Важно! Прежде чем переходить к оформлению, необходимо понять ключевое различие:

• Благодарственное письмо — это почетная грамота или письмо от руководства, которое вручается сотруднику. Оно не является официальным документом, подлежащим обязательному занесению в трудовую книжку.
• Запись в трудовой книжке — это официальное поощрение, которое вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя. Именно эта запись имеет юридическое значение и подтверждает награждение.

Правовые основания для внесения записи

Согласно статье 191 Трудового кодекса РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о поощрениях. Право на внесение записи о награждении благодарственным письмом возникает у работодателя только при наличии одного из условий:

1. Если такое право прямо предусмотрено локальными нормативными актами организации (Положение о поощрениях, Правила внутреннего трудового распорядка, Коллективный договор).
2. Если награждение осуществляется на основании приказа вышестоящей организации (для бюджетных и некоторых других структур).

Если в вашей компании нет соответствующего локального акта, работодатель не может в одностороннем порядке обязать вас внести такую запись. Однако, как правило, крупные организации и госучреждения имеют такие положения.

Что дает сотруднику такая запись?

Формально запись о благодарности не дает дополнительных гарантий (не увеличивает отпуск, не влияет на расчет стажа и т.д.). Однако она имеет значительную ценность при трудоустройстве:

• Подтверждает высокую оценку вашей работы предыдущим работодателем.
• Является весомым аргументом в резюме и на собеседовании.
• Свидетельствует о вашей добросовестности и профессионализме.

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1: Основание для записи, издание приказа

Запись вносится только на основании приказа (распоряжения) работодателя. В приказе должны быть четко указаны:

• Дата и номер приказа.
• ФИО сотрудника, его должность и структурное подразделение.
• Основание для награждения (например, «за успешное выполнение задачи по проекту Х», «за многолетний добросовестный труд»).
• Вид поощрения: «объявить благодарность с занесением в трудовую книжку» или «наградить благодарственным письмом с занесением в трудовую книжку».
• Указание на необходимость внесения записи в трудовую книжку.

Образец заголовка приказа:

ПРИКАЗ
ООО «Ромашка»
№ 125-к
от «15» мая 2026 г.

О награждении благодарственным письмом

За выдающиеся результаты в работе, проявленную инициативу и высокое качество выполнения задач по внедрению новой CRM-системы,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Объявить благодарность и наградить благодарственным письмом:
   Петрову Ивану Сергеевичу, менеджера отдела продаж.

Занести запись о награждении в трудовую книжку Петрова И.С.

Генеральный директор: _____________ /А.В. Сидоров/

Шаг 2: Оформление записи в трудовой книжке

Запись вносится в раздел 3 «Сведения о поощрениях» (на обратной стороне обложки или после раздела 2, в зависимости от модели книжки).

Ключевые правила оформления:

• Запись делается разборчиво, синими или черными чернилами (шариковая ручка).
• Указывается полное наименование документа (приказа) и его дата, номер.
• Формулировка должна точно соответствовать тексту приказа.
• Запись не датируется (дата определяется датой приказа).
• Подпись ответственного лица (обычно кадровик или руководитель) и оттиск печати организации.

Шаг 3: Образец записи в трудовой книжке

Вариант 1 (Классический, для книжки на 24 или 48 страниц):

Награжден(а) благодарственным письмом
(с занесением в трудовую книжку)
на основании Приказа ООО «Ромашка»
от № 125-к

_________________
(подпись)

Вариант 2 (Более современный, с указанием причины):

За выдающиеся результаты в работе и высокое качество выполнения задач по внедрению новой CRM-системы объявлена благодарность с занесением в трудовую книжку.
На основании Приказа ООО «Ромашка»
от № 125-к

_________________
(подпись)

Отличие от других видов поощрений

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Может ли работодатель отказать в внесении записи, если есть приказ?

Ответ: Нет, если приказ издан в установленном порядке и на основании действующих локальных актов. Отказ должен быть мотивированным (например, если приказ издан с нарушением процедуры).

Вопрос: Что делать, если запись уже внесена, но приказ утерян?

Ответ: Сотрудник вправе запросить у кадровой службы заверенную копию приказа. Без него запись может быть оспорена при проверке.

Вопрос: Можно ли внести запись задним числом?

Ответ: Да, но только на основании нового приказа, который корректирует предыдущий; Произвольное внесение записи задним числом недопустимо.

Вопрос: Обязательно ли ставить печать?

Ответ: Да, печать (или штамп) организации является обязательным реквизитом записи в трудовую книжку, подтверждающим ее подлинность.

Запись о награждении благодарственным письмом в трудовую книжку, это важное официальное поощрение. Для ее корректного оформления необходимо:

1. Убедиться, что в организации есть локальный акт, предусматривающий такое поощрение.
2. Издать на него приказ (распоряжение) с четкими формулировками.
3. Внести запись в раздел 3 трудовой книжки, указав номер и дату приказа, поставить подпись и печать.

Соблюдение этих правил защищает интересы как работника, так и работодателя и делает запись юридически значимой.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.