В 2026 году процесс оформления увольнения сотрудников претерпел окончательную цифровую трансформацию. Бумажные трудовые книжки ушли в прошлое для большинства категорий работников, а основным документом стала электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако ошибки в заполнении данных при увольнении по-прежнему ведут к серьезным штрафам и проблемам для сотрудников при получении пенсий или новых мест работы.
Самое главное помнить, что с 2026 года форма ЕФС-1 является единственным способом передачи сведений о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР). Любые задержки или inaccuracies в этом отчете недопустимы.
Ключевые изменения в процедуре увольнения
Основное изменение коснулось сроков и формата передачи данных. Если ранее существовал переходный период, то сейчас действует жесткий регламент:
- Полный отказ от бумажного дублирования: Для сотрудников, перешедших на ЭТК, запись в бумажную книжку не вносится (если она вообще велась и хранится у работодателя).
- Форма ЕФС-1: Сведения о приеме, переводе и увольнении передаются исключительно через эту форму.
- Сроки подачи: Отчет ЕФС-1 при увольнении должен быть отправлен не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении;
Важность точности данных
Очень важно, чтобы формулировка основания увольнения в отчете ЕФС-1 дословно соответствовала записи в приказе и ссылалась на конкретную статью Трудового кодекса РФ. Любое расхождение может привести к тому, что сотрудник не сможет встать на биржу труда или получит отказ в пенсионных начислениях.
Алгоритм действий при увольнении в 2026 году
Процесс оформления увольнения теперь выглядит как строго регламентированная цепочка действий в кадровой программе и системе отчетности:
- Издание приказа: Руководитель подписывает приказ об увольнении. Дата приказа является ключевой для отсчета сроков.
- Ознакомление сотрудника: Сотрудник знакомится с приказом (в т.ч. в электронном виде с использованием ЭЦП).
- Формирование отчета ЕФС-1:
- В разделе «Кадровые мероприятия» выбирается код мероприятия «Увольнение».
- Указывается точная дата увольнения.
- Вносится причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.
- Отправка в СФР: Файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и отправляется в Социальный фонд не позднее следующего рабочего дня.
- Выдача документов: Сотруднику выдаются копия приказа и справка о трудовой деятельности (форма СТД-Р), хотя основная информация уже доступна ему в личном кабинете на портале Госуслуг.
Особые случаи: Договоры ГПХ и отказ от трудовой
В предоставленной информации из интернета также затрагиваются важные нюансы, которые нельзя игнорировать:
Договоры ГПХ (Гражданско-правового характера)
При прекращении действия договора ГПХ также формируется отчет ЕФС-1. Однако важно не путать основание: это не «увольнение» в классическом трудовом смысле, а «прекращение договора». Ошибка в выборе кода мероприятия может исказить страховой стаж сотрудника.
Отказ от ведения трудовой книжки
Если сотрудник ранее подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан вести его стаж исключительно в электронном виде. При увольнении такого сотрудника никакие записи в бумажный документ не вносятся, даже если он физически находится у работодателя.
Настройка программных средств
Для корректного заполнения ЭТК необходимо убедиться, что ваша кадровая программа (1С, Контур и др.) обновлена до версии, актуальной на май 2026 года.
На что обратить внимание при настройке:
- Проверьте справочники оснований увольнения на соответствие последним изменениям в ТК РФ.
- Убедитесь, что сертификат электронной подписи действующий и имеет права на отправку отчетности в СФР.
- Настройте автоматическую проверку дат: система не должна позволять отправку отчета ЕФС-1 с опозданием.
Ответственность за ошибки
Нарушение сроков или порядка заполнения сведений о трудовой деятельности влечет за собой административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы могут достигать значительных сумм, особенно при массовом характере нарушений.
Помните: правильная запись в электронной трудовой книжке — это гарантия социальной защищенности вашего бывшего сотрудника и репутационная безопасность вашей компании.