Увольнение сотрудника — это не только организационный процесс, но и строгая бюрократическая процедура. Самым важным документом, фиксирующим окончание трудовых отношений, является трудовая книжка. Ошибки в записях могут привести к проблемам у работника при трудоустройстве в будущем или при оформлении пенсии, а для работодателя — к штрафам со стороны трудовой инспекции.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись об увольнении, какие формулировки использовать и на какие нормативные акты опираться в 2026 году.

Основные правила заполнения трудовой книжки

Согласно действующему законодательству РФ и Инструкции по заполнению трудовых книжек, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в раздел «Сведения о работе». Процесс строго регламентирован и требует внимательности к деталям.

Запись производится в следующем порядке:

Графа 1: Ставится порядковый номер записи. Нумерация ведется сквозная в рамках раздела.
Графа 2: Указывается дата увольнения (прекращения трудового договора). Это последний день работы сотрудника.
Графа 3: Делается запись о причине увольнения. Здесь необходимо использовать формулировки, дословно соответствующие статье Трудового кодекса РФ.
Графа 4: Указывается наименование документа-основания (приказ или распоряжение), его дата и номер.

> Важно: Исходя из иерархии нормативно-правовых актов, Трудовой кодекс РФ имеет более высокую юридическую силу, чем приказы министерств. Поэтому при выборе формулировки причины увольнения в графе 3 необходимо руководствоваться именно wording (формулировками) ТК РФ.

Детальный разбор заполнения граф

Графа 3: Причина увольнения

Это самая важная часть записи. Формулировка должна быть точной.

• Если работник уходит по собственному желанию, пишется: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• При увольнении по соглашению сторон: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• При выходе на пенсию: если работник указал в заявлении причину «в связи с выходом на пенсию», это право на льготы, и запись должна отражать эту причину (например, «…в связи с выходом на пенсию» со ссылкой на соответствующий пункт статьи 77 или 80 ТК РФ, согласно разъяснениям Роструда).

Нюанс с льготными причинами:
Если работник увольняется по своей инициативе по причине, дающей определенные льготы или преимущества (например, уход за ребенком до 14 лет, переезд, выход на пенсию), и он указал эту причину в заявлении, она обязательно должна фигурировать в записи трудовой книжки.

Графа 4: Основание записи

В этой графе указывается документ, на основании которого внесена запись. В большинстве случаев это приказ генерального директора об увольнении.

• Пример: «Приказ от № 45-к».
• Если произошла ошибка и вносится исправление, в графе 4 указывается реквизиты нового приказа об увольнении (или дублируются данные старого, если номер и дата не менялись, но издается новый корректирующий приказ);

Заверение записей и подпись работника

Один из самых частых вопросов касается печатей и подписей.

Печать: При увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются печатью работодателя (или кадровой службы, если печать организации не используется и это прописано в локальных актах).

• Важно: Отдельно ставить печать при приеме на работу, переводах или повышении квалификации не нужно. Печать ставится только в конце, при увольнении, охватывая все сделанные в этой организации записи.

Подпись работодателя: Записи заверяются подписью уполномоченного лица (работодателя или руководителя кадровой службы).
Подпись работника:
Согласно актуальным изменениям в законодательстве, подпись работника под записью об увольнении больше не требуется. Ранее это было обязательным условием, но теперь достаточно подписи работодателя и печати организации. Однако, во избежание споров, многие работодатели продолжают знакомить сотрудника с записью под роспись в личной карточке или журнале учета трудовых книжек.

Исправление ошибок

Если в записи об увольнении допущена ошибка (неверная дата, статья закона, опечатка в фамилии), просто зачеркивать запись нельзя.
Вносится новая запись с следующим порядковым номером.
В графе 2 указывается текущая дата внесения исправления.
В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер] недействительна» и далее вносится правильная запись.

Исправленная запись также заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Частые вопросы и особенности 2026 года

• Что писать: «Уволен» или «Договор расторгнут»?

Рекомендуется использовать формулировку «Трудовой договор расторгнут…» или «Трудовой договор прекращен…», так как это соответствует терминологии Трудового кодекса. Слово «Уволен» также допустимо, но менее формально в контексте современных требований к делопроизводству.

• Электронные трудовые книжки:

Не забывайте, что помимо бумажной версии (если она ведется), информация об увольнении должна быть своевременно передана в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде. Сроки подачи сведений строго регламентированы (обычно не позднее следующего рабочего дня после издания приказа);

• Дата записи:

Дата в графе 2 должна совпадать с последним днем работы. Если последний день работы выпадает на выходной, датой увольнения все равно считается этот день, а запись вносится в ближайший рабочий день, но с указанием даты увольнения по факту.

Правильное оформление записи об увольнении — это гарантия защиты прав как работника, так и работодателя. Соблюдение порядка нумерации, точность формулировок причин увольнения со ссылкой на статьи ТК РФ, наличие печати и подписи ответственного лица делают документ легитимным.

Помните: невнимательность к деталям (например, отсутствие указания на льготную причину увольнения при выходе на пенсию) может создать серьезные препятствия для сотрудника в будущем. Поэтому кадровым службам следует проявлять максимальную тщательность при заполнении графы 3 и проверке реквизитов приказа в графе 4.