Увольнение по сокращению штата (или численности) является одной из самых распространённых форм расторжения трудового договора по инициативе работодателя․ Правильное оформление такой записи в трудовой книжке имеет важное значение как для сотрудника (подтверждает законность увольнения и право на пособия), так и для организации (избегает споров и штрафов со стороны трудовой инспекции)․ В данной статье подробно рассмотрены нормативные основания, пошаговая процедура, образцы записей и типичные ошибки, актуальные на 2026 год․

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации, ст․ 81 – основание увольнения по сокращению штата или численности (п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ)․
• Приказ Минтруда России от № 721н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции, действующей с )․
• Федеральный закон № 422‑ФЗ от «О трудовой книжке» (с последними изменениями)․
• Разъяснения Роструда и судебной практики (например, Определение 1-го КСОЮ от № 88‑29033/2021)․

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Подготовка приказа об увольнении
   • В приказе указываются: основание (п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ), дата увольнения, реквизиты приказа о сокращении штата, ФИО сотрудника, его должность․
   • Приказ подписывается руководителем организации и утверждается отделом кадров․
2. Ознакомление сотрудника с приказом
   • Сотрудник расписывается в приказе о ознакомлении под роспись․
   • Копия приказа выдается работнику под расписку․
3. Расчёт и выплата всех причитающихся сумм
   • Выходное пособие (среднемесячный заработок), компенсация за неиспользованный отпуск, иные выплаты по коллективному договору или локальным актам․
4. Внесение записи в трудовую книжку
   • Запись делается после оформления приказа и выдачи всех выплат․
   • Заполняется раздел «Сведения о работе» (графы 1‑4)․
5. Оформление справки о доходах (2‑НДФЛ) и выдача трудовой книжки
   • Сотрудник расписывается в личной карточке (форма Т‑2) о получении трудовой книжки․
   • Трудовая книжка выдается под расписку в день увольнения․

Как заполнить трудовую книжку: графы и образец записи

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда № 721н), при увольнении по сокращению штата заполняются следующие графы раздела «Сведения о работе»:

• Графа 1 – порядковый номер записи (последовательно увеличивается с каждой новой записью)․
• Графа 2 – дата увольнения (день, месяц, год)․
• Графа 3 – сведения о выполняемой работе (должность, структурное подразделение)․
• Графа 4 – основание увольнения (указывается полностью, без сокращений)․

Образец записи (жирным выделены обязательные элементы):

Инженер‑конструктор, отдел проектирования 
Уволен(а) по сокращению штата работников организации, п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ

Важно:

• Каждое слово в графе 4 пишется полностью, без аббревиатур (например, «по сокращению штата работников организации»)․
• После фразы указывается ссылка на норму ТК РФ: «п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ»․
• Если в организации принято указывать также номер и дату приказа об увольнении, это допускается в графе 3 после должности (например: «Инженер‑конструктор, отдел проектирования; приказ № 123 от »)․
• Под записью ставится подпись сотрудника и представителя отдела кадров, а также ставится печать организации (если она используется)․

Особенности оформления в 2022‑2026 гг․

• С вступил в силу новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда № 721н), который уточнил, что запись об увольнении делается «в общем порядке», т․е․ после всех расчетов и выдачи документов․
• В 2024‑2025 гг․ суды неоднократно подчеркивали, что ошибка в формулировке основания (например, omission «п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ») может служить основанием для восстановления на работе, даже если процедура сокращения была соблюдена․
• В 2026 году Роструд рекомендует указывать в графе 4 не только ссылку на статью ТК РФ, но и реквизиты приказа о сокращении (номер и дата), чтобы избежать двойной трактовки при проверках․

Частые ошибки и как их избежать

• Сокращение формулировки – запись вида «Уволен по сокращению» считается неполной и может быть оспорена․ Нужно писать полностью: «Уволен(а) по сокращению штата работников организации»․
• Отсутствие ссылки на ТК РФ – без указания пункта и части статьи запись не соответствует требованиям Порядка․
• Неправильная дата – дата в графе 2 должна совпадать с датой, указанной в приказе об увольнении․
• Запись до расчёта – внесение записи до выдачи всех выплат может быть признано нарушением порядка расчёта с сотрудником․
• Отсутствие подписи сотрудника – трудовая книжка считается невыданной, если работник не расписался в получении․

Права работника при увольнении по сокращению штата

• Получение письменного уведомления о предстоящем сокращении не менее чем за два месяца (ст․ 81 ТК РФ)․
• Право на выходное пособие (среднемесячный заработок) и компенсацию за неиспользованный отпуск․
• Право на предоставление другой вакансии, соответствующей квалификации, если таковая имеется в организации (ст․ 64 ТК РФ)․
• Получение трудовой книжки с корректной записью об увольнении в день расчёта․
• В случае неправильной записи – право обратиться в суд с требованием о восстановлении на работе или компенсации морального вреда․

Запись в трудовой книжке при увольнении по сокращению штата – это не просто формальность, а важный юридический документ, подтверждающий законность расторжения трудового договора․ Соблюдение всех требований ТК РФ, Приказа Минтруда № 721н и судебной практики гарантирует защиту прав как работника, так и работодателя․ При оформлении следует:

1. Чётко указать основание увольнения с полной ссылкой на п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ․
2. Заполнить все графы раздела «Сведения о работе» в соответствии с Порядком ведения трудовых книжек․
3. Убедиться, что запись сделана после полного расчёта и выдачи всех причитающихся выплат․
4. Проверить наличие подписей сотрудника и представителя отдела кадров, а также печать организации (при её использовании)․

Следуя этим рекомендациям, вы минимизируете риски трудовых споров и обеспечите прозрачность процедуры сокращения штата в вашей организации․