Ситуация, когда сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, а по его окончании трудовой договор прекращается, регулируется Трудовым кодексом РФ. Чаще всего это происходит при увольнении по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ). В такой ситуации возникают важные вопросы: какая дата считается датой увольнения, когда и как правильно сделать запись в трудовой книжке, и когда её выдавать работнику.

Ключевой принцип: дата увольнения = последний день отпуска

Главное правило: Если сотрудник подаёт заявление об увольнении по собственному желанию и по его письменному заявлению ему предоставляется неиспользованный отпуск с последующим увольнением, то датой прекращения трудового договора (датой увольнения) считается последний день этого отпуска.

Это прямо следует из части 1 статьи 80 ТК РФ и разъяснений контролирующих органов. Таким образом, сотрудник фактически не выходит на работу в течение всего отпуска, а увольнение формально происходит в его последний день.

Когда выдавать трудовую книжку?

Здесь есть два ключевых документа, которые определяют порядок:

• Письмо Роструда от № 5277-6-1.
• Определение Конституционного Суда РФ от № 131-О-О.

Эти акты едины во мнении: трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности) должна быть выдана работнику в день прекращения трудового договора, то есть в последний день его отпуска. Однако на практике возникает спорный момент.

Некоторые бухгалтеры и кадровики, стремясь избежать рисков, выдают трудовую книжку до того, как сотрудник уходит в отпуск. Это делается для того, чтобы зафиксировать запись об увольнении, пока сотрудник ещё находится на рабочем месте, и избежать ситуации, когда он не вернётся из отпуска, а книжка останется у работодателя.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке?

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек. Порядок заполнения граф:

Графа 1 (№ п/п)

Порядковый номер записи (например, если это последняя запись, она идёт после предыдущей работы).

Графа 2 (Дата)

Указывается дата увольнения — последний день ежегодного отпуска. Формат: ДД.ММ.ГГГГ.

Графа 3 (Наименование организации, должность, причина увольнения)

Здесь нужно указать:

1. Полное наименование организации-работодателя (как в уставе).
2. Должность сотрудника на момент увольнения (из штатного расписания).
3. Причину увольнения с обязательной ссылкой на пункт и (или) часть статьи Трудового кодекса РФ.

Корректные варианты формулировок:

• «Уволен по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77, ст. 80 ТК РФ)».
• «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника (ст. 80 ТК РФ)».

Обе формулировки являются верными. Ссылка на ст. 80 ТК РФ обязательна.

Графа 4 (Номер и дата документа, на основании которого внесена запись)

Указываются реквизиты приказа (или иного документа) об увольнении:

• Номер приказа (например, № 45-к).
• Дата приказа (дата, когда он был издан, обычно совпадает с датой увольнения или предшествует ей).

Важно: Приказ об увольнении издается на основании заявления работника и, как правило, до даты увольнения (в день выдачи трудовой книжки или накануне).

Образец записи в трудовой книжке (2026 год)

Порядок действий для работодателя

1. Получить от работника письменное заявление об увольнении по собственному желанию с указанием даты выхода (последнего дня отпуска).
2. Издать приказ об увольнении (обычно за 2-3 дня до даты увольнения или в день выдачи книжки). В приказе указать, что увольнение происходит по истечении ежегодного оплачиваемого отпуска.
3. Произвести окончательный расчет с работником. По общему правилу, расчет должен быть произведён в день увольнения (последний день отпуска). При выдаче трудовой книжки до отпуска расчет также производится в этот день.
4. Оформить запись в трудовой книжке на основании приказа, указав последний день отпуска как дату увольнения.
5. Выдать трудовую книжку работнику; Рекомендуемая практика — выдать её в день издания приказа об увольнении, до начала отпуска, одновременно с окончательным расчётом. Альтернативно — в последний день отпуска, но это рискованнее.
6. Сдать трудовую книжку на хранение (если работник не явился за ней) только после истечения срока, установленного для её выдачи (не позднее следующего рабочего дня после дня обращения работника).

Важные нюансы и частые ошибки

• Ошибка в дате: Нельзя указывать в графе 2 последний рабочий день перед отпуском. Дата увольнения — только последний день отпуска.
• Ошибка в причине: Нельзя писать просто «Уволен» или «По собственному желанию» без ссылки на статью ТК РФ.
• Расчетный период: Окончательный расчёт, включая компенсацию за неиспользованный отпуск, должен быть произведён в день увольнения (последний день отпуска). Если книжку выдают до отпуска, расчёт тоже производится в этот день.
• Отсутствие записи: Если запись в трудовую книжку не была сделана, а сотрудник уволился, работодатель обязан оформить её на основании имеющихся документов (заявления, приказа) даже после увольнения.

Оформление увольнения в связи с предоставлением отпуска с последующим увольнением требует внимательности. Ключевые правила:

1. Дата увольнения = последний день отпуска.
2. В записи указывайте причину со ссылкой на ст. 80 ТК РФ.
3. Трудовую книжку рекомендуется выдавать до начала отпуска, одновременно с окончательным расчётом и приказом об увольнении.
4. Приказ об увольнении издается на основании заявления работника.

Соблюдение этих правил защитит и работодателя от споров, и работника — от неправильного отражения данных в его трудовой книжке.