С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Для большинства работодателей ведение бумажных трудовых книжек перестало быть обязательным. При увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой процедура имеет свои особенности. В этой статье разберем, как правильно оформить увольнение, какие документы выдать и как выглядит запись в ЭТК;
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника, который ведется в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Все данные передаются работодателем в ПФР в электронном виде через отчетность (в частности, через СЗВ-ТД).
Какие сведения включаются в ЭТК:
- Дата приема на работу и основание (приказ, договор).
- Должность, структурное подразделение.
- Дата увольнения и основание;
- Сведения о переводах, изменениях условий трудового договора.
Как происходит увольнение сотрудника с ЭТК?
Процедура увольнения в целом не отличается от увольнения сотрудника с бумажной книжкой, но есть нюансы в документальном оформлении.
Пошаговая инструкция для работодателя:
- Получение заявления об увольнении. Работник пишет заявление о увольнении по собственному желанию (или иное, в зависимости от основания). Форма заявления стандартная, указание на ЭТК не требуется.
- Издание приказа об увольнении. На основании заявления и в соответствии с Трудовым кодексом РФ издается приказ (распоряжение) об увольнении. В приказе указывается основание и дата увольнения.
- Передача сведений в ПФР. В день увольнения (или не позднее следующего рабочего дня) работодатель обязан передать в ПФР сведения об увольнении через отчет СЗВ-ТД. Именно эти сведения и формируют запись в электронной трудовой книжке сотрудника.
- Выдача документов работнику. При увольнении сотруднику необходимо выдать:
- Трудовую книжку. Если у сотрудника была бумажная трудовая книжка, ее выдают с внесенной записью об увольнении. Если книжка была исключительно электронной, бумажный документ не выдается.
- Справку о заработке за последние 2 года (форма 182-Н). Эта справка выдается по заявлению работника и нужна для расчета пособий, в т.ч. по больничному. Ее выдают всем увольняемым, независимо от формы трудовой книжки.
- Выписку из электронной трудовой книжки. По заявлению работника работодатель обязан предоставить ему выписку из ЭТК за период работы в данной организации. Эта выписка формируется на основании переданных в ПФР сведений. Образец выписки можно найти на сайте ПФР или в личном кабинете работника на Госуслугах.
- Окончательный расчет. Выплатить все причитающиеся суммы (заработная плата, компенсации, отпускные и т.д.).
Образец записи об увольнении в электронную трудовую книжку
Запись в ЭТК формируется автоматически на основе данных из отчета СЗВ-ТД. Самостоятельно вносить туда данные нельзя; Вот как выглядит условная структура такой записи:
Дата прекращения трудового договора:
Основание прекращения трудового договора: Увольнение по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Наименование документа: Приказ (распоряние) № 125-к от
Дата и номер документа: , № 125-к
Примечание: Точный текст основания и ссылка на пункт/часть статьи Трудового кодекса должны соответствовать реальному приказу.
Что выдает работодатель при увольнении? Сравнительная таблица
| Документ | При наличии бумажной трудовой книжки | При наличии только электронной трудовой книжки |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Выдается с внесенной записью об увольнении. | Не выдается. Запись есть только в системе ПФР. |
| Выписка из трудовой книжки | Может быть выдана по заявлению. | Выдается по заявлению. Это основной документ, подтверждающий трудовую историю. |
| Справка 182-Н | Выдается по заявлению. | Выдается по заявлению. |
| Трудовая книжка в форме электронного документа | Не выдается (если сотрудник не перешел на ЭТК). | Доступна в Личном кабинете на Госуслугах или через МФЦ/ПФР. Работодатель ее не печатает. |
Как сотрудник может получить свою электронную трудовую книжку?
После того как работодатель передал сведения в ПФР, сотрудник может:
- Зарегистрироваться и получить доступ к своей ЭТК через Личный кабинет на портале Госуслуг (в разделе «Сведения о трудовой деятельности»).
- Обратиться в МФЦ («Мои документы») за распечатанной выпиской.
- Обратиться в отделение ПФР.
Частые вопросы и ошибки
Может ли сотрудник потребовать бумажную трудовую книжку, если у него была только ЭТК?
Нет. Если на у сотрудника не было бумажной трудовой книжки, работодатель не обязан ее оформлять. Все сведения хранятся в электронном виде. Выдается только выписка по запросу.
Что делать, если в записи об увольнении в ЭТК ошибка?
Работодатель, который передал некорректные сведения в ПФР, обязан внести изменения. Для этого нужно подать в ПФР исправленный отчет СЗВ-ТД (или иной установленный отчет) с корректирующими записями. Сотрудник также может написать заявление в ПФР с требованием уточнить сведения.
Нужно ли согласие сотрудника на переход на ЭТК?
Если у сотрудника на уже была бумажная трудовая книжка, для перехода на электронную форму требуется его письменное заявление. Если книжки не было — переход происходит автоматически, дополнительное заявление не требуется.
Информация в статье актуальна на 2026 год. Для получения самых точных и обновленных образцов документов и форм обращайтесь к официальным источникам: сайт Пенсионного фонда России (pfr.gov.ru), портал Госуслуг (gosuslugi.ru) или служба «КонсультантПлюс».