Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых значимых изменений в кадровом делопроизводстве․ К 2026 году большинство работников уже выбрали ведение сведений о своей трудовой деятельности в электронном виде․ Однако у многих работодателей до сих пор возникают вопросы: как правильно оформить увольнение такого сотрудника? Какие документы выдать на руки? Нужно ли дублировать записи в бумажной версии? В этой статье мы подробно разберем все нюансы процедуры увольнения работника с ЭТК․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки․ В ней отражается информация о работнике, месте его работы, трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, а также об увольнении с указанием основания и причины прекращения трудового договора․ Фактически ЭТК дублирует основные сведения, имеющиеся в обычной трудовой, но хранится эта информация в электронном виде в базе Социального фонда России (СФР)․
Обязательные документы при увольнении в 2026 году
Согласно статье 84․1 ТК РФ, при расторжении трудового договора работодатель обязан выдать сотруднику документы о его трудовой деятельности в данной организации․ Список обязательных документов при увольнении по собственному желанию или по иным основаниям включает:
- Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) — для тех, у кого ведется электронная трудовая книжка;
- Справку о заработке за последние 2 года (форма 182н) — для расчета будущих больничных;
- Иные документы, связанные с работой (по письменному заявлению работника)․
Выдача формы СТД-Р при увольнении
Главный документ, который получает на руки увольняющийся владелец ЭТК, — это форма СТД-Р․ Она содержит сведения о периоде работы у данного работодателя․
В каких случаях выдается СТД-Р?
- При увольнении сотрудника, выдача осуществляется в обязательном порядке в день прекращения трудового договора (последний рабочий день)․
- По заявлению работника — работодатель обязан предоставить форму СТД-Р и в период работы, если сотрудник подал соответствующее заявление․
В каком виде выдается СТД-Р?
Форма СТД-Р может быть предоставлена:
- На бумажном носителе (под подпись сотрудника в журнале учета или в личной карточке);
- В электронном виде (файл с электронной подписью работодателя), если это было оговорено в заявлении работника․
Нужно ли вносить запись об увольнении в бумажную трудовую книжку?
Частый вопрос на кадровых форумах: можно ли внести запись об увольнении в бумажную трудовую книжку, если у работника ведется ЭТК?
Ответ зависит от того, когда и как работник перешел на электронный формат:
- Если работник сохранил бумажную трудовую книжку (написал заявление о продолжении ведения сведений о трудовой деятельности на бумажном носителе), то работодатель наряду с электронной книжкой обязан продолжить вносить записи также и в бумажную․ При увольнении такому сотруднику выдаются оба документа: и бумажная трудовая, и форма СТД-Р․
- Если работник полностью перешел на ЭТК (написал заявление о ведении трудовой книжки только в электронном виде), то бумажная трудовая книжка выдается ему на руки при увольнении с записью о том, что подано заявление о ведении ЭТК․ Дальнейшие записи (включая запись об увольнении) в бумажный бланк не вносятся․ Вся информация направляется только в электронном виде в СФР․
Формулировки записей об увольнении
При внесении записи об увольнении по собственному желанию (или по иным основаниям) важно помнить о равнозначности формулировок․ Закон уравнивает между собой следующие термины:
- «Уволить»;
- «Прекратить трудовой договор»;
- «Расторгнуть трудовой договор»․
Это означает, что и в заявлении работника, и в приказе работодателя, и в форме СТД-Р можно использовать любое из этих слов․ Это будет совершенно равнозначно и правомерно․
Отражение причин увольнения в ЭТК
Одно из важных отличий электронной трудовой книжки от бумажной — специфика отображения причин увольнения․ В электронной трудовой книжке сведения о причинах увольнения передаются в СФР в виде кодов согласно классификатору․ При этом на портале Госуслуг или в личном кабинете СФР работник видит стандартную формулировку статьи ТК РФ․
Однако стоит отметить, что в обществе активно обсуждается инициатива убрать из ЭТК указание «статьи» (увольнение по инициативе работодателя), так как это сильно осложняет дальнейший поиск работы․ Пока же сведения об основании увольнения вносятся в ЭТК в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ, и будущие работодатели видят причину расторжения договора․
Что делать, если работник взял трудовую книжку на время и не вернул?
Иногда возникают нестандартные ситуации․ Например, работник, который перешел на ЭТК, просит выдать ему бумажную трудовую книжку на время (например, для оформления кредита или визы), но затем не возвращает её и увольняется․
В таком случае работодателю следует:
- Связаться с работником и предложить ему уточнить цель, с которой он просит выдать документ․
- Попросить сотрудника дописать цель в заявлении или подать новое заявление с конкретизацией (например: «для предоставления в банк»)․
- Напомнить работнику, что в день увольнения он обязан вернуть бумажную трудовую книжку, если ранее подавал заявление о сохранении бумажного формата․ Если бумажная книжка не будет возвращена, работодатель не сможет внести в нее запись об увольнении, что может создать проблемы для самого работника в будущем․
Как работнику получить сведения из ЭТК?
После увольнения бывший сотрудник может в любой момент запросить информацию из своей электронной трудовой книжки․ Если ранее ему велась бумажная трудовая, он может предъявить её новому работодателю, а недостающие электронные сведения запросить самостоятельно:
- Через МФЦ;
- В отделении СФР;
- Через личный кабинет на сайте Госуслуг или портале СФР․
Алгоритм действий кадровика при увольнении сотрудника с ЭТК
Для удобства приведем пошаговую инструкцию:
- Издание приказа об увольнении․ Оформляется в стандартном порядке с указанием основания (например, собственное желание)․
- Формирование отчета в СФР․ Не позднее дня, следующего за днем издания приказа, работодатель обязан направить в Социальный фонд России отчет по форме ЕФС-1 (подраздел 1 «Сведения о трудовой деятельности»)․
- Подготовка формы СТД-Р․ Заполняется форма на увольняющегося сотрудника․
- Выдача документов․ В последний рабочий день сотруднику выдается:
- Форма СТД-Р (на бумаге или в электронном виде);
- Бумажная трудовая книжка (если она хранилась у работодателя и работник перешел на ЭТК);
- Справка 182н;
- Иные запрошенные справки и документы․
Увольнение работника с электронной трудовой книжкой не представляет особой сложности, если кадровик четко понимает статус документа․ Главное — своевременно направить данные в СФР и не забыть выдать сотруднику форму СТД-Р․ Бумажная трудовая выдается только в том случае, если работник не отказался от её ведения, либо с записью о переходе на ЭТК, если отказался․ Соблюдение этих простых правил позволит избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит безболезненный переход сотрудника к новому работодателю․