Процесс увольнения сотрудника требует от работодателя строгого соблюдения норм трудового законодательства. Одним из ключевых моментов является своевременный возврат трудовой книжки. Нарушение сроков может привести к серьезным штрафам и материальной ответственности. В этой статье мы подробно разберем, в какой срок должна быть выдана трудовая книжка, как оформляется выдача и что делать, если работник не явился за документом.
Общее правило: день увольнения
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения. Днем прекращения трудового договора считается последний день работы сотрудника. В этот же день должны быть произведены все взаиморасчеты и выданы другие документы, связанные с работой (например, копия приказа об увольнении).
В последний рабочий день работодатель обязан:
- Внести в трудовую книжку запись об увольнении с указанием причин.
- Удостоверить все записи подписями и печатью.
- Выдать документ на руки сотруднику.
Что делать, если работник отсутствует в день увольнения?
Часто возникают ситуации, когда в свой последний рабочий день сотрудник отсутствует на рабочем месте. Важно помнить: отсутствие работника в месте хранения трудовых книжек само по себе не дает работодателю права заменить выдачу документа отправкой уведомления. Если сотрудник присутствует на работе (даже территориально удаленно), документ должен быть выдан ему лично в месте исполнения трудовых обязанностей.
Если же работник за документом не явился, законодательство предусматривает следующий алгоритм:
- Работодатель вправе выдать трудовую книжку в течение трех последующих за днем увольнения рабочих дней по требованию работника.
- Если сотрудник не обратился за документом, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
Способы выдачи трудовой книжки
Закон позволяет выдать документ тремя способами:
- На руки — стандартный вариант, при котором сотрудник лично получает документ в последний рабочий день.
- По почте — допускается только с согласия работника. Пересылка без согласия незаконна.
- По доверенности — документ может получить доверенное лицо увольняемого сотрудника, но это допускается только с согласия работодателя.
Нужно ли писать заявление на выдачу?
По общему правилу, отдельное заявление о выдаче трудовой книжки при увольнении писать не нужно. Выдача происходит автоматически в последний рабочий день.
Однако заявление обязательно в следующих ситуациях:
- Увольнение уже прошло, работник не получил документы лично и теперь обращается за ними.
- Бланк нужен работнику на время в период работы в организации (например, для предоставления в СФР или другие инстанции). В таком случае документ предоставляется в течение трех дней с момента подачи заявления.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
В связи с переходом на электронные трудовые книжки (ст. 66.1 ТК РФ) правила выдачи документов также претерпели изменения:
- Если на работника ведется бумажная трудовая книжка, она выдается на руки в день увольнения.
- Если работник перешел на ЭТК (или на него не ведется бумажная книжка), в день увольнения работодатель обязан выдать ему сведения о трудовой деятельности (выписку из электронной трудовой книжки).
Сроки предоставления сведений по ЭТК
Если заявление о переходе на электронную трудовую книжку подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, сведения о трудовой деятельности (или бумажная трудовая) должны быть выданы ему не позднее дня увольнения.
Ответственность работодателя
Обязанность выдать трудовую книжку в день увольнения прямо предусмотрена законом. Нарушение этого срока — это прямое нарушение трудового законодательства. Помимо административных штрафов, работодатель несет материальную ответственность: если задержка выдачи трудовой книжки помешала работнику устроиться на новую работу, наниматель обязан возместить ему неполученный заработок за каждый день задержки.
Краткие итоги
- Основной срок выдачи, день увольнения (последний рабочий день).
- При неявке сотрудника — в течение 3 рабочих дней после его обращения.
- Отправка по почте — только с согласия работника.
- Заявление на выдачу при увольнении — не требуется.
- При электронной трудовой, выдается выписка о трудовой деятельности в день увольнения.
Соблюдение этих простых, но строгих правил позволит работодателю избежать претензий со стороны бывших сотрудников и проверяющих органов, а работнику, без задержек начать новый этап своей карьеры.