С 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот процесс кардинально изменил подход к документообороту при увольнении сотрудников. В статье подробно разберем, какие документы оформляются, как и когда заполняется электронная запись, и какие формулировки использовать.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это официальный документ в форме электронного файла, который ведётся в Единой государственной системе информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД). С 1 января 2021 года при приёме на работу работодатель обязан открыть сотруднику ЭТК, если тот не предоставил бумажную книжку.

Как происходит увольнение с ЭТК: пошаговая инструкция

Подготовительный этап (до увольнения)

• Заявление сотрудника: При увольнении по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ) сотрудник пишет заявление. Формулировка стандартная: «Прошу уволить меня по собственному желанию с должности… с датой…».
• Приказ (распоряжение) об увольнении: Работодатель издает приказ (на бумаге или в электронном виде) на основании заявления. Дата в приказе должна соответствовать дате увольнения (последний рабочий день).

Ключевой момент: заполнение записи в ЭТК

Запись в электронную трудовую книжку вносится работодателем через личный кабинет на портале ЕГИС ТД или через программное обеспечение, интегрированное с системой. Сделать это необходимо в течение 3 рабочих дней со дня увольнения (как и при бумажной книжке).

Как выглядит запись? Структура и обязательные поля:

1. Дата прекращения трудового договора: Указывается последний рабочий день сотрудника.
2. Основание увольнения: Указывается точная статья или пункт Трудового кодекса РФ и её формулировка. Например: «ст. 80 ТК РФ, п. 2, увольнение по инициативе работника (по собственному желанию)».
3. Наименование документа-основания: Указывается «Приказ (распоряжение) № … от …».
4. Подпись ответственного лица и печать организации (если требуется). В электронном виде подпись ставится усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Что получает сотрудник?

После внесения записи:

• Сотрудник получает на руки распечатку (выписку) из своей электронной трудовой книжки. Эта выписка имеет юридическую силу и оформляется по форме СЗВ-ТД (с 2023 года). Она заверяется УКЭП работодателя.
• Сама запись автоматически передаётся в Социальный фонд России (СФР) для исчисления пенсионных коэффициентов.
• Физическая трудовая книжка не выдается и не заполняется. Если у сотрудника была бумажная книжка до перехода на ЭТК, она остаётся у него, но новые записи в неё не вносятся.

Формулировки записей при увольнении: примеры

Точность формулировки основания увольнения критически важна. Вот как это должно выглядеть в ЭТК на основе разъяснений Роструда и практики:

Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)

В поле «Основание увольнения» указывается:

Увольнение по инициативе работника (по собственному желанию) на основании ст. 80 Трудового кодекса Российской Федерации.

В комментарии или в поле «Наименование документа» указывается номер и дата приказа.

Увольнение в связи с выходом на пенсию (ст. 83 ТК РФ, п. 1)

Как разъяснил Роструд, в этом случае запись должна содержать:

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию (на основании ст. 83, п. 1 ТК РФ).

Даже если инициатива исходит от работника (он подает заявление), основание — выход на пенсию. Это важно для правильного исчисления стажа.

Увольнение по соглашению сторон (ст; 78 ТК РФ)

Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон на основании ст. 78 Трудового кодекса Российской Федерации.

Ответы на ключевые вопросы

Когда именно заполнять ЭТК при увольнении?

В течение 3 рабочих дней со дня увольнения (дата в приказе). Не позднее! Задержка влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Как проверить, что запись внесена?

Сотрудник может в любой момент:

1. Зарегистрироваться на портале ЕГИС ТД (или через портал Госуслуг).
2. Получить выписку из электронной трудовой книжки (форма СЗВ-ТД).
3. Убедиться, что в разделе «Трудовая деятельность» есть запись об увольнении с корректными реквизитами.

А что, если у сотрудника совместительство?

Если сотрудник работает в одной организации и по основному месту, и по совместительству, то для каждой трудовой функции ведётся отдельная запись в его ЭТК. При увольнении с одной должности (например, по совместительству) вносится запись только об этом, основная запись по главной должности остаётся.

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: Указание неправильной статьи ТК РФ (например, «увольнение по собственному желанию» без ссылки на ст. 80).
  Решение: Всегда указывать номер статьи и её название.
• Ошибка: Несоответствие даты увольнения в приказе и даты записи в ЭТК.
  Решение: Дата в приказе, дата внесения записи и дата прекращения трудового договора должны быть идентичны.
• Ошибка: Отсутствие номера и даты приказа в записи.
  Решение: В поле «Наименование документа» обязательно указать: «Приказ № ;.. от …».
• Ошибка: Заполнение бумажной трудовой книжки после перехода на ЭТК.
  Решение: Запомнить: после открытия ЭТК все записи — только электронные.

Работа с электронными трудовыми книжками при увольнении — это новый стандарт, который требует от кадровиков и бухгалтеров внимательности и знания процедур. Ключевые правила:

1. Запись вносится в ЕГИС ТД в течение 3 рабочих дней.
2. Обязательно указывайте статью ТК РФ и точную формулировку основания.
3. Сотруднику выдаётся выписка (форма СЗВ-ТД) с УКЭП.
4. Бумажная трудовая книжка после перехода на ЭТК не заполняется.

Соблюдение этих правил защитит и работодателя от штрафов, и работника — от проблем с подтверждением стажа в будущем.

Дата актуальности информации: май 2026 года. Всегда сверяйтесь с последними изменениями в законодательстве на официальных ресурсах Роструда и Социального фонда России.