В 2026 году в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Теперь каждый работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности своих сотрудников в электронном виде и передавать их в Социальный фонд России (СФР) через систему СБИС (Saby)․ Ниже вы найдёте подробный разбор того, что такое электронная трудовая книжка, как её оформить и вести, а также какие преимущества она даёт как работодателю, так и работнику․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, в которой фиксируются все события, связанные с трудовой деятельностью работника: даты начала и окончания работы, должности, квалификации, начисления и выплаты заработной платы, а также сведения о стаже․
В отличие от бумажной версии, электронная трудовая книжка:
- сохраняется в базе СФР,
- доступна в любое время через портал работодателя,
- обеспечивает автоматическую проверку и сверку данных с бюджетом,
- снижает риск потери или порчи документов․
Правовая база и сроки перехода
Введено несколько законопроектов, которые были приняты Государственной Думой и подписаны Президентом․ Ключевые моменты:
- С 1 января 2026 года завершился переходный период – все работодатели обязаны вести ЭТК․
- С 1 апреля 2021 года в системе СБИС появился отдельный раздел «Трудовые книжки»․
- Начиная с 2020 года в России уже действуют электронные трудовые книжки, но полный переход завершился в 2026 году․
Как зарегистрироваться в системе СБИС?
- Перейдите на официальный сайт Sabis․ru․
- Нажмите кнопку «Регистрация» и выберите тип организации (ИП, ООО, ЗАО и т․д․)․
- Заполните форму с данными о компании, выберите логин и пароль․
- Подтвердите регистрацию по ссылке, пришедшей на e‑mail․
- После входа в личный кабинет перейдите в раздел «Задачи» и найдите пункт «Переход на электронную трудовую книжку»․
Как перейти на электронную трудовую книжку?
- В разделе «Задачи» нажмите «Переход на электронную трудовую книжку»․
- Откройте карточку сотрудника, перейдите на вкладку «Зарплата» → «Трудовая книжка»․
- Нажмите кнопку «Создать» – система автоматически сформирует электронный документ․
- Подтвердите данные и отправьте форму ЕФС‑1 в СФР․
- После проверки сотрудник получает электронный сертификат о стаже․
Если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку, в системе можно просто скопировать данные в электронный формат․ Это ускоряет процесс и исключает ошибки․
Что входит в электронную трудовую книжку?
- ФИО, дата рождения, паспортные данные․
- Дата начала работы и сведения о должностях․
- Квалификации и их изменения․
- Сведения о начислениях и выплатах (заработная плата, премии, больничные)․
- Сведения о стаже, включая периоды работы в разных организациях․
- Сведения о переводах, переименованиях и увольнениях․
Как вести и обновлять данные?
В системе СБИС есть несколько способов обновления:
- Автоматический импорт из бухгалтерского ПО (например, 1С)․
- Ручной ввод через форму «Трудовая книжка»․
- Периодическая отправка отчётности в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат (через Saby Report)․
Важно регулярно проверять, что все данные синхронизированы с бюджетом․ Для этого в личном кабинете есть раздел «Сверка расчётов»․
Преимущества электронных трудовых книжек
- Удобство: доступ 24/7, без бумажных носителей;
- Экономия времени и денег на печати, хранении и транспортировке․
- Снижение риска ошибок и потери данных․
- Автоматическая проверка с бюджетом и контроль со стороны инспекторов․
- Сокращение бумажного оборота – экологический плюс․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать бумажную трудовую книжку в 2026 году? Нет, закон требует перехода на электронный формат․ Бумажные книги больше не считаются официальными․
- Как быстро можно получить электронный сертификат о стаже? Обычно в течение 1–3 рабочих дней после отправки формы ЕФС‑1․
- Что делать, если данные в системе не совпадают с бухгалтерией? Проверьте корректность импорта, обновите данные вручную и сверьте с бюджетом․
- Можно ли вести ЭТК для фрилансеров и ИП? Да, ИП и фрилансеры также обязаны отправлять сведения о трудовой деятельности через СБИС․
Как проверить сведения о стаже?
Работник может самостоятельно проверить свои данные через портал СФР․ Для этого нужно:
- Перейти на сайт sfr․ru;
- Войти в личный кабинет (логин – номер ИНН)․
- Открыть раздел «Сведения о стаже» и просмотреть электронную трудовую книжку․
Какую роль играет СБИС в системе электронных трудовых книжек?
СБИС (Saby) – это платформа, которая обеспечивает:
- Сбор и хранение данных о трудовой деятельности․
- Отправку форм ЕФС‑1 в СФР․
- Сверку с бюджетом и контроль со стороны налоговых и социальных инспекторов․
- Подключение к системе электронного документооборота (КЭДО) для оформления трудовых договоров, заявлений о увольнении и т․д․
Какую ценовую политику предлагает СБИС?
Тарифы на электронную отчётность (Saby Report) начинаются от 3 000 ₽ в месяц․ Включает:
- Сдачу в ФНС, СФР, Росстат․
- Сверку ЕНС и нулевую отчётность для ИП․
- Поддержку по электронным больничным и трудовым книжкам․
Какой опыт у других регионов?
В Калининграде уже более 142 000 жителей используют электронные трудовые книжки․ Это подтверждает эффективность и востребованность системы․
Что делать, если вы не уверены в правильности данных?
В случае сомнений рекомендуется:
- Проверить данные в личном кабинете СБИС․
- Сравнить с бухгалтерскими журналами․
- Связаться с техподдержкой СБИС – они помогут исправить ошибки․
Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг в цифровизации кадрового учёта․ Он обеспечивает:
- Более точный и прозрачный учёт трудового стажа․
- Сокращение бумажного оборота и экономию ресурсов․
- Упрощение работы с налоговыми и социальными органами․
Для работодателей это не только юридическое требование, но и возможность повысить эффективность управления персоналом․ Для работников – гарантия сохранности сведений о своём стаже и возможность быстро проверить их актуальность․
Если вы ещё не зарегистрированы в системе СБИС, сделайте это сейчас и начните вести электронную трудовую книжку․ Это простая процедура, которая сэкономит вам время и избавит от лишних хлопот в будущем․