Увольнение в связи с сокращением численности или штата работников, одна из самых сложных процедур для работодателя и критически важный момент для сотрудника. От правильности оформления документов, особенно трудовой книжки, зависит не только законность увольнения, но и возможность работника получить все положенные выплаты, включая выходное пособие и компенсацию за период трудоустройства.

В данной статье мы подробно разберем, как должна выглядеть запись в трудовой книжке при сокращении, какие статьи Трудового кодекса указывать и какие нюансы учитывать в 2026 году.

Основания для внесения записи

Согласно актуальному законодательству РФ (включая нормы, действующие в 2026 году), запись об увольнении вносится на основании пункта 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Именно эта норма регулирует расторжение трудового договора по инициативе работодателя в связи с сокращением.

Важно различать два понятия, которые часто путают, хотя формулировка в трудовой книжке для них едина:

• Сокращение численности: уменьшение количества единиц по одной и той же должности (например, было 5 бухгалтеров, стало 4).
• Сокращение штата: полное исключение из штатного расписания определенной должности или профессии.

Правила заполнения трудовой книжки

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки или формируется в электронном виде (СЭТ) для передачи данных в Социальный фонд России (СФР).

Требования к формулировке

Текст записи должен быть дословным или максимально близким к тексту закона. Допускаются два варианта начала фразы:
«Трудовой договор расторгнут…»
«Уволен…»

Однако наиболее корректной и часто используемой в 2026 году считается полная формулировка, указывающая на причину и норму закона.

Пример правильной записи

В графе 3 («Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, повышении квалификации, переобучении, об увольнении») вносится следующая запись:
> Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Или, если сокращалась численность:

> Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

В графе 4 («Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись») указывается приказ об увольнении:
> Приказ от № 45-к

В графе 5 ставится подпись работника, подтверждающая ознакомление, и подпись ответственного лица (кадровика или работодателя), заверенная печатью организации (если она используется).

Особенности увольнения совместителей

Согласно статье 282 ТК РФ, работа по совместительству может быть основной или дополнительной. При сокращении совместителя действуют те же правила оформления записи в трудовой книжке, что и для основного сотрудника.

Ключевые отличия процедуры:

• Если трудовая книжка ведется у основного работодателя, то запись об увольнении с работы по совместительству вносится по желанию работника на основании его заявления и копии приказа об увольнении.
• В случае сокращения совместителя ему выплачивается выходное пособие, но компенсация за период трудоустройства (за 2-й и 3-й месяц) обычно не сохраняется, так как у сотрудника уже есть основное место работы.

Порядок действий при внесении записи

Процесс оформления увольнения строго регламентирован. Ошибка в последовательности может привести к признанию увольнения незаконным.

Уведомление: Сотрудника письменно уведомляют о предстоящем сокращении не менее чем за 2 месяца до даты увольнения.
Предложение вакансий: Работодатель обязан предложить имеющиеся вакантные должности, соответствующие квалификации сотрудника.
Издание приказа: Издается приказ о прекращении трудового договора (форма Т-8 или собственная форма организации).
Ознакомление: Сотрудник знакомится с приказом под роспись.
Внесение записи: В день увольнения в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Выдача документов и расчет: Работнику выдаются трудовая книжка (или справка СТД-Р), справка о доходах и производиться полный расчет, включая выходное пособие.

Важные нюансы и запреты

При формировании записи и проведении процедуры сокращения необходимо помнить о категориях граждан, которых запрещено увольнять по данному основанию (ст. 261 ТК РФ):

• Беременные женщины.
• Женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет.
• Одинокие матери (отцы), воспитывающие ребенка до 14 лет (или ребенка-инвалида до 18 лет).

Если запись в трудовой книжке была внесена с ошибкой (неверная статья, опечатка в дате или названии организации), она не зачеркивается. Исправление производится путем внесения новой записи с указанием, что предыдущая запись под таким-то номером недействительна, и сразу же вносится правильная формулировка.

Правильно оформленная запись в трудовой книжке при сокращении — это гарантия соблюдения прав работника и защита интересов работодателя от судебных исков. Формулировка должна четко ссылаться на пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.

Помните, что в 2026 году процедура сокращения требует не только точности в документах, но и соблюдения всех этапов уведомления и предложения вакансий. Только комплексный подход позволит избежать юридических рисков и обеспечит справедливый уход сотрудника с сохранением всех его социальных гарантий.