Увольнение сотрудника по собственному желанию — одна из самых частых процедур в кадровом деле. Несмотря на это, при внесении записей в трудовую книжку часто допускаются ошибки. В 2026 году, несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), многие работодатели продолжают вести бумажные варианты. Поэтому крайне важно знать, как правильно оформить графы, на какие статьи Трудового кодекса РФ ссылаться и какие формулировки использовать.
Основные правила внесения записи
Согласно действующему законодательству и Порядку ведения и хранения трудовых книжек, запись о прекращении трудовых отношений вносится в трудовую книжку строго в день увольнения работника. Это должен быть последний рабочий день сотрудника, если иное не установлено законом.
Допустимые формулировки
При увольнении по инициативе работника вы можете использовать несколько вариантов формулировок. Все они равноценны и юридически корректны:
- «Уволен по собственному желанию…»
- «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника…»
- «Трудовой договор прекращен по инициативе работника…»
Выбор конкретной формулировки зависит от внутренних нормативных актов организации, однако все три варианта являются верными и не противоречат ТК РФ.
На какую статью ссылаться?
Это самый важный и ответственный момент. При увольнении по собственному желанию ссылаться нужно не на статью 80 ТК РФ (которая регулирует процесс подачи заявления и сроки отработки), а на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.
Именно ст. 77 ТК РФ содержит общие основания прекращения трудового договора. Пункт 3 этой статьи прямо указывает на расторжение трудового договора по инициативе работника.
Пошаговое заполнение граф в бумажной трудовой книжке
В разделе «Сведения о работе» необходимо заполнить три главные графы. Разберем правильный порядок действий:
Графа 1: Номер записи
Присваивается порядковый номер записи. Он должен следовать за предыдущим номером (например, если прием на работу был под номером 5, то увольнение будет номером 6).
Графа 2: Дата увольнения
Ставится дата последнего рабочего дня сотрудника в формате: ДД.ММ.ГГГГ (например, ). Эта дата должна совпадать с датой в приказе об увольнении.
Графа 3: Сведения об увольнении
Здесь пишется сама формулировка. Категорически запрещено использовать сокращения. Запись должна звучать так:
«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Также после записи в этой же графе вносятся сведения о приказе:
«Приказ № [номер] от [дата приказа]».
Графа 4: Основание (реквизиты приказа)
В этой графе дублируются данные о приказе работодателя: наименование документа (Приказ), его дата и номер.
Образец записи в трудовой книжке
Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть запись:
- Графа 1: 6
- Графа 2:
- Графа 3: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ № 45-к от
- Графа 4: Приказ № 45-к от
Важные нюансы оформления
- Внутреннее совместительство: Если работник увольняется с должности по внутреннему совместительству по собственному желанию, формулировка записи будет аналогичной: «Уволен с работы по совместительству по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Увольнение без отработки: Если работник увольняется в связи с зачислением в образовательное учреждение, выходом на пенсию или по другим уважительным причинам, запись может быть дополнена. Например: «Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Подписи и печать: После внесения записи в трудовую книжку необходимо поставить подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись самого работника. Заверить запись печатью организации (при ее наличии).
Ответственность за ошибки
Неверная формулировка причины увольнения (например, ссылка на статью 80 вместо пункта 3 статьи 77) или наличие сокращений в тексте записи могут привести к тому, что запись будет признана недействительной. Работодателю придется вносить исправления, а работник может столкнуться с проблемами при подтверждении стажа или трудоустройстве на новое место.
Внесение записи об увольнении по собственному желанию требует внимательности и строгого соблюдения инструкций. Главное, помнить о недопустимости сокращений, правильном выборе статьи (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) и точном совпадении дат в трудовой книжке и приказе. Соблюдение этих простых правил позволит избежать кадровых ошибок и гарантирует работнику беспроблемное подтверждение его трудового пути.