В 2026 году вопросы, связанные с сокращением штата и численности, остаются актуальными для работодателей и сотрудников. Ниже представлена подробная инструкция, как правильно оформить увольнение по сокращению, какие выплаты предусмотрены, и как правильно записать факт увольнения в трудовой книжке.

Что такое сокращение штата и сокращение численности?

• Сокращение штата – полное упразднение должности в штатном расписании. Пример: должность «офис‑менеджер» удаляеться из списка.
• Сокращение численности – уменьшение количества сотрудников, занимающих одну и ту же должность. Пример: из 5 менеджеров остаются только 3.

Юридические последствия для работника одинаковы: в обоих случаях работник получает обязательные денежные компенсации и запись о расторжении договора в трудовой книжке.

Правовой порядок увольнения по сокращению (статья 180 ТК РФ)

1. Определение основания – руководитель принимает решение о сокращении в связи с изменением организационных или технологических условий труда.
2. Подготовка приказа – приказ о сокращении (№ /дата) оформляется в соответствии с Трудовым кодексом и внутренними нормативными актами.
3. Уведомление работника – работник получает письменное уведомление о сокращении с указанием даты увольнения и основания.
4. Период предупреждения – в соответствии с ТК РФ работодатель обязан предупредить работника за 30 дней до даты увольнения. В случае согласия работника на расторжение договора до истечения срока предупреждения, работодатель обязан выплатить дополнительную компенсацию.
5. Расчёт компенсации – расчёт производится по формуле: средний заработок за последний месяц × (количество дней до окончания срока предупреждения / 30). При согласии работника на расторжение до истечения срока предупреждения компенсация исчисляется пропорционально оставшемуся времени.
6. Выходное пособие – при сокращении штата работник имеет право на выходное пособие в размере средней заработной платы за один месяц, если он не нашёл работу в течение 30 дней после увольнения.

Запись в трудовой книжке

Запись о расторжении договора по сокращению должна быть оформлена в соответствии с требованиями Трудового кодекса и внутренними правилами организации.

• В строке 1 указывается дата расторжения договора.
• В строке 2 пишется причина расторжения: «Сокращение штата» или «Сокращение численности».
• В строке 3 указывается название должности, которую занимал сотрудник.
• В строке 4 – фамилия, имя, отчество работника.
• В строке 5 – подпись руководителя и печать организации.

Важно, чтобы запись была сделана в течение 10 рабочих дней после расторжения договора, иначе работник может претендовать на дополнительные выплаты.

Формы и документы, которые нужно подготовить

1. Приказ о сокращении (формат № /дата).
2. Письмо‑расчет (форма Т‑61) – расчёт всех выплат и компенсаций.
3. Письмо о сокращении – уведомление работника о расторжении договора.
4. Справка о трудовой деятельности – выдаётся работнику после увольнения.
5. Письмо о выплате выходного пособия – подтверждение выплаты.

Что делать, если работник не согласен с сокращением?

• Если работник отказывается от расторжения договора, то сокращение может быть осуществлено только после соблюдения всех процедур, включая уведомление и расчёт компенсаций.
• В случае отказа работника от согласия, работодатель обязан выплатить компенсацию в размере среднего заработка за оставшийся период предупреждения.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Определить необходимость сокращения и подготовить обоснование.
2. Составить приказ о сокращении и утвердить его в соответствии с внутренними процедурами.
3. Уведомить работника о сокращении и предоставить ему копию приказа.
4. Согласовать с работником дату увольнения и рассчитать компенсацию.
5. Выдать работнику письмо‑расчет (форма Т‑61) и оформить запись в трудовой книжке.
6. Выплатить все предусмотренные компенсации и выходное пособие.
7. Выдать работнику справку о трудовой деятельности и уведомить о завершении трудового договора.

Что важно помнить о сроках и документах

• Период предупреждения – 30 дней.
• Запись в трудовой книжке должна быть сделана в течение 10 рабочих дней.
• Форма Т‑61 должна быть заполнена и подписана обеими сторонами.
• Выплаты и компенсации должны быть перечислены до 30 дней после даты увольнения.

Увольнение по сокращению – это сложный процесс, требующий строгого соблюдения законодательства и внутренней политики компании. Правильное оформление приказа, расчёта компенсаций и записи в трудовой книжке защищает как работодателя, так и работника от возможных споров и судебных разбирательств. Следуя приведённой инструкции, вы сможете провести процедуру сокращения без лишних рисков и с соблюдением всех правовых норм.