Увольнение сотрудника — это не просто расставание с работником, но и строго регламентированный юридический процесс. Ошибки в формулировке основания увольнения или задержка в выдаче трудовой книжки могут привести к серьезным штрафам для работодателя и судебным спорам. В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить основание для увольнения, внести запись в трудовую книжку и соблюсти все сроки выдачи документов в 2026 году.

Сроки выдачи трудовой книжки при увольнении

Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), в последний день работы работодатель обязан:

• Выдать работнику трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде);
• Предоставить сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) у данного работодателя;
• Выдать другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника;
• Произвести окончательный расчет.

Важно помнить: если работник в этот день не работал (например, болел или был в отпуске), соответствующие документы высылаются ему по почте уведомленным заказным письмом не позднее следующего рабочего дня после обращения работника за их получением.

Ответственность за задержку

Задержка выдачи трудовой книжки или предоставление неверной формулировки причины увольнения влечет за собой материальную ответственность работодателя. Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки.

Основания для увольнения: как правильно формулировать

Запись в трудовой книжке об основании и причине прекращения трудового договора должна вноситься в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). Использование сокращений или измененных фраз недопустимо.

Рассмотрим самые распространенные ситуации:

Увольнение по собственному желанию

Это наиболее частое основание (ст. 80 ТК РФ). Если работник написал заявление по собственному желанию, запись в графе 3 раздела «Сведения о работе» должна выглядеть следующим образом:

«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Иногда используется альтернативная, но также допустимая формулировка: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Главное — ссылка на правильную статью и пункт.

Увольнение по соглашению сторон

Если стороны договорились о расставании (ст. 78 ТК РФ), запись будет такой:

«Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Увольнение в связи с окончанием срока договора

При истечении срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ):

«Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока его действия, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Порядок заполнения трудовой книжки: пошаговая инструкция

При внесении записи об увольнении необходимо соблюдать строгий алгоритм заполнения граф:

1. Графа 1 (№ записи): Указывается порядковый номер записи (сквозная нумерация).
2. Графа 2 (Дата): Пишется дата увольнения.
   • Обычно это последний день работы.
   • Если сотрудник увольняется во время отпуска, датой увольнения считается последний день отпуска (на основании ч. 2 ст. 127 ТК РФ).
   • Если сотрудник болел, датой увольнения считается последний день болезни.
3. Графа 3 (Сведения о работе): Вносится сама запись об основании увольнения со ссылкой на статью, часть и пункт ТК РФ. Текст должен быть без сокращений.
4. Графа 4 (Документ-основание): Указывается документ, на основании которого внесена запись (например: «Приказ от № 45-к»). Дата и номер приказа должны совпадать с реальными данными.

Электронные трудовые книжки (СТД-Р)

В 2026 году для многих работников актуальна электронная трудовая книжка. Работодатель обязан передать сведения в Пенсионный фонд (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.

Работнику при увольнении обязательно выдается форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работодателем). Ответственность за непредставление СТД-Р аналогична ответственности за невыдачу бумажной трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ).

Документооборот и подтверждение выдачи

Во избежание споров и претензий со стороны бывших сотрудников, работодателю рекомендуется запрашивать письменное подтверждение получения документов. Это может быть:

• Подписанная работником опись передаваемых документов;
• Запись в журнале учета движения трудовых книжек;
• Отдельный журнал учета выдачи форм СТД-Р.

Если работник отказывается забирать трудовую книжку в день увольнения, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.

Правильное оформление основания для увольнения и своевременная выдача трудовой книжки, ключевые элементы грамотного кадрового делопроизводства. Соблюдение точных формулировок ТК РФ, указание правильных дат и наличие подтверждающих документов защитят компанию от юридических рисков, а сотруднику гарантируют беспроблемное трудоустройство на новом месте.

Помните: любая ошибка в дате или ссылке на статью закона может быть расценена как нарушение трудовых прав гражданина.