Трудовая книжка является одним из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж работника. Несмотря на активный переход на электронный формат учета (ЭТК), бумажные трудовые книжки продолжают существовать и циркулировать. Вопрос о том, когда работодатель обязан или может выдать этот документ на руки, строго регламентирован законодательством.
Основные случаи выдачи трудовой книжки на руки
Существует несколько законных оснований, при которых трудовая книжка передается работнику или его представителям.
Прекращение трудового договора (Увольнение)
Это самый распространенный случай. Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в последний день его работы (день увольнения).
- Процедура: В книжку вносится запись об увольнении, после чего документ передается под подпись работника.
- Особый случай: Если работник в день увольнения не вышел на работу, работодатель должен направить в его адрес уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо выслать её по почте заказным письмом с описью вложения.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
В связи с цифровизацией учета, работники получили право выбрать способ ведения трудового стажа. Если сотрудник подает заявление об отказе от бумажной трудовой книжки в пользу электронной:
- Работодатель выдает бумажный оригинал на руки работнику.
- В книжку вносится запись о том, что она выдана на руки (указывается порядковый номер записи и дата выдачи).
- С этого момента работодатель ведет учет стажа только в электронном виде.
Выдача по запросу работника в период работы
Законодательство в первую очередь предусматривает выдачу книжки при увольнении, однако на практике встречаются случаи, когда работнику требуется оригинал документа для предъявления в государственные органы (например, для оформления пенсии, получения кредита или при оформлении некоторых видов пособий).
В этом случае выдача возможна по письменному заявлению работника, в котором указывается причина запроса.
Смерть работника
В случае смерти сотрудника трудовая книжка не уничтожается и не хранится бессрочно в архиве предприятия. После внесения записи о прекращении трудового договора в связи со смертью, документ выдается:
- Одному из родственников под расписку;
- Либо высылается по почте по письменному заявлению родственника.
Как правильно оформить выдачу документа (Инструкция для работодателя)
Чтобы избежать трудовых споров и обвинений в утере документа, работодателю крайне важно правильно задокументировать факт передачи трудовой книжки.
Оформление расписки
При выдаче оригинала документа (особенно если это происходит не при увольнении, а по запросу или при переходе на ЭТК), необходимо взять с работника расписку о получении.
Расписка должна содержать:
- ФИО работника и его должность.
- Дату выдачи документа.
- Подтверждение того, что оригинал трудовой книжки получен на руки.
- Подпись работника.
Важный совет: Рекомендуется сделать ксерокопию трудовой книжки перед её выдачей, чтобы в организации остался след о последних записях.
Возврат документа
Если трудовая книжка была выдана временно (по запросу), то при её возврате:
- Расписка о получении должна быть погашена.
- Работодатель выдает работнику встречную расписку о том, что документ возвращен в отдел кадров.
Резюме
Таким образом, выдача трудовой книжки на руки происходит в следующих ситуациях:
| Случай | Основание | Особенности |
|---|---|---|
| Увольнение | Прекращение договора | Выдается в последний рабочий день |
| Переход на ЭТК | Заявление работника | Вносится запись о выдаче на руки |
| Запрос работника | Заявление с указанием причины | Оформляется временная расписка |
| Смерть работника | Факт смерти | Выдается родственникам под расписку |