Переход на электронный документооборот в кадровом учете значительно упростил многие процессы, однако процедура увольнения сотрудника с электронной трудовой книжкой (ЭТК) имеет свои важные нюансы. Ошибки в оформлении могут привести к штрафам со стороны контролирующих органов и трудовым спорам.
В данной статье мы подробно разберем пошаговый алгоритм действий работодателя при расторжении трудового договора с сотрудником, который ведет трудовую деятельность в электронном виде.
Основные отличия от увольнения с бумажной книжкой
Главное отличие заключается в том, что работодатель не делает запись физически в книжке, которая хранится в сейфе, а передает сведения в государственные органы в цифровом формате. Вместо выдачи бумажного документа сотрудник получает специальную справку или выписку.
Пошаговая инструкция по увольнению
Шаг 1. Оформление оснований для увольнения
Процедура начинается стандартно, независимо от формата трудовой книжки:
- Получение заявления (если увольнение происходит по собственному желанию) или издание уведомления (при сокращении или ином основании).
- Издание приказа (распоряжения) об увольнении.
- Ознакомление сотрудника с приказом под подпись;
Шаг 2. Подготовка и выдача документов в день увольнения
В последний рабочий день сотрудника работодатель обязан произвести полный расчет и выдать пакет документов. Для владельцев ЭТК список выглядит следующим образом:
- Справка по форме СТД-Р. Это основной документ, который заменяет бумажную трудовую книжку при увольнении. В ней отражаются все сведения о трудовой деятельности сотрудника в данной организации. Справка может быть выдана как на бумажном носителе (с печатью и подписью), так и в электронном виде (подписанная КЭП).
- Справка о заработке за последние 2 года (форма 182н). Необходима сотруднику для расчета пособий по временной нетрудоспособности (больничных) на новом месте работы.
- Другие обязательные документы согласно ст. 84.1 ТК РФ (например, выписки из приказов, справки о доходах и т.д.).
Шаг 3. Подача отчетности в СФР (бывший ПФР)
Запись в электронную трудовую книжку вносится не вручную, а путем подачи отчета. Электронная трудовая книжка — это, по сути, отчет ЕФС-1.
Важные правила подачи:
- Срок подачи: Работодатель обязан направить сведения о увольнении в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
- Форма документа: Подается отчет по форме ЕФС-1 (с заполненным подразделом 1.1).
- Содержание: В отчете указываются данные о расторжении трудового договора, дата увольнения и основание (формулировка должна строго соответствовать ТК РФ).
Сводная таблица: что выдаем и куда подаем
| Документ / Действие | Кому/Куда предоставляется | Срок |
|---|---|---|
| Справка СТД-Р | Сотруднику | В день увольнения |
| Отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) | В СФР | Следующий рабочий день после приказа |
| Справка 182н (о заработке) | Сотруднику | В день увольнения |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что делать, если сотрудник хочет получить сведения из ЭТК самостоятельно?
Сотрудник может в любой момент получить выписку из электронной трудовой книжки через:
- Личный кабинет на портале Госуслуг (ЕГПУ);
- МФЦ;
- Клиентскую службу Социального фонда России.
Нужно ли выдавать СТД-Р, если у сотрудника осталась бумажная книжка, но он перешел на ЭТК?
Да. Если сотрудник подал заявление о переходе на электронный формат, бумажная книжка хранится у работодателя, а при увольнении сотруднику выдается справка СТД-Р, содержащая сведения о работе в данной организации.
Какая ответственность предусмотрена за несвоевременную подачу ЕФС-1?
Нарушение сроков подачи сведений в СФР может привести к административным штрафам для организации и должностных лиц, а также к жалобам со стороны работника, которому могут быть затруднены выплаты или расчет стажа.
Резюме: Увольнение сотрудника с ЭТК требует от кадровика четкого соблюдения тайминга. Главное — выдать СТД-Р в день увольнения и отправить ЕФС-1 в СФР на следующий рабочий день.