Увольнение работника в связи с сокращением численности или штата организации (п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ) — одна из наиболее распространённых и юридически сложных процедур. Крайне важно правильно оформить запись в трудовой книжке, так как ошибка может привести к спорам с работником, проверкам трудовой инспекции и судебным издержкам. Данная статья содержит пошаговое руководство, основанное на актуальном законодательстве и инструкции по заполнению трудовых книжек.
Юридическое основание для увольнения
Работодатель вправе расторзить трудовой договор по инициативе работодателя только при наличии одного из двух объективных обстоятельств:
- Ликвидация организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
- Сокращение численности или штата работников (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
В контексте данной статьи нас интересует именно второй пункт. В записи в трудовой книжке обязательно должна быть ссылка на этот пункт.
Порядок действий работодателя перед внесением записи
Запись в трудовую книжку вносится не ранее даты издания приказа об увольнении. Перед этим работодатель обязан выполнить ряд обязательных действий:
- Принять локальный акт (приказ, распоряжение) о сокращении штата/численности. Он должен быть обоснованным (например, изменение организационной структуры, оптимизация расходов).
- Уведомить профсоюзный орган (если он есть) и работника в письменной форме не менее чем за 2 месяца до предполагаемой даты увольнения (ч. 2 ст. 81 ТК РФ).
- Предложить работнику все имеющиеся вакансии (в т.ч. в других местностях, если это предусмотрено коллективным или трудовым договором) в соответствии с его квалификацией.
- Рассчитать и выплатить все причитающиеся суммы: заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие (в размере среднего месячного заработка, а в некоторых случаях, среднего заработка на период трудоустройства, но не более 2 месяцев).
Как правильно заполнить запись в трудовой книжке
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (ранее «Записи об увольнении») на основании изданного приказа. Каждое слово записывается полностью, без сокращений.
Обязательные реквизиты записи
В соответствии с действующим Порядком ведения и хранения трудовых книжек, запись должна содержать:
- Порядковый номер записи (в графе 1).
- Дату увольнения (число, месяц, год) (в графе 2).
- Текст записи об увольнении (в графе 3).
- Подпись работника (обязательна).
- Подпись должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек (чаще всего — начальник отдела кадров или уполномоченное лицо).
- Печать организации (если используется).
Формулировка текста записи (образец)
Единственно правильная и принятая на практике формулировка:
Уволен(а) по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Важно: Если увольнение происходит по сокращению именно численности (а не штата), формулировка аналогична, но в тексте указывается «по сокращению численности работников организации». На практике эти понятия часто объединяют.
Пошаговая инструкция по внесению записи
- Взять трудовую книжку у работника (или вскрыть конверт, если книга хранится у работодателя).
- В разделе «Сведения о работе» проставить следующий порядковый номер записи.
- В следующей графе указать дату фактического увольнения (последний рабочий день).
- В основной графе написать точную формулировку, приведённую выше.
- Работник должен поставить свою подпись в графе для подписи работника. Если работник отказывается подписывать, об этом делается соответствующая отметка в личной карточке (форма Т-2), а в трудовой ставится отметка «От подписи отказался» с датой.
- Ответственное лицо отдела кадров ставит свою подпись и, при наличии, печать организации.
- Трудовую книжку возвратить работнику в день увольнения или выдать по его заявлению позже (но не позднее 3 рабочих дней с даты увольнения).
Типичные ошибки и их последствия
Неправильное оформление, частая причина судебных споров. Избегайте следующих ошибок:
- Сокращённая формулировка: «Уволен по сокращению штата» (без ссылки на п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Это недопустимо.
- Использование иных формулировок: «Уволен по инициативе работодателя», «Уволен в связи с оптимизацией». Такие записи не соответствуют закону и будут признаны недействительными.
- Отсутствие даты или указание даты приказа, а не даты увольнения.
- Отсутствие подписи работника или неправильное оформление отказа от подписи.
- Внесение записи до издания приказа об увольнении.
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли уволить по сокращению штата, если сотрудник находится в отпуске (например, учебном)?
Ответ: Нет. Согласно ч. 3 ст. 81 ТК РФ, не допускается увольнение по сокращению штата работников, находящихся в отпуске (по беременности и родам, без содержания, по уходу за ребёнком и др.). Это будет незаконным.
Вопрос: Что делать, если сотрудник отказывается получать трудовую книжку?
Ответ: Работодатель обязан вручить её под расписку. Если работник отказывается подписывать заявление о выдаче или расписку, составляется акт с участием двух свидетелей. Трудовая книжка может быть направлена по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Дата получения считается датой вручения.
Вопрос: Какой документ является основанием для записи?
Ответ: Единственным основанием является приказ (распоряжение) об увольнении, изданный на основании локального акта о сокращении штата. Без этого приказа запись является необоснованной.
Оформление записи об увольнении по сокращению штата, финальный, но критически важный этап процедуры. Соблюдение всех требований Трудового кодекса и инструкции по заполнению трудовых книжек защищает и работодателя, и работника. Помните: запись должна быть точной, полной, содержать ссылку на конкретный пункт закона и быть оформлена после издания приказа. При малейших сомнениях в правильности действий рекомендуется проконсультироватся с юристом, специализирующимся на трудовом праве.