Увольнение в запас — это особый случай прекращения трудовых отношений, который касается военнослужащих, переходящих на гражданскую службу или возвращающихся к гражданской жизни. В 2026 году процедура оформления документов для таких сотрудников имеет свои нюансы, связанные с переходом на электронные трудовые книжки и изменением форм отчетности. В этой статье мы подробно разберем, какие документы выдаются, как вносятся записи и что нужно знать работодателю и работнику.
Особенности увольнения в запас
Увольнение в запас происходит, когда военнослужащий завершает службу в армии и переходит в гражданский сектор. Важно понимать, что период военной службы не отражается в обычной трудовой книжке в виде стандартных записей о приеме и увольнении, так как военная служба регулируется отдельным законодательством. Сведения о службе вносяться в военный билет, который является основным документом, подтверждающим этот период.
Однако, если военнослужащий до призыва работал в организации или возвращается туда после службы, вопросы ведения трудовой книжки (бумажной или электронной) становятся актуальными.
Какие документы выдаются при увольнении в 2026 году
Согласно актуальному законодательству РФ и данным на 2026 год, при увольнении сотрудника (в т.ч. увольняемого в запас при переходе на гражданскую должность) работодатель обязан выдать следующий пакет документов:
- Трудовая книжка (если работник ранее не отказался от бумажного варианта и велась ее бумажная версия) или форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности).
- Справка о доходах (2-НДФЛ) за текущий год и периоды, необходимые для расчета.
- Копия приказа об увольнении (или выписка из него), с которой работник должен быть ознакомлен под подпись.
- Справка о сумме заработка (ранее известная как форма 182н) — важное уточнение: с 2023 года выдача справки формы 182н упразднена. Сведения о заработке теперь передаются в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде, и работник может получить их через портал Госуслуг или запросить у работодателя в виде выписки из данных СФР.
Все документы, кроме трудовой книжки (которая выдается в день увольнения), могут быть предоставлены в срок до трех рабочих дней после письменного запроса бывшего сотрудника, если они не были вручены сразу.
Оформление записи в трудовой книжке
Если у сотрудника ведется бумажная трудовая книжка, запись об увольнении вносится в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ. Для увольнения в запас (при возвращении на гражданскую работу или увольнении с гражданской должности в связи с призывом/возвратом) формулировка зависит от основания.
Чаще всего используется ссылка на пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ (соглашение сторон) или пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ (собственное желание), если речь идет о гражданском контракте. Однако, если увольнение связано именно с призывом на военную службу или увольнением в запас с занимаемой гражданской должности в силовых структурах, формулировка может быть специфической.
Образец правильной записи:
- В графе 3 указывается: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» (или иное основание).
- В графе 4 указывается документ-основание: «Приказ от [дата] № [номер]».
Важно: Запись должна быть заверена подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется). Сотрудник также ставит свою подпись в знак ознакомления.
Электронная трудовая книжка (СТД-Р)
В 2026 году основным документом о стаже является электронная трудовая книжка. При увольнении работнику обязательно выдается форма СТД-Р. Этот документ содержит полную информацию о периодах работы, должностях и основаниях увольнения, аналогичную бумажной книжке.
Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда и является обязательной для выдачи в день увольнения. Отсутствие этой формы может повлечь административную ответственность для работодателя.
Сроки и ответственность
Нарушение сроков выдачи документов или неправильное оформление записей грозит работодателю штрафами. По данным на 2026 год, штраф за ошибки в трудовых книжках или задержку выдачи документов может составлять до 50 000 рублей для юридических лиц.
Трудовую книжку (бумажную) и форму СТД-Р необходимо выдать сотруднику в последний день работы. Задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя обязывает компанию оплатить сотруднику среднее заработок за все время задержки.
Увольнение в запас требует внимательного отношения к деталям, особенно в части разграничения военной службы и гражданского стажа. Основным документом для военнослужащего остается военный билет, но при наличии гражданского трудового договора работодатель обязан оформить все стандартные документы: выдать СТД-Р, сделать запись в бумажной трудовой (если она ведется) и предоставить копии приказов. Соблюдение актуальных форм (СТД-Р вместо 182н) и сроков выдачи защитит обе стороны от правовых рисков в 2026 году.