В каком году начался переход?
Ключевой датой, с которой стартовал масштабный переход на электронные трудовые книжки в Российской Федерации, является 1 января 2020 года. Именно с этого момента вступили в силу положения Федерального закона № 439-ФЗ, который внес изменения в Трудовой кодекс РФ и другие законодательные акты.
С этой даты работодатели обязаны:
- Вести сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в электронном виде;
- Передавать данные в Социальный фонд России (ранее ПФР) по форме СЗВ-ТД (ныне ЕФС-1) при каждом кадровом изменении (прием, перевод, увольнение);
- Предоставлять работникам выписки из электронной трудовой книжки по запросу.
Переходный период: 2020–2025 годы
Законодатель предусмотрел длительный переходный период, который длился с 2020 по 2025 год включительно. В течение этого времени у работников было право выбора:
- Остаться с бумажной трудовой книжкой. В этом случае работодатель продолжал вести бумажный документ параллельно с электронной передачей данных. Записи в бумажную версию вносились до конца 2025 года.
- Перейти на электронную трудовую книжку. Для этого нужно было подать письменное заявление работодателю. После этого бумажная книжка выдавалась работнику на руки, и дальнейшее ведение записей в ней прекращалось.
Важно отметить, что для граждан, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки уже не заводились — их трудовая деятельность велась исключительно в электронном виде.
2026 год: Завершение переходного периода
Согласно данным, актуальным на май 2026 года, с 1 января 2026 года переходный период по внедрению электронных трудовых книжек в России официально завершен. Это означает наступление новых правил игры для всех участников рынка труда:
Что изменилось с 2026 года?
- Бумажные трудовые книжки больше не ведутся. Даже если работник ранее выбрал сохранение бумажного варианта, с 1 января 2026 года работодатели не имеют права вносить в них новые записи о приеме на работу, переводах или увольнении.
- Полный переход на цифровой формат. Весь трудовой стаж, накопленный после 2020 года, фиксируется только в информационных системах Социального фонда России.
- Статус бумажных книжек. Бумажные трудовые книжки, выданные работникам на руки, сохраняют свою юридическую силу как документ, подтверждающий стаж, накопленный до момента их выдачи. Однако для подтверждения стажа после 2025 года они использоваться не могут.
Ситуация в других странах СНГ
Пока Россия завершает переходный этап, в других странах процесс находится на разных стадиях. Например, в Беларуси, как сообщалось ранее, вопрос перехода на электронные трудовые книжки изучался и обсуждался на уровне министерства труда. В отличие от России, где переход начался в 2020 году, в соседних республиках этот процесс может идти по собственному графику, учитывая национальные особенности законодательства.
Преимущества электронного формата
Переход на ЭТК был продиктован необходимостью модернизации системы учета труда. Основные плюсы новой системы:
- Безопасность данных. Электронный формат минимизирует риск утери или порчи документа, что часто случалось с бумажными аналогами.
- Доступность. Работник может в любой момент получить выписку о своем стаже через портал «Госуслуги» или в клиентских службах Соцфонда, не завися от архивов работодателя.
- Прозрачность. Исключается возможность появления «серых» записей или ошибок при ручном заполнении, так как данные вносятся в единую базу в режиме реального времени.
Таким образом, ответ на вопрос «В каком году был переход на электронные трудовые книжки?» имеет два аспекта. Начало перехода пришлось на 2020 год, когда заработал механизм подачи отчетности СЗВ-ТД. А 2026 год знаменует собой окончательное завершение этого процесса и полный отказ от ведения бумажных трудовых книжек работодателями на территории РФ. Гражданам, у которых на руках остались бумажные трудовые, рекомендуется хранить их как исторический документ, подтверждающий стаж до 2026 года, но для всех новых записей опираться исключительно на электронные данные.