В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным инструментом фиксации трудового стажа граждан России․ Для работодателей это означает переход на цифровые рельсы взаимодействия с Социальным фондом России (СФР) и изменение внутренних процедур кадрового делопроизводства․ В данной статье мы подробно разберем, как правильно организовать учет, какие отчеты сдавать и как избежать распространенных ошибок․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка — это формат ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде․ Данные хранятся в информационной системе Социального фонда России (СФР)․

Ключевые особенности ЭТК:

• Доступность: Работник может в любой момент получить выписку через портал Госуслуг или в клиентских службах СФР․
• Безопасность: Данные защищены от потери, порчи или подделки, что часто случалось с бумажными аналогами․
• Автоматизация: Сведения передаются работодателем в СФР в рамках отчетной формы ЕФС-1․

> Важно: С 1 января 2020 года все работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде․ Бумажные трудовые книжки сохраняются только для тех, кто подал письменное заявление о сохранении бумажного формата до конца 2020 года, либо для новых сотрудников, не выбравших формат (в этом случае бумажная не заводится, ведется только электронная)․

Обязанности работодателя по ведению ЭТК

Работодатель является основным источником первичных данных для ЭТК․ Именно кадровая служба организации вносит сведения о приеме, переводе и увольнении․

Кто должен вести учет?

Вести ЭТК обязаны все работодатели:
Юридические лица всех форм собственности․
Индивидуальные предприниматели․
Физические лица, являющиеся работодателями․

Размер организации не имеет значения: правила едины и для крупных холдингов, и для ИП с одним сотрудником․ Однако, если численность сотрудников до 10 человек включительно, отчетность можно подавать как в электронном, так и в бумажном виде (хотя электронный формат приоритетен и удобнее)․

Алгоритм действий при приеме сотрудника

Процесс оформления нового работника напрямую связан с формированием или обновлением его ЭТК․

Шаг 1․ Определение формата трудовой книжки

• Для впервые устраивающихся на работу (после ): Бумажная трудовая книжка не заводится вообще․ Все сведения формируются только в электронном виде․ Заявления от работника не требуется․
• Для работников, имевших трудовой стаж до 2021 года:
• Если работник подал заявление о переходе на ЭТК (в 2020 году или позже, если ранее не выбрал): работодатель вносит запись в бумажную книжку о переходе на электронный формат, возвращает бумажную книжку работнику на руки и начинает передавать данные в СФР․
• Если работник подал заявление о сохранении бумажной книжки: работодатель продолжает вести бумажный документ и параллельно дублирует сведения в электронном виде для СФР․

Шаг 2․ Внесение сведений в систему

После издания приказа о приеме на работу, кадровик должен сформировать отчет ЕФС-1 (подраздел 1․1)․

• В отчете указываются дата приема, должность, подразделение, условия труда․
• Отчет подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица․
• Данные отправляются в СФР не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа․

Учет движения трудовых книжек: изменения 2026 года

Один из самых важных вопросов для бухгалтерии и кадров: нужно ли заводить журналы учета для электронных книжек?

Согласно актуальным разъяснениям и приказам Минтруда (в частности, Приказ № 320н и последующие изменения):
Журнал учета бланков: Для ЭТК не ведется, так как бланк виртуальный и выдается государством․
Журнал учета движения: Работодатель не обязан учитывать электронные трудовые книжки в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них или в отдельном журнале․ Учету подлежат только бумажные трудовые книжки, находящиеся на хранении у работодателя (если такие остались)․

> Примечание: Если вы используете собственную форму журнала учета (что разрешено с 2021 года), убедитесь, что в ней нет граф для ЭТК, чтобы не создавать лишнюю бюрократию․

Подача отчетности: форма ЕФС-1

Основной инструмент взаимодействия с СФР — единая форма ЕФС-1․

Когда сдавать?

• Прием, перевод, увольнение: Отчет сдается до 25 числа месяца, следующего за отчетным․
• Исправление ошибок: Если обнаружена ошибка в ранее переданных сведениях, формируется корректирующий отчет также до 25 числа следующего месяца (или сразу, если сроки позволяют)․

Как сдавать?

Через специализированные сервисы (СБИС, Контур․Экстерн, 1С и др․)․
Через личный кабинет страхователя на сайте СФР․
В бумажном виде (только для работодателей с численностью до 10 человек)․

Важно: После успешной отправки файла вы получаете протокол проверки․ Если в протоколе указано «Принято», данные ушли в базу СФР․ Если «Отклонено» — необходимо исправить ошибки и отправить файл заново․

Взаимодействие с бумажными трудовыми книжками

Несмотря на цифровизацию, бумажный документооборот полностью не исчез․

Запись о переходе: Если сотрудник выбрал ЭТК, в его бумажную трудовую (раздел «Сведения о работе») вносится запись: «Подана письменная заявление о переходе на электронную трудовую книжку»․
Выдача на руки: После внесения записи о переходе, бумажная трудовая книжка выдается работнику под роспись в книге учета движения․

• В книге учета делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления»․
• Работник ставит подпись в книге и в самой трудовой книжке․

Хранение: Бумажные книжки тех, кто не написал заявление (ни о переходе, ни о сохранении) до конца 2020 года, хранятся у работодателя до востребования, но записи в них не вносятся (кроме случая увольнения, если работник попросит)․

Частые ошибки и риски

При ведении ЭТК работодатели часто допускают следующие ошибки:

• Нарушение сроков: Несвоевременная подача ЕФС-1 (позже 25 числа) грозит штрафом․
• Отсутствие заявления: Попытка перевести сотрудника на ЭТК без его письменного заявления (для тех, кто работал до 2021 года)․
• Ошибки в данных: Неверное указание кода профессии или даты приема․ Исправление в ЭТК происходит путем подачи нового отчета с корректными данными, а не зачеркиванием․
• Игнорирование протоколов: Непроверка протоколов от СФР после отправки отчета․

Юридические аспекты

Непредставление сведений или представление неполных/недостоверных сведений влечет наложение штрафа:

• На должностных лиц: от 300 до 500 рублей․
• На юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей․

Где работнику посмотреть свою ЭТК?

Работодатель должен уметь проконсультировать сотрудника, где тот может увидеть свои данные:
Портал Госуслуг: Заказ выписки из ЭТК (формат PDF с электронной подписью);
Личный кабинет на сайте СФР․
МФЦ: Получение бумажной выписки, заверенной печатью․
У работодателя: Работник может написать заявление, и работодатель обязан предоставить ему сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК) в течение 3 рабочих дней․

Ведение электронных трудовых книжек в 2026 году — это отлаженный, но требующий внимательности процесс․ Главная задача работодателя — своевременно (до 25 числа) и точно передавать данные в СФР через форму ЕФС-1, а также правильно оформить переход сотрудников с бумажных носителей на электронные․

Отказ от лишних журналов учета для ЭТК упростил жизнь кадровикам, но повысил ответственность за цифровую гигиену данных․ Помните: ЭТК — это не просто файл в базе государства, это гарантия пенсионных прав вашего сотрудника, поэтому точность вносимых сведений критически важна․