В современной практике кадрового делопроизводства всё чаще встречается ситуация‚ когда у работника оказывается две трудовые книжки. Это может произойти по разным причинам: утеря первой и оформление дубликата‚ который позже нашёлся‚ или же переходный период между бумажной и электронной трудовыми книжками (ЭТК). Вопрос о том‚ в какую именно книжку вносить запись‚ становится настоящей головной болью для кадровиков и самих сотрудников. В этой статье мы подробно разберем все нюансы данной проблемы.
Почему у работника две трудовые книжки?
Прежде чем решать‚ куда вносить запись‚ важно понять причину появления второго документа. Закон допускает лишь один вариант законного существования двух трудовых книжек одновременно — это переходный период ведения ЭТК.
Электронная и бумажная трудовая книжка
С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Согласно закону‚ одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено‚ если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. То есть до конца 2020 года (а для тех‚ кто не подал заявление — и далее) работодатель обязан вести обе формы:
- Продолжать делать записи в бумажном бланке.
- Одновременно передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд (ныне СФР) в электронном виде.
Дубликат и найденная оригинальная книжка
Частая бытовая ситуация: сотрудник потерял трудовую книжку‚ обратился к работодателю с заявлением о выдаче дубликата‚ ему оформили новую книжку без записей о предыдущих местах работы. Спустя время старая книжка находится. В итоге на руках два бумажных бланка. Важно помнить: законным в данном случае является только дубликат‚ а найденная старая книжка считается недействительной.
В какую трудовую книжку вносить запись?
Ответ на этот вопрос напрямую зависит от того‚ о каких именно «двух книжках» идет речь.
Ситуация А: Бумажная и электронная (ЭТК)
Если сотрудник не отказался от бумажной версии‚ работодатель обязан вносить запись в обе трудовые книжки.
- В бумажную: запись вносится традиционным способом, чернилами‚ синей или черной ручкой‚ с указанием порядкового номера‚ даты‚ структуры записи и реквизитов приказа.
- В электронную: сведения о приеме‚ переводе или увольнении подаются в СФР не позднее рабочего дня‚ следующего за днем издания соответствующего приказа (или в иные установленные сроки для отчетности).
Обратите внимание: если работник всё-таки написал заявление о переходе исключительно на электронную трудовую книжку‚ бумажный вариант ему возвращается на руки‚ и дальнейшие записи в него не вносятся. Вся информация теперь будет отражаться только в ЭТК.
Ситуация Б: Две бумажные трудовые книжки (старая и дубликат)
Если у работника на руках оказались два бумажных бланка (например‚ дубликат и найденная позже утерянная)‚ вносить записи нужно только в дубликат.
Почему?
- Дубликат имеет юридическую силу‚ так как оформлен официально последним работодателем.
- В найденной старой книжке после выдачи дубликата ставится отметка о том‚ что взамен нее выдан дубликат (или она признается недействительной в связи с утратой). Вносить в нее новые записи о работе у текущего работодателя нельзя.
Ситуация В: Две разные бумажные книжки (ошибка прошлого)
Иногда работник приносит две разные трудовые книжки‚ выданные в разное время разными работодателями‚ и просит продолжить ведение одной из них. По закону у человека может быть только одна трудовая книжка. Если выявляется факт наличия двух бланков:
- Кадровик должен предложить работнику выбрать одну книжку для продолжения ведения.
- По текущему месту работы записи вносятся только в выбранную (основную) трудовую книжку.
- Вторая книжка остается у работника на руках как архивный документ (для подтверждения стажа из прошлых записей)‚ но новые данные в нее не заносятся.
Ответственность и важные нюансы
Недопустимость ведения двух бумажных книжек одновременно
Трудовой кодекс РФ прямо указывает‚ что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Заводить вторую бумажную трудовую книжку‚ если первая не утеряна‚ незаконно.
Подтверждение стажа
Если работник предоставляет две бумажные книжки для подтверждения стажа (например‚ для назначения пенсии)‚ органы СФР обязаны засчитать периоды работы‚ подтвержденные обеими книжками‚ но только если эти периоды не пересекаются во времени. Пересечение периодов вызовет вопросы и проверку.
Ошибки работодателей
Иногда по ошибке кадровики начинают вносить записи во вторую книжку‚ забыв про первую. В таком случае необходимо восстановить хронологию в основной книжке‚ сделав пропущенные записи в установленном порядке.
Самое главное — краткие итоги
Чтобы не запутаться‚ запомните главное правило:
- Если речь об электронной и бумажной книжке (при отсутствии заявления об отказе от бумаги) — записи вносятся в обе.
- Если у работника две бумажные книжки (дубликат и старая) — запись вносится только в дубликат.
- Если работник по ошибке завел две разные бумажные книжки — работодатель выбирает одну (основную) и ведет только ее.
Соблюдение этих простых правил поможет избежать путаницы в стаже‚ штрафов от трудовой инспекции и проблем при оформлении пенсии сотруднику.