Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это современная форма ведения трудовой документации, которая постепенно вытесняет бумажные аналоги; Однако процесс увольнения при таком формате имеет свои особенности, которые важно знать как работодателям, так и сотрудникам.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в информационной системе Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР). В ней содержатся те же сведения, что и в бумажном варианте:

• Персональные данные работника (ФИО, дата рождения, СНИЛС);
• Сведения о работодателе (наименование, реквизиты);
• Даты приема, перевода и увольнения;
• Основания кадровых мероприятий (номера и даты приказов);
• Должность, профессия, квалификация;
• Причины прекращения трудового договора;
• Сведения о структурных подразделениях;
• Виды выполняемой работы.

Порядок увольнения при электронной трудовой книжке

Инициация процедуры увольнения

Процесс начинается с подачи заявления об увольнении. Работник может:

• Подать письменное заявление в традиционном формате;
• Отправить электронное заявление через личный кабинет на портале Госуслуги;
• Использовать формат XML для цифровой передачи данных.

Заявление должно содержать:

• Причину увольнения;
• Дату прекращения трудового договора;
• Подпись работника (в случае электронного заявления — электронная подпись).

Оформление кадровых документов

Работодатель обязан:

1. Подготовить приказ об увольнении (форма Т-8 или произвольная);
2. Внести запись об увольнении в электронную трудовую книжку через сервис Госуслуги;
3. Заполнить личную карточку работника (форма Т-2);
4. Оформить справку о заработке за последние 2 года (форма 182н) для расчета больничного;
5. Выдать трудовую книжку на бумаге (если работник изъявил желание) или сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

Выдача документов сотруднику

По завершении процедуры работодатель обязан выдать работнику:

• Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) — документ, содержащий информацию о периоде работы у данного работодателя;
• Трудовую книжку на бумаге (по желанию работника);
• Копии приказов о приеме и увольнении;
• Справку о заработке (при необходимости);
• Другие документы, предусмотренные трудовым законодательством.

Особенности при различных основаниях увольнения

Увольнение по собственному желанию

При увольнении по инициативе работника в электронной трудовой книжке фиксируются:

• Дата подачи заявления;
• Дата прекращения трудового договора;
• Основание — пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ;
• Срок предупреждения (обычно 2 недели).

Увольнение по соглашению сторон

При достижении соглашения об увольнении указываются:

• Номер и дата соглашения;
• Основание — пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ;
• Даты приема и увольнения.

Увольнение по инициативе работодателя

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в ЭТК вносятся:

• Основание увольнения (например, пункт 5 части 1 статьи 81 ТК РФ — сокращение численности или штата);
• Сведения о соблюдении процедуры (уведомление за 2 месяца, выплата компенсации и т.д;);
• Дата издания приказа об увольнении.

Увольнение в связи с выходом на пенсию

При увольнении пенсионера указывается:

• Основание — пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ;
• Дата назначения пенсии;
• Сведения о праве на досрочное назначение пенсии (при наличии).

Как получить сведения из электронной трудовой книжки?

Работник может получить информацию из своей ЭТК следующими способами:

1. Через личный кабинет на портале Госуслуги:
   • Авторизоваться на сайте;
   • Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка»;
   • Заказать выписку о трудовой деятельности;
   • Получить документ в электронном или бумажном виде.
2. Через МФЦ (Многофункциональный центр предоставления государственных услуг):
   • Подать заявление лично;
   • Получить выписку на бумаге;
   • Срок оказания услуги — до 5 рабочих дней.
3. Через Пенсионный фонд Российской Федерации:
   • Личное обращение в территориальное отделение ПФР;
   • Через представителя по нотариальной доверенности;
   • По почте (с приложением копий документов).
4. Через работодателя:
   • Подать письменное заявление;
   • Работодатель обязан предоставить сведения в течение 3 рабочих дней;
   • Форма предоставления — на бумаге или в электронном виде (по выбору работника).

Ответственность работодателя при нарушении процедуры

За нарушение порядка ведения и предоставления сведений из электронной трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности:

• Статья 5.27 КоАП РФ: Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
• Штрафы:
  • Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
  • Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей;
  • При повторном нарушении штрафы увеличиваются.
• Дополнительные меры: Привлечение к административной ответственности может повлечь за собой проверку всей кадровой документации.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли совмещать бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, это возможно. Если у работника ранее была бумажная трудовая книжка, он может:

• Предъявить ее работодателю;
• Запросить сведения, отсутствующие в электронной версии, через МФЦ или портал Госуслуги;
• Продолжать использовать бумажную книжку до полного перехода на электронный формат.

Что делать, если в электронной трудовой книжке ошибка?

При обнаружении неточности в ЭТК необходимо:

1. Обратиться к работодателю с письменным заявлением;
2. Предоставить доказательства (копии приказов, трудового договора и т.д.);
3. Работодатель обязан в течение 15 дней внести исправления;
4. При отказе, обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Можно ли получить дубликат электронной трудовой книжки?

Нет, дубликат не выдается, так как ЭТК хранится в базе данных ПФР. Однако можно получить выписку о трудовой деятельности, которая будет содержать все необходимые сведения.

Что делать, если работодатель не вносит запись об увольнении в ЭТК?

В этом случае необходимо:

• Написать письменное заявление работодателю;
• Обратиться в трудовую инспекцию;
• Подать иск в суд о восстановлении нарушенных прав;
• Привлечь работодателя к административной ответственности.

Увольнение при электронной трудовой книжке, это современная процедура, которая требует от работодателей и сотрудников соблюдения определенных правил. Основные моменты, которые необходимо помнить:

Переход на электронные трудовые книжки, это шаг к цифровизации трудовых отношений, который упрощает ведение кадрового учета и обеспечивает сохранность данных. Однако важно помнить, что электронная форма не отменяет обязанности работодателя соблюдать трудовое законодательство и предоставлять работникам полную информацию о их трудовой деятельности.

Дата публикации статьи: 22 мая 2026 года