К сожалению‚ кадровым специалистам и руководителям иногда приходится сталкиваться с трагическими ситуациями на предприятии, смертью сотрудника․ Оформление документов в таком случае имеет свои строгие правовые нюансы․ Важно понимать‚ что увольнение в связи со смертью не является увольнением в привычном понимании этого слова‚ так как волеизъявления со стороны работника нет․ Тем не менее‚ трудовой договор подлежит прекращению‚ а в трудовой книжке должна быть сделана соответствующая запись․

Нормативная база

Прекращение трудового договора по причине смерти работника (а также признания его судом безвестно отсутствующим или умершим) регулируется пунктом 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ․ Именно эта норма является основанием для внесения записи в трудовую книжку․

Документы-основания для внесения записи

Главное правило кадрового делопроизводства гласит: любая запись в трудовую книжку вносится только на основании соответствующего приказа․ Однако издать приказ о прекращении трудового договора можно только при наличии документа‚ подтверждающего факт смерти․

Такими документами являются:

• Свидетельство о смерти из ЗАГСа (форма № 1)․
• Решение суда о признании гражданина умершим или безвестно отсутствующим (вступившее в законную силу)․

Без оригинала или надлежащим образом заверенной копии одного из этих документов издавать приказ и делать запись в трудовой книжке категорически запрещено․

Пошаговая инструкция заполнения трудовой книжки

Шаг 1․ Издание приказа

Прежде чем внести запись в трудовую книжку‚ работодатель обязан издать приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора․ Для этого используется унифицированная форма № Т-8 или утвержденная форма организации․

Важный нюанс: датой приказа всегда является текущая дата (дата предоставления родственниками свидетельства о смерти)․ А вот датой прекращения трудового договора будет:

• Дата смерти‚ указанная в свидетельстве из ЗАГСа․
• Дата вступления в законную силу решения суда (если факт смерти устанавливался судом)․

Шаг 2․ Внесение записи в сведения о работе

В графе 1 ставится порядковый номер записи‚ в графе 2 — дата прекращения трудового договора (дата смерти или дата вступления решения суда в силу)․

В графу 3 необходимо внести следующую формулировку:

«Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника‚ пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации»․

Обратите внимание: слова «уволен» в данной формулировке не используются‚ так как увольнение — это действие‚ совершаемое по инициативе одной из сторон‚ а смерть — это обстоятельство‚ не зависящее от воли сторон․

В графу 4 вносится информация о приказе (дата и номер приказа о прекращении трудового договора)․

Шаг 3․ Подписание записи

Согласно правилам ведения трудовых книжек‚ все записи должны быть заверены подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ а также печатью организации (при наличии)․ Со стороны работника подпись поставить невозможно‚ поэтому расписывается только ответственное лицо со стороны работодателя․

Пример заполнения (визуальная схема)

Для наглядности приведем пример того‚ как должна выглядеть запись в разделе «Сведения о работе»:

Выдача трудовой книжки

Трудовая книжка умершего сотрудника не остается навсегда в архиве работодателя․ Она должна быть выдана на руки․

Получить документ могут:

1. Ближайшие родственники (супруг‚ родители‚ дети) — при предъявлении свидетельства о смерти и документа‚ подтверждающего родство (свидетельство о браке‚ свидетельство о рождении и т․д․)․
2. Иное лицо — при предъявлении нотариально заверенной доверенности от родственников умершего․

Если за трудовой книжкой никто не обратился‚ работодатель обязан хранить ее в течение 50 лет (согласно архивному законодательству)․ По письменному заявлению родственников документ может быть выслан почтовым отправлением ценным письмом с описью вложения․

Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2025 года все больше сотрудников работают без бумажной трудовой книжки по собственному выбору или потому‚ что впервые устроились после 2020 года․ В случае смерти такого сотрудника работодатель также обязан передать сведения о прекращении трудового договора в Социальный фонд России (СФР)․ Отчетность по форме ЕФС-1 подается в те же сроки‚ что и при обычном увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа․ Сведения в ЭТК будут отражены автоматически в выписке из реестра застрахованных лиц․

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Использование формулировки «Уволен по смерти․․․»․
  Как правильно: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью․․․»․
• Ошибка 2: Указание в графе 2 даты издания приказа вместо даты смерти․
  Как правильно: В графе 2 указывается именно дата смерти (дата прекращения договора)․
• Ошибка 3: Издание приказа «задним числом» (днем смерти)․
  Как правильно: Приказ издается в тот день‚ когда работодателю стало известно о смерти (предоставлено свидетельство)‚ а датой расторжения договора в приказе указывается день смерти․
• Ошибка 4: Выдача трудовой книжки лицам‚ не подтвердившим родство․
  Как правильно: Выдавать документ можно только при наличии свидетельства о смерти и документов о родстве‚ чтобы избежать передачи персональных данных третьим лицам․

Заполнение трудовой книжки при смерти сотрудника — процедура‚ требующая предельной внимательности и такта․ С помощью трудовой книжки родственники смогут подтвердить стаж умершего для оформления пенсии по случаю потери кормильца или социальных выплат․ Строгое соблюдение пункта 6 части 1 статьи 83 ТК РФ и правильное указание дат убережет работодателя от штрафов со стороны трудовой инспекции‚ а родственников — от бюрократических проблем в и без того тяжелый период жизни․