Процесс увольнения сотрудника всегда сопровождается обязательной процедурой выдачи документов и выплат. С переходом России на электронные трудовые книжки (ЭТК) у многих кадровиков и работодателей возникли вопросы: что теперь выдавать на руки, если бумажная книжка осталась в прошлом? Разберем этот процесс подробно, чтобы вы могли оформить увольнение по всем правилам текущего законодательства.

Главное правило: сохранение бумажной трудовой книжки

Самое главное помнить, что если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку, бумажный бланк ему больше не возвращается. В день увольнения вы обязаны выдать ему бумажную трудовую на руки, но только в том случае, если он не подавал заявление о переходе на ЭТК или подавал заявление о сохранении бумажной книжки.

Если же работник выбрал ЭТК, бумажная трудовая остается у вас, и вы просто продолжаете хранить ее в сейфе (или передаете в архив). Выдавать ее при увольнении не нужно!

Обязательные документы при увольнении с ЭТК

Несмотря на отсутствие бумажной книжки, пакет документов, который вы обязаны предоставить увольняющемуся, остается внушительным. Отсутствие бумажного бланка компенсируется другими формами.

Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)

Это ключевой документ, заменяющий выписку из бумажной трудовой. Форма СТД-Р утверждена Приказом Минтруда России.

• Когда выдавать: В день увольнения (в крайнем случае — не позднее рабочего дня, следующего за днем обращения работника за документом).
• В каком виде: Вы можете выдать СТД-Р на бумаге (под подпись сотрудника в журнале учета) или направить в электронном виде (если это предусмотрено внутренним регламентом и есть электронный документооборот).
• Что содержит: Данные о работнике, работодателе, всех периодах работы у вас, а также запись об увольнении с указанием статьи, пункта и даты.

Стандартный пакет документов

Помимо сведений о трудовой деятельности, при увольнении сотрудника с ЭТК вы обязаны выдать:

1. Трудовую книжку (бумажную) — только если работник не подавал заявление о ведении ЭТК или подавал заявление о сохранении бумажной книжки.
2. Справку о сумме заработка за текущий и два предыдущих года (форма 182н) — необходима для расчета больничных на новом месте работы.
3. Расчетные листки — информация о составных частях заработной платы, размерах удержаний и общей сумме, подлежащей выплате.
4. Сведения о стаже по форме СЗВ-СТАЖ — выдается на руки при увольнении (или предоставляется в виде копии раздела 3 расчета по страховым взносам, если СЗВ-СТАЖ сдается позже).
5. Сведения по форме СЗВ-М — за последний месяц работы.

Документы по запросу сотрудника

Некоторые документы выдаются только в том случае, если работник обратился с письменным заявлением:

• Копии приказов о приеме, переводах, увольнении.
• Справка о доходах физического лица (2-НДФЛ).
• Справка о среднем заработке для постановки на учет в службе занятости.
• Иные документы, связанные с работой (например, копия штатного расписания, должностной инструкции и т.д.).

Как правильно оформить выдачу СТД-Р

Чтобы избежать штрафов от трудовой инспекции, важно соблюсти процедуру:

1. Подготовка документа: Заполните форму СТД-Р. Убедитесь, что все данные совпадают с приказом об увольнении.
2. Подпись: Документ должен быть подписан руководителем или лицом, уполномоченным на подписание кадровых документов (с указанием должности и расшифровки подписи). Печать ставится при наличии.
3. Фиксация выдачи: Если СТД-Р выдается на бумаге, обязательно сделайте отметку в Журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (или в отдельном журнале учета выдаваемых СТД-Р). Сотрудник должен расписаться за получение документа.

Что делать, если сотрудник не забрал документы?

Частая ситуация: в день увольнения сотрудник отсутствует на рабочем месте или отказывается забирать документы. В этом случае:

1. Отправьте уведомление: В тот же день направьте работнику заказное письмо с уведомлением о вручении. В тексте укажите, что ему необходимо явиться за получением СТД-Р и других документов, либо дать согласие на отправку их по почте.
2. Хранение: Невостребованные документы хранятся у работодателя в течение 50 лет (для ЭТК и бумажных книжек тех, кто перешел на ЭТК).
3. Отправка по почте: Допускается только с письменного согласия работника. Никаких отправлений документов без согласия!

Ответственность работодателя

Невероятно важно помнить, что за несвоевременную выдачу документов при увольнении работодатель несет серьезную ответственность:

• Материальная: Если задержка выдачи СТД-Р или других документов помешала работнику трудоустроиться, он имеет право взыскать с работодателя средний заработок за каждый день задержки (ст. 234 ТК РФ).
• Административная: Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, для юрлиц, от 30 000 до 50 000 рублей.

Краткий чек-лист для кадровика

Используйте этот список, чтобы ничего не забыть в день увольнения сотрудника с ЭТК:

1. Издать приказ об увольнении и ознакомить работника.
2. Произвести полный расчет (зарплата, компенсация отпуска, выходное пособие).
3. Выдать расчетный листок.
4. Подготовить и выдать форму СТД-Р (взять подпись за получение).
5. Выдать справку 182н.
6. Выдать выписки из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.
7. Выдать документы по запросу (2-НДФЛ, копии приказов и т.д.).
8. Если работник не явился — отправить уведомление о необходимости забрать документы.

Соблюдение этих простых правил обеспечит безупречное оформление увольнения и защитит вашу компанию от претензий со стороны бывших сотрудников и контролирующих органов.