В банковской системе движение средств по специальным счетам бюджетных организаций отражается на субсчете 103 – текущий счет по взысканным платежам. При этом в бухгалтерском учете отдельно проводятся операции‚ связанные с выдачей‚ учетом и хранением трудовых книжек сотрудников‚ а также их вкладышей.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (приложение 1 к письму 02-2-28/576) работодатель обязан:

• Вести учет трудовых книжек‚ бланков и вкладышей в специальном журнале.
• Самостоятельно утверждать формы книг (журналов) по учету трудовых книжек.
• Заверить каждую книгу подписью руководителя и печатью организации.

Что должно быть указано в книге учёта?

В учетную книгу необходимо вписать серию и номер каждой трудовой книжки сотрудника. Книга должна быть пронумерована‚ прошнурована и подписана руководителем организации (или ИП) с указанием печати.

Формы учёта и их особенности

Работодатель ведёт две обязательные формы учёта:

1. Журнал (или книга) учёта движения трудовых книжек.
2. Журнал (или книга) учёта бланков трудовых книжек и их вкладышей.

Эти документы являются кадровыми документами строгой отчётности. По закону их нужно вести в установленном порядке‚ а также хранить в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ (ст. 66.1).

Электронные трудовые книжки

С года бумажные формы заменены на электронные. В 2025 году процесс их ведения описан в материалах КонсультантПлюс. При этом:

• Вести учёт электронных трудовых книжек в книге движения трудовых книжек необязательно.
• Работодатель может использовать отдельный журнал для учёта электронных книжек‚ если это предусмотрено внутренними документами.

Порядок выдачи и оформления дубликата

При увольнении или по заявлению сотрудника о предоставлении сведений о трудовой деятельности работодатель обязан:

• Выдать дубликат трудовой книжки.
• Внести сведения о выдаче в учетную книгу.
• Обеспечить оформление документа подписью и печатью организации.

Если сотрудник получает книжку по той же стоимости‚ что и приобретаемая‚ возникает вопрос о необходимости составлять СФ (сводный акт) и регистрировать его в книге продаж. По практике это не требуется‚ однако рекомендуется фиксировать факт передачи в отдельном журнале.

Практические рекомендации для банков

Для банков‚ работающих с кадровыми документами‚ важно соблюдать следующие правила:

1. Вести отдельный журнал учёта трудовых книжек‚ где фиксируются серия‚ номер и дата выдачи.
2. Хранить журнал в защищённом месте с ограниченным доступом.
3. При необходимости предоставить копию трудовой книжки сотрудникам‚ работодателям или в ПФР‚ использовать усиленную квалифицированную электронную подпись или онлайн‑банковский канал.
4. Соблюдать внутренние требования банка к заверению документов‚ даже если ГОСТ добровольный.

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли оформлять СФ при выдаче трудовых книжек? – Нет‚ оформлять СФ не требуется‚ однако целесообразно фиксировать выдачу в отдельном журнале.
• Можно ли вести учёт трудовых книжек в электронном виде? – Да‚ но обязательным остаётся ведение бумажного журнала движения книжек‚ если законодательство или банк так требуют.
• Как хранить дубликаты и вкладыши? – Дубликаты и вкладыши также включаются в учетную книгу и хранятся в том же журнале до завершения их использования.

Учёт трудовых книжек в банке – это часть комплексной кадровой и бухгалтерской системы. Правильное оформление‚ своевременное ведение журнала и соблюдение требований Трудового кодекса позволяют избежать ошибок при выдаче‚ замене и хранении этих важных документов. При переходе на электронные формы необходимо учитывать особенности их интеграции в существующие бухгалтерские и кадровые процессы.