В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью кадрового делопроизводства в России. С момента внедрения реформы прошло уже более 5 лет, и процедура увольнения сотрудников, перешедших на цифровой формат, отработана до мелочей. Однако даже опытные кадровики должны помнить о строгой регламентации сроков и форматов передачи данных.

Самое главное помнить: при увольнении сотрудника с ЭТК бумажная запись в традиционную книжку не вносится (если только у работника не сохранена бумажная версия по его выбору до 2021 года). Все действия происходят в цифровом поле и требуют оперативной передачи сведений в Социальный фонд России (СФР).

Основные правила увольнения при наличии ЭТК

Электронная трудовая книжка хранится в базе данных Социального фонда; В ней отражается полная информация о личных данных сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения) и его трудовом пути. При расторжении трудового договора работодатель обязан действовать согласно следующему алгоритму:

1. Издание приказа: Основанием для всех действий является приказ об увольнении, с которым сотрудник должен быть ознакомлен под роспись.
2. Формирование отчетности: Работодатель обязан сформировать отчетность по форме ЕФС-1 (раздел 1.1 «Прием, перевод, увольнение»).
3. Соблюдение сроков: Сведения об увольнении должны быть направлены в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
4. Выдача сведений работнику: В день увольнения работодатель обязан предоставить сотруднику копию сведений о трудовой деятельности (выписку из ЭТК).

Сроки подачи сведений: почему это критически важно

Очень важно соблюдать установленные законодательством сроки. Если приказ об увольнении подписан сегодня, то отчет ЕФС-1 должен быть отправлен в СФР завтра (на следующий рабочий день). Опоздание грозит штрафными санкциями для организации.

В отличие от бумажных книжек, где запись можно было сделать позже, электронный реестр требует оперативности. Данные в ЭТК фиксируются сразу после обработки отчета фондом, что исключает риск потери сведений о стаже.

Как правильно оформить выдачу сведений работнику

При увольнении сведения электронной трудовой книжки предоставляются работнику в день расторжения трудового договора. Это обязательное требование Трудового кодекса РФ.

Работодатель может выдать информацию в одном из двух форматов (на выбор работника или по умолчанию, если выбор не сделан):

• В цифровом виде: Файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя и передается через защищенные каналы связи или на электронную почту.
• На бумажном носителе: Документ формируется на бланке, заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (при ее наличии).

Важно: Если у сотрудника осталась бумажная трудовая книжка (он не отказывался от нее в 2020-2021 годах), запись об увольнении вносится и в нее, и в электронный реестр. Если же сотрудник полностью перешел на ЭТК, бумажный документ не ведется.

Особенности для сотрудников силовых ведомств

Существуют специальные правила для аттестованных сотрудников МВД, ФСБ, Росгвардии и других силовых структур. В их электронных трудовых книжках отображаются только даты приема и увольнения.

Более того, эти сведения становятся видимыми в общей базе ЭТК и доступны новому работодателю только после увольнения сотрудника из силового ведомства. До момента увольнения детали службы могут быть скрыты в целях соблюдения режима секретности.

Частые ошибки и важные нюансы

При работе с ЭТК необходимо учитывать следующие моменты, чтобы избежать проблем с проверяющими органами:

Временные переводы

Нет, в ЭТК фиксируются только перевод сотрудника на постоянную работу или окончательное увольнение. Вносить сведения о временной перестановке (например, временное исполнение обязанностей отсутствующего работника) без изменения штатного расписания и постоянного перевода не нужно. Это упрощает документооборот;

Отсутствие бумажного дубликата

Электронный формат исключает риск потери работником сведений о своём трудовом стаже. Однако, если в системе СФР произошла техническая ошибка, именно отчет ЕФС-1, поданный работодателем, является первичным доказательством факта увольнения. Поэтому рекомендуется хранить копии отправленных отчетов минимум 5 лет.

Проверка данных перед отправкой

Перед формированием отчета об увольнении необходимо тщательно проверить:

• Правильность написания ФИО и СНИЛС сотрудника.
• Коды оснований увольнения (они должны строго соответствовать ТК РФ).
• Дату фактического увольнения.

Алгоритм действий в программах автоматизации (1С, Контур и др.)

В современных системах кадрового учета процесс выглядит следующим образом:

1. В открывшемся списке сотрудников найдите нужного сотрудника и выберите документ «Увольнение».
2. В карточке сотрудника нажмите кнопку «Сформировать отчет» или «Добавить мероприятие».
3. Система автоматически создаст форму ЕФС-1 с кодом мероприятия «Увольнение».
4. Проверьте данные, подпишите электронной подписью и отправьте в СФР.
5. Сформируйте и выдайте работнику справку (выписку) о трудовой деятельности.

Помните, что с 2021 года выдача бумажных трудовых при первом выходе на работу прекращена. Все новые работники автоматически ведут только ЭТК. Для них процедура увольнения полностью цифровая.

Увольнение сотрудника с электронной трудовой книжкой — процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения жестких временных рамок. Главное преимущество ЭТК — прозрачность и сохранность стажа, а главная обязанность работодателя, своевременная (на следующий день) подача отчета ЕФС-1 и выдача сведений работнику в день увольнения.

Соблюдение этих правил гарантирует отсутствие штрафов и сохранение безупречной репутации компании как надежного партнера и работодателя.