Увольнение сотрудника — это процесс, который требует от работодателя и работника максимальной внимательности к деталям, особенно когда речь заходит о документах. В 2026 году, когда переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал массовым, вопрос выдачи бумажного документа или выписки из электронной базы остается одним из самых актуальных. Ниже мы подробно разберем порядок действий, права сторон и приведем образцы необходимых записей.

Правовые основы выдачи трудовой книжки

Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения.

Ключевые правила:

• Выдача производится строго в последний день работы.
• Запись об увольнении должна быть заверена подписью работодателя и печатью организации (если она используется).
• Факт получения книжки работник должен подтвердить своей подписью в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Ситуация 2026 года: Бумажная vs Электронная трудовая

Важно помнить, что с 2025 года большинство сотрудников, впервые устроившихся на работу после 1 января 2021 года, ведут трудовые книжки только в электронном виде. Однако для тех, кто сохранил бумажный вариант, процедура выдачи остается прежней.

Если у сотрудника бумажная трудовая книжка

Работодатель обязан внести запись об увольнении, заверить ее и отдать документ сотруднику на руки. Никаких заявлений на «получение» писать не нужно, если только сотрудник не забрал книжку ранее (что запрещено), но часто требуется расписка в получении.

Если у сотрудника электронная трудовая книжка (ЭТК)

В этом случае физический бланк на руки не выдается, так как его нет. Вместо этого работодатель обязан предоставить работнику выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р). Именно этот документ является аналогом выдачи бумажной книжки.

Образец записи в трудовой книжке при увольнении

Независимо от причины увольнения, запись в графе 3 («Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, повышении квалификации, переаттестации, награждении») должна быть выполнена четко и соответствовать формулировкам Трудового кодекса.

Пример записи при увольнении по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ):

1. В графе 1 ставится порядковый номер записи.
2. В графе 2 указывается дата увольнения (последний рабочий день).
3. В графе 3 пишется: «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
4. В графе 4 указывается номер и дата приказа об увольнении.

Примечание: С 2023-2024 годов допускается также формулировка «Уволен по собственному желанию», если это прописано в локальных актах, но полная ссылка на статью ТК РФ является наиболее юридически грамотной.

Образец расписки о получении трудовой книжки

Хотя законодательство не утверждает строгой формы расписки, работодатели часто требуют её написания от руки сотрудником, чтобы зафиксировать факт выдачи документа и отсутствие претензий. Это защищает компанию от возможных судебных исков о задержке выдачи документов.

Шаблон расписки:

Что делать, если трудовую книжку не выдали вовремя?

Если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки, он обязан выплатить работнику компенсацию за все дни задержки. В этом случае работник может:

• Написать письменное требование о выдаче документа.
• Обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
• Подать иск в суд о взыскании компенсации морального вреда и среднего заработка за время простоя.

Также стоит отметить, что если работник отсутствует в день увольнения, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку документа по почте.

Чек-лист для сотрудника при увольнении

Чтобы процесс прошел гладко, проверьте следующие пункты перед тем, как покинуть офис:

1. Проверьте правильность внесенной записи об увольнении (даты, формулировки, печать).
2. Убедитесь, что в книге учета движения трудовых книжек стоит ваша подпись о получении.
3. Если у вас ЭТК, получите подписанный работодателем бланк СТД-Р.
4. Проверьте наличие всех положенных выплат в расчетном листке.

Помните: своевременное и правильное оформление документов при увольнении, залог отсутствия проблем при трудоустройстве на новое место и при оформлении пенсии в будущем.