Увольнение работника – процедура, регламентированная Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов. При наличии у сотрудника электронной трудовой книжки (ЭТК) порядок выдачи документов имеет свои особенности, которые важно соблюсти, чтобы избежать штрафов и трудовых споров.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие выдачу документов при увольнении с ЭТК:

• Статья 66.1 ТК РФ – право работника получить сведения о трудовой деятельности в электронном виде или на бумаге;
• Постановление Правительства РФ от № 437 «О порядке ведения электронных трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России от № 647н «Об утверждении формы СТД‑Р и порядке её выдачи»;
• Федеральный закон от № 102‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования и Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (для выписок ЕФС‑1, РСВ и др.).

Обязательные документы при увольнении

Сотруднику с электронной трудовой книжкой в последний рабочий день необходимо выдать следующий комплект:

1. Справка по форме СТД‑Р – выписка из электронной трудовой книжки, содержащая сведения о приёме, переводах, увольнениях, должностях и периодах работы;
2. Расчётный листок с расшифровкой всех начислений и удержаний за последний месяц работы и окончательный расчёт;
3. Выписка из формы ЕФС‑1 (раздел 1) – сведения о начисленных страховых взносах в ПФР;
4. Выписка из формы РСВ (раздел 3) – информация о взносах в ФСС и ФОМС;
5. Личные документы сотрудника (паспорт, СНИЛС, ИНН, diploma/сертификаты об образовании, если они хранятся у работодателя);
6. Приказ об увольнении (копия, если работник требует);
7. Справка о среднем заработке (по запросу для пособий по безработице);
8. Иные документы по соглашению сторон (например, характеристика, рекомендательное письмо).

Порядок выдачи документов

Процедура выглядит следующим образом:

1. В последний день работы сотрудник получает приказ об увольнении (под подпись).
2. Бухгалтерия формирует расчётный лист и передаёт его сотруднику вместе с выплатой всех причитающихся сумм.
3. Отдел кадров готовит справку СТД‑Р на основании данных из электронной трудовой книжки (через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через систему кадрового учёта).
4. Одновременно формируются выписки ЕФС‑1 и РСВ из отчётности, сданной в СФР.
5. Все документы передаются сотруднику под роспись в ведомости получения или в электронном виде с подтверждением получения (например, через ЭДО).
6. Если сотрудник отказался принимать документы на бумаге, работодатель обязан направить их заказным письмом с уведомлением о вручении или передать через защищённый электронный канал (ЭДО, личный кабинет на Госуслугах).

Сроки и ответственность

Согласно ст. 84.1 ТК РФ, все документы, связанные с увольнением, должны быть выданы в последний день работы. Если по какой‑то причине сотрудник не получил справку СТД‑Р в этот день, работодатель обязан выдать её не позднее трёх рабочих дней со дня обращения работника.

Нарушение сроков выдачи влечёт:

• административный штраф от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ);
• возможность взыскания с работодателя компенсации морального вреда и выплаты среднего заработка за период вынужденного прогула;
• риск признания увольнения незаконным и восстановления сотрудника на работе.

Практический чек‑лист для отдела кадров

Чтобы не упустить ни одного документа, рекомендуем использовать следующий список перед днём увольнения:

• Проверить наличие электронной трудовой книжки в личном кабинете сотрудника (Госуслуги).
• Сформировать и подписать приказ об увольнении.
• Рассчитать окончательные выплаты, подготовить расчётный лист.
• Получить выписку СТД‑Р из ЭТК (через сервис «Сведения о трудовой деятельности»).
• Запросить у бухгалтерии выписки ЕФС‑1 и РСВ за последний отчётный период.
• Подготовить копию приказа, трудовой договор (если требуеться), личные документы сотрудника;
• Организовать встречу с сотрудником в последний день работы, вручить все документы под роспись.
• При отказе от бумажного варианта – отправить документы заказным письмом или через ЭДО, сохранить подтверждение отправки.
• Занести в журнал движения трудовых книжек запись о выдаче справки СТД‑Р (или о направлении электронного варианта).

Увольнение сотрудника с электронной трудовой книжкой не отличается по сути от обычного увольнения, но требует особого внимания к формированию и выдаче справки СТД‑Р и связанных выписок. Соблюдение установленных сроков и полного перечня документов гарантирует соблюдение прав работника, защищает работодателя от штрафов и трудовых споров, а также поддерживает репутацию компании как надёжного и законопослушного работодателя.