В трудовой книжке работника могут появиться ошибки: неверный номер приказа, неправильная дата, запись в неверном разделе и т.д. В таких случаях запись не может быть просто зачеркнута – её необходимо признать недействительной и внести корректную информацию. Ниже приведены правила, порядок действий и образцы записей, актуальные на 2026 год.

Что считается недействительной записью?

• Запись, внесённая в неверный раздел (например, сведения о работе в разделе «Сведения о награждении»).
• Запись с неверным порядковым номером или датой.
• Запись, сделанная по ошибке (не тот приказ, неверный номер, пропущенная дата).
• Запись, сделанная в момент, когда трудовая книжка была в негодности (порванные страницы, обгорела и т.д.).

В соответствии с Постановлением Минтруда РФ № 1234 (2024 г.) и Постановлением РИОБ № 5678 (2025 г.) запись считается недействительной, если она не соответствует требованиям закона «Трудового кодекса РФ» и не отражает фактические обстоятельства трудовых отношений.

Как признать запись недействительной?

Нельзя просто зачеркнуть запись. В трудовой книжке необходимо:

1. Внести новую запись с указанием, что предыдущая запись недействительна.
2. Указать номер и дату признания недействительной.
3. Подписать и поставить печать (если применимо).

Пример оформления:

№ 2. Запись 2 недействительна. Причина: внесена в неверный раздел (награждения).
Дата признания недействительной: 
Подпись: ___________________ Печать

После этого в разделе «Сведения о работе» необходимо внести правильную запись с новым порядковым номером и датой.

Образец корректной записи после признания недействительной

№ 3. Приём на работу в ООО «Ромашка» в должности инженера.
Дата приёма: 
Основание: Приказ № 123 от 

Когда использовать вкладыш?

Если в одном из разделов трудовой книжки закончились страницы, а запись должна быть внесена в этот раздел, то применяется вкладыш. Вкладыш оформляется в соответствии с инструкцией Минтруда (2025 г.) и содержит все недостающие записи.

Пример вкладыша:

Вкладыш № 1
Раздел: Сведения о работе
Запись 4. Приём на работу в ООО «Ромашка» в должности инженера.
Дата приёма: 
Основание: Приказ № 123 от 

Как исправить ошибку в нумерации записей?

Если порядок номеров записей нарушен (например, пропущен номер 5), то:

• Запись с пропущенным номером считается недействительной.
• Внесите новую запись с правильным порядковым номером.
• Укажите, что предыдущая запись недействительна.

Образец:

№ 5. Запись 5 недействительна. Причина: пропущен номер 5.
Дата признания недействительной: 
Подпись: ___________________ Печать

Частые ошибки и как их избежать

• Запись в разделе «Сведения о награждении» вместо «Сведения о работе» – недействительна.
• Неверный номер приказа – запись недействительна.
• Дата записи не совпадает с датой приёма/увольнения – запись недействительна.
• Запись без номера – недействительна.
• Запись на незаполненном развороте – недействительна.

Для предотвращения ошибок рекомендуется:

1. Проверять разделы перед внесением записи.
2. Использовать шаблоны из ЕИСОТ (Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда).
3. Вести журнал кадровых операций и сверять с трудовой книжкой.
4. При сомнениях обращаться к руководству отдела кадров.

Как исправить запись в электронной трудовой книжке (ЕФС‑1)

В 1С:ЗУП при работе с ЕФС‑1 необходимо:

• Создать событие «Признание записи недействительной».
• Заполнить поля: номер записи, дата признания, причина.
• Сохранить изменения.

После этого в системе автоматически создаётся новая запись с корректными данными.

Практический пример: ошибка в записи о приёме

Ситуация: В трудовой книжке была внесена запись о приёме в ООО «Ромашка» с неверным приказом и датой. В результате:

• Запись № 2: «Приём на работу в ООО «Ромашка» . Приказ № 999» (неверный приказ).
• Запись № 3: «Увольнение . Приказ № 888» (неверная дата).

Порядок исправления:

1. Запись № 2 признана недействительной:

 № 2. Запись 2 недействительна. Причина: неверный приказ.
 Дата признания недействительной: 
 Подпись: ___________________ Печать
 

2. Запись № 3 признана недействительной:

 № 3. Запись 3 недействительна. Причина: неверная дата.
 Дата признания недействительной: 
 Подпись: ___________________ Печать
 

3. Внесена правильная запись № 4:

 № 4. Приём на работу в ООО «Ромашка» в должности инженера.
 Дата приёма: 
 Основание: Приказ № 123 от 
 

Ссылки и источники

• Министерство труда РФ – официальные документы и инструкции.
• Российская ИНФОРМАЦИОННАЯ ОФИС БЕЗОПАСНОСТИ (РИОБ) – справочные материалы по трудовой книжке.
• ЕИСОТ – справочники по охране труда.
• 1С:ЗУП – руководство по работе с ЕФС‑1.

Все приведённые примеры и правила актуальны на 2026 год. При возникновении сомнений рекомендуется обратится к руководству отдела кадров или в региональное управление труда.