кабинете на портале Госуслуг или в приложении СФР сразу после того‚ как работодатель отправит отчет.

Пошаговая инструкция для работодателя

Чтобы избежать ошибок и судебных исков‚ следуйте этому алгоритму:

• Шаг 1. Издание приказа. После истечения всех сроков уведомления (минимум 2 месяца) издается приказ об увольнении.
• Шаг 2. Ознакомление. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись.
• Шаг 3. Внесение записи. В бумажную трудовую книжку вносится запись в разделе «Сведения о работе» с точной формулировкой из ТК РФ.
• Шаг 4. Заверение. Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется). Сотрудник ставит свою подпись‚ подтверждая получение трудовой книжки.
• Шаг 5. Личная карточка. Аналогичная запись вносится в личную карточку работника (форма Т-2)‚ где сотрудник также расписывается.
• Шаг 6. Выдача документов. В последний рабочий день сотруднику выдаются трудовая книжка (если бумажная) и справки о доходах.

Частые ошибки при заполнении

Анализ судебной практики показывает‚ что чаще всего встречаются следующие ошибки‚ которые могут привести к восстановлению сотрудника на работе:

1. Неверная ссылка на статью. Указание только номера статьи без части и пункта (например‚ просто «ст. 81 ТК РФ»).
2. Использование сокращений. Написание «п. 2 ч; 1 ст. 81» вместо полного текста в графе 3 (хотя в графе 4 реквизиты приказа можно сокращать‚ основание увольнения лучше писать полностью или строго по шаблону).
3. Несоответствие даты. Дата в приказе‚ дата в трудовой и фактический последний день работы должны совпадать.
4. Отсутствие подписи работника. Если работник отказывается подписывать запись‚ об этом составляется акт в присутствии свидетелей.

Правильное оформление записи об увольнении в связи с сокращением штата — это не просто бюрократическая формальность‚ а гарантия соблюдения прав работника и защита интересов работодателя. Использование точной формулировки: «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации‚ пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» является обязательным требованием законодательства в 2026 году.

Помните: каждая буква в трудовой книжке имеет значение. Внимательность к деталям при заполнении документов поможет избежать длительных судебных разбирательств и обеспечит корректный учет трудового стажа гражданина.