Увольнение сотрудника — это всегда комплекс процедур, требующих внимания со стороны кадровых служб и самого работника. Одной из самых частых проблем при расторжении трудового договора является ситуация, когда сотрудник не забрал трудовую книжку в свой последний рабочий день. Это может произойти по разным причинам: конфликт с руководством, переезд, банальная забывчивость или нахождение на больничном. Чем же это грозит работодателю и как правильно действовать в такой ситуации?

Чем рискует работодатель?

Согласно действующему трудовому законодательству, задержка выдачи трудовой книжки при увольнении — это серьезное правонарушение. В противном случае работодателю придется отвечать сразу по двум фронтам:

• Перед государством — за неисполнение требований закона (ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ).
• Перед работником — в материальном плане. По существующим нормам закона (ст. 234 ТК РФ), работодатель вынужден возмещать работнику неполученный им заработок за все время задержки. Это связано с тем, что днем увольнения в данном случае будет считаться день фактической выдачи работнику трудовой книжки.

Иными словами, пока документ лежит в сейфе компании, сотрудник юридически считается не уволенным, а значит, ему обязаны начислять и выплачивать средний заработок.

Как освободить себя от ответственности?

Чтобы избежать таких катастрофических для бюджета предприятия последствий, работодатель обязан в день увольнения направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Со дня направления указанного уведомления или заказного письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности.

Изменение даты увольнения

Если сотрудник все же явился за документом спустя время, работодатель обязан:

1. Издать новый приказ (распоряжение) о новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора).
2. Внести новую запись в трудовую книжку.
3. Ранее внесенную запись о дне увольнения признать недействительной в порядке, установленном Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Правила ведения и учета: что делать с «забытой» книжкой?

Обязанность ведения

Часть 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ устанавливает, что в обязанности работодателя входит ведение бумажных трудовых книжек каждого сотрудника, проработавшего в организации свыше 5 дней. При этом в трудовую книжку вносятся:

• Сведения о работнике и выполняемой им работе;
• Переводы на другую постоянную работу;
• Основания прекращения трудового договора и сведения об увольнении;
• Сведения о награждениях за успехи в работе.

Важно: сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является само увольнение.

Электронная или бумажная?

Каждый работник до 31 декабря 2020 года имел право выбрать способ ведения трудовой книжки (бумажный или электронный). В тексте Закона (ч. 2 ст. 2 Закона 439-ФЗ) указано, что работник подает заявление до установленной даты. Следовательно, каждому сотруднику предоставлено право выбора, но обязанность сделать это прямо не прописана.

Возникает вопрос: входит ли в обязанности работодателя заполнение этой книжки, если сотрудник не изъявил желания о способе ее ведения? Если трудовой договор заключается не впервые (ст. 65 ТК РФ), и сотрудник не подал заявление о переходе на электронный формат, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку.

Заполнение Книги учета движения трудовых книжек (КУДТК)

У многих кадровиков возникает большой соблазн не отражать в Книге учета прием и выдачу «забытой» трудовой книжки, чтобы лишний раз не привлекать внимание к задержке. Однако делать этого категорически нельзя. Все движения документа (прием от работника при трудоустройстве и выдача при увольнении, даже с опозданием) обязательно должны быть зафиксированы в КУДТК.

Ситуация, когда работник не забрал трудовую книжку, не должна пущаться на самотек. Алгоритм действий работодателя должен быть четким и законным:

1. В день увольнения подготовить документ к выдаче.
2. При неявке сотрудника — незамедлительно отправить уведомление с предложением забрать документ лично или дать согласие на пересылку по почте.
3. Сделать все необходимые записи в Книге учета движения трудовых книжек.
4. При последующей явке работника — переоформить увольнение новой датой, оплатив вынужденный прогул по вине работодателя (если уведомление не было отправлено вовремя).

Соблюдение этих простых правил позволит работодателю защитить себя от штрафов, судебных исков и непредвиденных финансовых потерь, а работнику — получить свои документы без лишних проволочек.