В случае смерти сотрудника работодатель обязан оформить прекращение трудового договора и передать трудовую книжку ближайшим родственникам. Этот процесс регулируется Порядком ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Минтруда России от № 69) и внутренними нормативными актами организации. Ниже представлена подробная инструкция, включающая правовые основания, пошаговый алгоритм действий кадровика и образец расписки о получении трудовой книжки.

Нормативно‑правовая база

• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Минтруда России от № 69) – пункты 38‑40 регулируют выдачу трудовой книжки при смерти работника.
• Трудовой кодекс РФ – ст. 84.1 (прекращение трудового договора в связи со смертью работника).
• Федеральный закон «О персональных данных» – требования к обработке сведений, содержащихся в трудовой книжке.
• Внутренние приказы организации о порядке работы с документами умерших сотрудников (если такие имеются).

Согласно п. 38 Порядка, трудовая книжка умершего работника выдаётся:

1. лично ближайшему родственнику под расписку;
2. или направляется по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по письменному заявлению родственника.

Кто может получить трудовую книжку?

Получателем считается ближайший родственник (супруг/супруга, дети, родители, братья и сестры). Для подтверждения родства необходимо предоставить один из следующих документов:

• свидетельство о браке (для супруга/супруги);
• свидетельство о рождении (для ребёнка, родителя, брата/сестры);
• иные документы, подтверждающие родство (например, выписка из ЕГРН о совместном проживании, если требуеться внутренним регламентом).

Копии этих документов приобщаются к личному делу умершего работника.

Пошаговая инструкция для кадровика

Шаг 1. Оформление факта смерти

Получить от родственника свидетельство о смерти (или его заверенную копию). На основании этого документа издать приказ об увольнении работника в связи со смертью (ст. 84.1 ТК РФ).

Шаг 2. Внесение записи в трудовую книжку

В трудовой книжке сделать запись о прекращении трудового договора:

• дата – день смерти (из свидетельства о смерти);
• основание – «Уволен в связи со смертью»;
• подпись уполномоченного лица (кадровик или руководитель отдела кадров) и печать организации.

Шаг 3. Подготовка документов к выдаче

Проверить, что все разделы трудовой книжки заполнены корректно (сведения о работе, наградах, повышениях и т.д.). При необходимости оформить справку по форме СТД‑Р о трудовой деятельности умершего (если родственник запросил её вместо самой книжки).

Шаг 4. Получение заявления родственника

Если родственник хочет получить трудовую книжку по почте, он должен подать письменное заявление о выдаче трудовой книжки ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. В заявлении указываются:

• Ф.И.О. заявителя;
• паспортные данные;
• адрес для отправки;
• документ, подтверждающий родство (копия прилагается);
• просьба выслать трудовую книжку умершего работника.

Шаг 5. Выдача трудовой книжки

Личная выдача: родственник расписывается в получении трудовой книжки в специальной форме (расписка). Кадровик ставит отметку в книге учёта движения трудовых книжек (форма, утверждённая Постановлением Минтруда России от № 69):

• графа 12 – дата получения документа;
• графа 13 – подпись получателя;
• графа 14 – основание выдачи (свидетельство о смерти + документ о родстве).

Отправка по почте: трудовая книжка упаковывается в конверт, сопровождается описью вложения и уведомлением о вручении. Отправляется ценным письмом с объявленной ценностью (по желанию отправителя). После получения уведомления о вручении в книге учёта делается запись о дате получения и номере почтового идентификатора.

Шаг 6. Хранение документов

Все полученные от родственника документы (заявление, копии подтверждающих родство, расписка) приобщаются к личному делу умершего работника и хранятся в течение срока, установленного внутренними нормативными актами (не менее 50 лет после смерти работника).

Образец расписки о получении трудовой книжки умершего работника

Ниже представлен типовой бланк расписки, который можно распечатать и заполнить от руки или в электронном виде.

Примечание: В случае отправки по почте в расписке указывается номер почтового идентификатора и дата получения уведомления о вручении.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли требовать свидетельство о смерти при выдаче трудовой книжки по почте?

Согласно п. 38 Порядка, при направлении трудовой книжки по почте достаточно письменного заявления родственника и подтверждения родства. Предъявление оригинала свидетельства о смерти не обязательно, однако копия этого документа должна быть приобщена к личному делу работника.

Можно ли выдать трудовую книжку не близкому родственнику (например, дальнему родственнику или знакомому)?

Нет. Трудовая книжка выдаётся только ближайшим родственникам, указанным в законодательстве. Если родственник отсутствует или отказывается получить документ, работодатель вправе хранить трудовую книжку в архиве организации до востребования законным наследником (по решению суда или нотариуса).

Что делать, если родственник не может лично явиться в отдел кадров?

В этом случае родственник подаёт письменное заявление о выдаче трудовой книжки по почте. После получения заявления и подтверждения родства кадровик отправляет трудовую книжку ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. После получения уведомления о вручении в книге учёта делается соответствующая запись.

Нужно ли заверять расписку нотариально?

Нотариальное заверение расписки не требуется законодательно. Достаточно подписи получателя и отметки кадровика в книге учёта движения трудовых книжек. Однако организация может внутренним регламентом предусмотреть дополнительное заверение для внутреннего контроля.

Какие сроки хранения документов о выдаче трудовой книжки?

Документы, связанные с выдачей трудовой книжки (заявление, копии подтверждающих родства, расписка, уведомление о вручении), хранятся в личном деле умершего работника не менее 50 лет после даты смерти, в соответствии с требованиями к хранению кадровой документации.

Оформление расписки о получении трудовой книжки умершего работника – важный этап кадрового документооборота, который обеспечивает законность передачи документа и защищает интересы как организации, так и родственников сотрудника. Соблюдение порядка, установленного Порядком ведения и хранения трудовых книжек, а также своевременное оформление всех необходимых подтверждений (свидетельство о смерти, документы о родстве, заявление и расписка) позволит избежать споров и обеспечит корректное ведение кадрового учёта.

Если у вас остались вопросы или требуется адаптация образца под специфику вашей организации, рекомендуется проконсультироваться с юристом или специалистом по кадровому делопроизводству.